Инвентаризация товаров — как обязательная часть работы любого торгового предприятия — является основным способом фактического контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Во время инвентаризации проверяется правильность данных учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, контролируется сохранность средств, числящихся у материально ответственных лиц.
Подробнее о этапах, сроках и порядке проведения инвентаризации читайте в нашем материале.
Содержание:
1. Правила проведения инвентаризации
2. В какие сроки проводится инвентаризация?
3. Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22. Правила заполнения
4. Задачи инвентаризационной комиссии
5. Материально ответственное лицо
6. Учет результатов инвентаризации
7. Учет излишков и недостачи при инвентаризации
8. Правила списания товаров после инвентаризации
9. Как провести инвентаризацию в магазине
10. Организация приемки товара по количеству и качеству. Правила проведения и пошаговая инструкция.
11. Инвентаризация ТМЦ
12. Инвентаризация: формы и документы
Правила проведения инвентаризации
Инвентаризация представляет собой наиболее доступное средство обеспечения контроля за сохранностью товаров. Во время проведения инвентаризации устанавливается фактическое наличие товаров путем пересчета остатков и проверки учетных записей.
Каждое предприятие сталкивается с необходимостью провести инвентаризацию. Провести инвентаризацию склада можно своими силами, а если позволяют возможности, обратиться к сторонней организации, которая возьмет решение этого вопроса на себя. Но в обоих случаях руководителю необходимо знать основные правила и быть знакомым с порядком проведения инвентаризации.
Особенности инвентаризации склада
В какие сроки проводится инвентаризация?
Количество инвентаризаций, а также даты их проведения определяются руководителем, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным — случаи обязательного проведения инвентаризации регулируются Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Инвентаризация готовой продукции на складе должна проводиться не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, однако, не ранее 1 октября отчетного года. Не нужно забывать, что такая инвентаризация является не только проверкой, но и уточняет финансовое состояние организации и поможет своевременно сформулировать решения по его улучшению (уценка неходовой продукции и т.д.).
Периодичность инвентаризации товаров на складах и базах промышленных товаров — не реже одного раза в год.
Магазины должны проводить инвентаризацию не менее двух раз в год; книжные магазины — не менее одного раза в год. Более частая инвентаризация товаров в магазинах розничной торговли обусловлена их движением.
Сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия и фиксируются в приказе об инвентаризации. В ряде случаев руководитель может объявить проведение внеплановой инвентаризации. Так, при смене материально ответственных лиц необходимо провести инвентаризацию, и в этом случае инвентаризация проводится в день приемки-передачи дел между материально-ответственными лицами. В случае хищения или порчи имущества инвентаризация проводится в срок, установленный в приказе, начиная со дня, когда произошло событие. Таким же образом устанавливается срок инвентаризации в случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия.
Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22. Правила заполнения
Порядок проведения инвентаризации регулируется законодательством, этапы и сроки инвентаризации основываются на приказе о проведении инвентаризации. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации, который подготавливается не менее чем за 10 дней до начала проведения проверки. В приказе фиксируется порядок проведения инвентаризации, указываются сроки, причины, объекты инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22.
Инвентаризационная комиссия
Непосредственное проведение инвентаризации, рассмотрение ее результатов и оформление документов являются основными задачами инвентаризационной комиссии.
Виды инвентаризационных комиссий:
- Постоянно действующая комиссия проводит плановые и выборочные инвентаризации, а также контрольные проверки в межинвентаризационный период. Что касается выборочных инвентаризаций, их проводят на предприятиях, имеющих большую номенклатуру ценностей.
- Рабочая комиссия проводит плановые проверки ТМЦ и денежных средств предприятия и участвует в определении результатов проверки. Подобные комиссии необходимы при большом объеме работ или при территориальной разобщенности имущества в целях одновременного проведения проверки. Рабочие комиссии утверждаются на весь отчетный год для проведения разовых инвентаризаций.
- Разовые комиссии утверждаются руководителем для проведения выборочных инвентаризаций.
Состав комиссии утверждается руководителем организации и фиксируется в приказе об инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. Кроме того, в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или представителей независимых аудиторских организаций.
Необходимо помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее недействительной.
При формировании состава инвентаризационной комиссии руководитель должен помнить, что запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.
Материально ответственные лица, в подотчете которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации, не могут быть членами комиссии.
Еще до начала проведения инвентаризации комиссия должна выяснить, охраняется ли территория предприятия, проверить оснащенность мест хранения ТМЦ соответствующими измерительными приборами, уточнить порядок вывоза ТМЦ с предприятия и порядок выдачи доверенностей на получение товара, а также проверить наличие и правильность оформления договоров о материальной ответственности, расписок о передаче в бухгалтерию всех расходных и приходных документов, об оприходовании всех поступивших ТМЦ и о списании выбывших ценностей в расход.
Материально ответственное лицо
Материальная ответственность — одна из обязанностей, возлагаемая на конкретного работника или работников организации.
Категории работников, с которыми работодатель может заключить договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ (ч. 2 ст. 244 ТК РФ).
Поскольку материально-ответственные лица должны обеспечить сохранность имущества работодателя, им необходимо четко выполнять требования, предъявляемые к ведению складского хозяйства и организации хранения товаров.
Инвентаризация — назначение материально ответственного лица
Учет результатов инвентаризации
Данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, сводятся и обобщаются в единой ведомости учета результатов — ИНВ-26. На заседании комиссия устанавливает размер материальной ответственности, составляет опись, выявляет причины излишков и недостач. Комиссия должна составить протокол с решением и результатами проведенной инвентаризации и заключительный акт инвентаризации №173-н.
Отражение результатов инвентаризации в учете
Учет излишков и недостачи при инвентаризации
Выявление расхождений между фактическим и учетным наличием товара является основной задачей инвентаризации предприятия. При выявлении несоответствий оформляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации. Выявленные излишки не представляют особых трудностей, а в случае обнаружения недостач существует ряд нюансов.
Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации
Правила списания товаров после инвентаризации
По итогам проведенной инвентаризации возможно списание товаров. Здесь существует два варианта: товар есть в наличии, но утратил свои потребительские качества по ряду причин, или, во втором случае, по результатам инвентаризации была выявлена недостача. Для товаров, утративших свои потребительские свойства, составляются акты списания. В случае недостачи, товар списывается в рамках естественной убыли (усушка, испарение и т.д.), в случае хищений и злоупотреблений его стоимость взыскивается с виновных лиц.
Инвентаризация: порядок списания товаров
Как провести инвентаризацию в магазине
Инвентаризация торгового предприятия проводится в сроки, определенные руководителем. Перед началом процедуры магазин закрывается, и прекращаются все операции с товарами и денежными средствами. При проведении инвентаризации торговые организации должны руководствоваться общими и специальными нормативными документами, в которых отражены особенности проведения инвентаризации в торговле.
Как провести инвентаризацию в магазине четко и быстро?
Организация приемки товара по количеству и качеству. Правила проведения и пошаговая инструкция.
В процессе осуществления торговой деятельности предприниматель вступает в отношения по приемке товаров. В рамках процедуры приемки товара проверяется количество, качество товара, упаковка, состояние тары. Одной из главных целей приемки является определение недостатков товара. При приемке товара по количеству необходимо сопоставить вес, количество единиц товара, число мест с данными, указанными в сопроводительных документах. Приемка по качеству проводится по органолептическим показателям.
Инструкция по приемке товара по количеству и качеству
www.business.ru
Как проводить инвентаризацию на складе
С одной стороны, такие проверки проводятся по общим для всех инвентаризаций правилам. С другой стороны, здесь есть и некоторые особенности, которые нужно учитывать.
Так, инвентаризация склада бывает обязательная и инициативная. Случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, такие же как и при остальных проверках (подготовка годовой отчетности, чрезвычайные ситуации, хищения, смена ответственных лиц и др.). Следует обратить внимание на то, что согласно п. 258 приказа 119н кладовщики или заведующие складом могут освобождаться от занимаемой должности только после проведения сплошной инвентаризация имущества, которое за ними закреплено.
Инициативная инвентаризация осуществляется по поручению руководителя компании. На складах такие проверки могут случаться чаще, чем в других структурных подразделениях, что связано с большим количеством хранящихся там материальных ценностей, а также их частым перемещением (поступлением на склад и выбытием).
Таким образом, инвентаризация склада должна проводиться как минимум раз в год (до составления бухгалтерской отчетности за год), а на практике случается гораздо чаще.
glavkniga.ru
Общие правила инвентаризации
Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.
В рабочее время:
- на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
- приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
- на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.
Вне рабочее время:
- Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.
Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.
Общие правила инвентаризации:
- наличие всех членов комиссии;
- фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
- к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
- результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.
Сроки проведения инвентаризации
Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц
Обязательные проверки проводятся:
- раз в год перед сдачей годовой отчетности;
- при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
- при реорганизации предприятия;
- при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
- по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
- по инициативе (просьбе) одного из бригады.
Имеются следующие рекомендации по инвентаризации складируемых остатков:
|
Характер остатков |
Периодичность |
| НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы | Не раньше 1 октября отчетного года |
| Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях | Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия) |
Этапы проведения инвентаризации на складе
Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.
Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:
|
Этапы |
Действия |
| Подготовительный | · выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (форма ИНВ-22);
· создание комиссии и выбор ее председателя; · задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники; · согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии; · прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п. |
| Этап по счету | · по факту считается наличие имущества проверяемого на складе;
· занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3) |
| Сличительный | · сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами;
· выявление расхождений и составление сличительных ведомостей. |
| Заключительный | · по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов;
· выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия. |
Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?
В состав комиссии включают следующие категории работников:
- представители администрации организации;
- бухгалтера;
- экономисты;
- работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
- сотрудники внутреннего аудита;
- материально-ответственные лица;
- независимые аудиторы (аутсорсинг).
Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.
Результаты инвентаризации на складе
До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.
Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.
Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.
Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.
Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.
При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.
Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации
Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.
На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.
Фиксирование и сверка инвентаризационных данных
При инвентаризации заполняется следующие документы:
|
Действия |
Форма для заполнения |
| Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную | форма ИНВ-3 |
| Товар числится за складом, но находится в пути | форма ИНВ-6 |
| ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) | Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5 |
| Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию | Соответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16 |
| Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета |
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 |
Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.
По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.
Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.
Оформление результатов инвентаризации
В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.
Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по форме ИНВ-26, где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).
Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе
Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?
Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.
Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.
Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.
Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?
В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества» прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.
Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?
Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.
Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.
Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.
online-buhuchet.ru
Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Инвентаризация товарно-материальных ценностей – внутренняя проверка организации. Ее периодичность определяется собственником, однако сроки проведения и действия собственника по результатам проверки, определяются нормами Положения о бухгалтерском учете и отчетности. Однако существует ряд обстоятельств, при которых собственник обязан провести внутреннюю ревизию, не зависимо от того, насколько давно проводилась последняя инвентаризация.
К таким обстоятельствам относятся:
- передача стороннему лицу имущества, находящегося на балансе предприятия – продажа, выкуп, сдача в аренду;
- смена руководителя и материально ответственного лица (инвентаризация проводится на день приема-передачи дел);
- в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы – стихийного бедствия, экстремальных ситуаций, аварий, пожара и проч.;
- реорганизация либо полная ликвидация предприятия;
- в преддверии составления бухгалтерской отчетности за истекший финансовый год.
Цель проведения инвентаризации материальных ценностей – проверка на предмет соответствия фактического наличия ТМЦ учетным данным, отраженным в бухгалтерской отчетности, собственно – выявление недостач или излишков.
Инвентаризация материальных ценностей на предприятии
В ходе инвентаризации обязаны соблюдать порядок ее проведения и последующего резюмирования ее результатов.
Перед началом инвентаризации, бухгалтерия предоставляет членам комиссии расходную документацию по учету ТМЦ в последней версии – остатки по состоянию на начало текущего периода. В соответствии с учетными данными проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе или в других местах хранения, предусмотренных условиями предприятия.
Объектом проверки комиссии являются:
- производственные запасы (как основные, так и вспомогательные) – сырье, предметы труда, не вовлеченные в производственный процесс оборотные средства, и проч.;
- готовая продукция, выпускаемая предприятием, хранящаяся на складах;
- товары;
- иные запасы.
calypsocompany.ru
Основные положения и критерии
Организации регулярно проводят инвентаризацию ТМЦ для проверки подлинности данных бухучета. Все действия инвентаризационной комиссии подтверждаются документально, а результаты отражаются бухгалтерскими операциями.
При инвентаризации значимость имеет устройство складского хозяйства. Места хранения подразделений могут быть самостоятельными единицами или частями иных учетных единиц.
При проверке уточняют остатки ТМЦ на счетах. Внимание обращают на правильную организацию хранения и размещения ценностей.
Многие из них имеют своеобразные физико-химические особенности:
- восприимчивость к влаге;
- небольшой срок годности;
- впитывание посторонних запахов;
- способность терять вес;
- легкую воспламеняемость.
Опись проводят в порядке нахождения ТМЦ в помещении. Не допускается беспорядочная проверка. При наличии у одного материально-ответственного лица (МОЛ) товаров в разных местах хранения, их проверяют последовательно, переходя из одного склада в другой.
После завершения инвентаризации в помещении его пломбируют. Также поступают, если проверка не заканчивается одним днем и при обеденных перерывах. Описи помещают в сейф либо металлический ящик, который опечатывают. При его вскрытии проверяют целостность пломбы. При обнаружении ее повреждения составляется протокол.
Одинаковые ТМЦ должны находиться в ведении одного МОЛ. Исключение составляют некоторые организации. Пример одной из таких — лесоторговая. Здесь материалы могут параллельно находиться на складе и в магазине.
Правила осуществления и оформления результатов описи закрепляют в положении о проведении инвентаризации. Его должна составлять каждая организация и утверждать ее руководитель.
Зачем она нужна
Каждая приобретенная вещь проходит по бухгалтерии предприятия и находится на его балансе. В связи с этим необходимо периодически производить сверку действительного наличия ТМЦ с данными учета, т. е. инвентаризацию. В процессе также определяют стоимость ценностей в соответствии с данными бухгалтерских документов.
Порядок проведения инвентаризации определен в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995. Документ содержит формы отчетов для регистрации результатов сверки.
Периодичность проведения процедуры закрепляется в учетной политике организации, по некоторым причинам ее вправе назначать руководитель своим распоряжением.
Пунктом 27 Положения о ведении бухучета и отчетности установлены случаи, в которых опись проводится обязательно.
К ним относятся:
- составление годовой отчетности;
- смена МОЛ;
- передача в аренду имущества и оборудования;
- хищение или порча активов;
- стихийные бедствия и чрезвычайные происшествия;
- ликвидация предприятия.
Главная цель проведения описи ТМЦ — это обеспечение их сохранности и сопоставление фактического наличия с учетными данными.
Стандартные нормативы и условия
Основные требования к проведению инвентаризации содержат нормативные документы РФ. Процедура проводится специально назначенной комиссией. Ее члены должны хорошо знать законы и условия проведения проверки, правильно применять методы оценки материальных ценностей.
Принципы по законодательству
Согласно Методическим указаниям инвентаризационный учет материалов проводится по следующим правилам:
- Данные о ТМЦ записываются в описи отдельно по каждому наименованию. Указывается необходимая информация (вид, артикул, количество, сорт и т. д.).
- Сверку проводят по местам хранения ценностей в порядке их размещения.
- Комиссия проверяет реальное наличие ТМЦ в присутствии МОЛ. Для этого их взвешивают, пересчитывают и т. д. Заполнение документов со слов ответственного лица недопустимо.
- В процессе инвентаризации ценности могут поступать или отпускаться из мест хранения. При этом необходимо согласие руководства и оформление соответствующих ведомостей.
- На ТМЦ в пути, отданные в переработку, отгруженные, но не оплаченные, составляют отдельные описи. По каждой отгрузке (отправке) отражают наименования ТМЦ и покупателя, количество, стоимость, даты отгрузки и принятия на хранение, сведения о сопроводительных бумагах.
Общие правила
Инвентаризация ТМЦ — длительный и трудоемкий процесс.
В рабочие часы возникают следующие затраты:
- участвующие в процедуре сотрудники не могут исполнять свои трудовые обязанности;
- прекращается комплектование ТМЦ заказчикам и их отгрузка покупателям;
- приостанавливаются закупки и приемка товаров поставщиков.
Работа в выходные дни оплачивается в двойном размере. Во избежание дополнительных расходов, работодатели стараются проводить сверку в пределах рабочего графика.
Проведение инвентаризации основано на следующих правилах:
- присутствие комиссии в полном составе;
- проверка ТМЦ по факту;
- наличие необходимых документов от МОЛ перед началом процедуры;
- отражение результатов в акте и описи.
Методы оценки и комбинаций
ТМЦ организации оценивают несколькими способами:
| Поштучно | Подсчитывается каждая единица активов предприятия. Способ трудоемок и подходит для компаний с небольшой номенклатурой материальных ценностей. |
| Метод ФИФО, т. е. первого запаса | Он основан на том, что ТМЦ, дольше всего находящиеся в запасах, продаются или используются в первую очередь. Сначала списывают остатки на начало месяца, затем первую партию и т. д. |
| Метод ЛИФО (последнего запаса) | Сначала выбывают товары, учтенные последними. |
| Оценка по средней стоимости | Общая себестоимость группы товаров делится на их количество. Для расчета используют остатки запасов на конец месяца и их поступление на склад за период. |
| Скользящая средняя | Себестоимость товара определяется в момент его списания в производство. |
Если запасы на предприятии однородные и имеют стабильную цену, можно применять один из вышеуказанных способов. Но такой вариант встречается редко. Методы оценки можно комбинировать. ТМЦ условно подразделяют на группы и к каждой применяют более удобный способ. Подобное разделение фиксируют в учетной политике.
Роль в деятельности предприятия
Проведение инвентаризации имеет большое значение в работе предприятия. Ее результаты являются важной составляющей слаженной работы организации.
Ежегодная опись предоставляет сведения о наличии ТМЦ по факту для сопоставления их с учетными цифрами, чтобы впоследствии выяснить, сколько их израсходовано, какое количество осталось, имели ли место хищения.
Проверка дает информацию о том, какими ресурсами располагает организация. С помощью нее и учетных данных компания может проектировать и координировать свою деятельность в нужных направлениях. При отсутствии этих сведений фирма не может энергично функционировать, продумывать свои действия на долгосрочный период.
Инвентаризация выполняет санитарную функцию. Выявляются и списываются ненужные и испорченные материальные ценности.
Опись необходима при хищении и порче ТМЦ. Она подтверждает факт кражи и является первой ступенью на пути дальнейшего расследования.
С помощью инвентаризации руководитель контролирует работу МОЛ. Без ее проведения ответственные лица имели бы возможность использовать материальные ценности в своих интересах.
Опись продукции помогает выявить пересортицу, т. е. играет контрольно-ревизионную роль.
Административная функция сверки заключается в применении штрафных санкций к МОЛ при выявлении недостачи. Из заработка виновного вычитается сумма, равная стоимости недостающих ценностей. Аналогичное наказание применяется и в случае порчи ТМЦ.
Выявленные при инвентаризации ошибки анализируются. Работодатель принимает меры по их исправлению и недопущению в перспективе.
Совокупность основных вышеперечисленных функций и определяет роль инвентаризации в работе организации.
Этапы инвентаризации ТМЦ
Процесс инвентаризации делится на несколько ступеней. Каждая имеет свою направленность, цель и итоговый результат.
Этапы процедуры приведены в таблице:
| Этап | Действия |
| Подготовительный |
|
| Проверка ТМЦ |
|
| Сличительный |
|
| Заключительный |
|
Дополнительные меры
Инвентаризация ТМЦ должна проводиться в рамках установленного руководством предприятия графика. В ходе ревизии заполняются документы утвержденных форм, выявляются излишки или недостачи.
Отведённое время
Время проведения и продолжительность инвентаризации устанавливают по следующим критериям:
- объему ТМЦ;
- количеству участвующих сотрудников;
- возможности проведения процедуры в рабочее время.
Процесс инвентаризации можно передать на аутсорсинг. В этом случае проверять ТМЦ будет сторонняя фирма. Ее представители грамотно и оперативно пересчитают ценности, проверят бухучет, произведут сверку данных.
Преимущества метода:
- нет необходимости обучать сотрудников правилам проведения процедуры и знакомить с образцами заполнения документов;
- не нужно отрывать штатный персонал от текущей работы;
- проверяющая компания самостоятельно обрабатывает полученную информацию и отражает ее в учете заказчика;
- руководителю не нужно готовить приказы, назначать комиссию, устанавливать схему проведения описи;
- предоставление достоверных сведений без сокрытия неблагоприятных и искаженных фактов;
- независимая фирма представляет руководству полный развернутый отчет по результатам контроля.
Сроки проведения
Инвентаризация может проводиться внезапно или по плану. В последнем случае ее периодичность закрепляется в учетной политике предприятия. Рекомендуется инвентаризировать материальные ценности один раз в месяц.
Внеплановая опись имеет первоочередную цель — проверить работу МОЛ.
Сроки выполнения инвентаризации остатков ТМЦ на складах приведены в таблице:
| Вид остатков | Периодичность |
| Незавершенное производство, сырье, материалы, произведенные полуфабрикаты, готовая продукция | Не раньше 1 октября. |
| Сырье, материалы, годовая продукция предприятий Крайнего Севера и приравненных к нему территорий | В зависимости от вида деятельности организации, когда остаток ТМЦ наименьший. |
| Розничная торговля | Не реже двух раз в год. |
Опись и оформление
В ходе инвентаризации ТМЦ заносятся в бланк формы ИНВ-3. Как правило, она составляется по подразделениям в разрезе МОЛ. В документе указывают характеристики объектов учета: наименование, вид, количество и т. д.
Описи, состоящие из нескольких листов, пронумеровывают и скрепляют так, чтобы нельзя было заменить страницы.
Внизу каждого листа формы ИНВ-3 проставляется число порядковых номеров перечисленных объектов и их количество в натуральном выражении.
Такой порядок оформления необходим для того, чтобы в опись нельзя было внести поправки после завершения проверки. На последней странице документа ставится отметка о подсчете итогов, подписи членов комиссии и МОЛ.
Перечень бумаг, составляемых в ходе инвентаризации, перечислен в таблице:
| Форма документа | Предназначение |
| Опись ИНВ-3 | Отражает количество и характеристики. |
| Опись поступивших при инвентаризации ценностей | Фиксирует поступившие ТМЦ.
|
| Опись отпущенных в ходе проверки ТМЦ | Фиксирует отпущенные со склада ТМЦ. |
| ИНВ-6 | Перечисление ТМЦ, находящихся в пути.
Скачать образец ИНВ-6 |
| ИНВ-5 | Описание на складах иных организаций.
Образец заполнения ИНВ-5 Форма ИНВ-5 |
| ИНВ-4 | Опись ТМЦ отгруженных, но неоплаченных.
Образец ИНВ-4 Форма ИНВ-4 |
| Акты ТОРГ-15, ТОРГ-16 | Отражают брак, испорченный товар и ТМЦ на списание.
Образец ТОРГ-15 Форма ТОРГ-15 Образец ТОРГ-16 Форма ТОРГ-16 |
| Сличительная ведомость ИНВ-19 | Фиксирует нестыковку учетных данных с фактическими.
|
Вышеперечисленные формы можно приобрести в специализированных магазинах, заказать в типографии или скачать в интернете. В бухучете итоги инвентаризации показывают в месяце ее завершения.
Недостачи отражают на сч. 94. Если она не превышает допустимую убыль, то списывается на производственные счета, сверх норм — на счета МОЛ. Виновник должен предоставить письменное объяснение причин недостачи.
Излишки и проводки
Излишки при инвентаризации выявляются нечасто. Их относят на прибыль и учитывают по рыночной стоимости.
Основные проводки по оформлению итогов инвентаризации отражены в таблице:
| Дт | Кт | Содержание операции |
| 94 | 10 | Отражена недостача материальных ценностей. |
| 10 | 91.1 | Оприходованы излишки. |
| 20, 23. 44 … | 94 | Списана недостача в рамках норм естественной убыли. |
| 73.2 | 94 | Недостача сверх норм отнесена на виновника. |
| 91.2 | 94 | Списана недостача сверх норм при отсутствии виновника. |
Сверка данных
Главной инвентаризационной бумагой является форма ИНВ-3. Она фиксирует фактический остаток ТМЦ и служит основанием для составления сличительной ведомости расхождений данных бухучета с фактическими.
По окончании ревизии члены комиссии расписываются в инвентаризационных описях. Они составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и МОЛ. Ответственные при хранении лица перед тем, как подписать документ, еще раз его проверяют. При наличии ошибки о ней сообщают бухгалтеру.
Скачать бланк формы ИНВ-3
Скачать образец заполнения формы ИНВ-3
Если при заполнении сличительной ведомости ИНВ-19 выявлены значительные расхождения, ТМЦ вновь пересчитывают. Для этого привлекают группу сотрудников, не входящих в комиссию. Любые коррективы в форму вносятся с согласия всех членов комиссии.
Скачать образец ИНВ-19
buhuchetpro.ru
Инвентаризация на складе предприятия: виды
Как уже говорилось, инвентаризация склада бывает полная (ещё называют сплошная или общескладская) и выборочная. Учёт и оценка товара ведутся материально ответственными лицами (кладовщиками), при этом опираются на базу данных.
Полная (сплошная) инвентаризация
Подобная проверка, как правило, проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Однако некоторые предприятия осуществляют полную инвентаризацию каждый квартал или раз в полугодие. Исходя из названия, данная проверка охватывает всё имущество предприятия, все статьи баланса. Поговорим о полной инвентаризации складского помещения.
Вначале назначается инвентаризационная комиссия. На период проведения проверки все работы по отгрузке и приёмке товара со склада приостанавливаются. Членам комиссии вручают инвентаризационные ведомости. В этих документах содержатся таблицы со всей необходимой информацией по проверяемым ТМЦ (наименования, артикулы, количество, адреса хранения). Для удобства инвентаризационные ведомости составляют из листов, последовательно скреплённых по месту расположения проверяемых товаров, с указанием стеллажей, рядов, ярусов, ячеек. Участники проверки распределяются по определённым зонам (например, по «улицам», стеллажам). При наличии на складе многоярусных высоких стеллажей предоставляется специальная подъёмная техника («люлька»), которая доставляет проверяющих к расположенному наверху товару.
Члены комиссии внимательно сверяют фактический товар с тем, что приводится в ведомости. При обнаружении несовпадений неверные данные исправляют. Если выявлено несоответствие номера товарной единицы или наименования товара на паллетоместе, цифры в соответствующей графе ведомости зачёркиваются и рядом (или в специальной графе) пишется «0», а паллету доставляют на отдельную площадку для пересчёта товара. То же происходит и в случае выявления бракованного товара: паллету перемещают в зону брака, в ведомости пишется «0» в графе, определяющей количество товара на месте хранения. В дальнейшем эксперты по браку выполняют свою работу.
Не позднее чем в течение двух дней после окончания инвентаризации, составляют сводную опись. Этот документ обязателен к подписанию всеми членами инвентаризационной комиссии.
В тех случаях, когда товар находится на складе на ответственном хранении, инвентаризационная опись и сличительная ведомость, составленная владельцем товара, являются документальным основанием для формирования акта о разногласиях. Если выявлена недостача и в договоре ответственного хранения нет пункта о штрафах за недостачу, склад выплачивает клиенту стоимость товара по минимальной розничной цене.
- Недостача материальных ценностей: как обосновать и избежать возмещения
Выборочная (частичная) инвентаризация
Данный вид проверки охватывает не все ТМЦ, а его отдельные части (наименования). Обычно проводится по заявке клиента в случае несоответствия учётных данных собственника информации склада. Иногда инициатором частичной проверки выступает руководитель склада. Нет необходимости полностью прекращать деятельность складского комплекса или помещения при проведении частичной инвентаризации. В ней участвуют кладовщики, на чей рабочий день выпала проверка, а также возможно присутствие самого клиента или его представителя.
Вот как схематично происходит выборочная инвентаризация:
- подготовка таблиц с указанием адресов ТМЦ, подлежащих проверке;
- непосредственно проверка наличия товара на местах;
- составление инвентаризационной описи;
- сверка полученных результатов и данных учётных систем склада и владельца;
- оформление итоговых документов: сличительной ведомости, таблицы несоответствий.
Порядок проведения инвентаризации на складе: основные этапы
Первый этап. Подготовительный
Стартом инвентаризации является документ (приказ, постановление) по форме ИНВ-22. В приказе оговариваются сроки проведения, список материальных активов, подлежащих проверке, и состав комиссии по инвентаризации. Примерный состав инвентаризационной комиссии:
- председатель (начальник склада или его заместитель);
- главный бухгалтер;
- завскладом;
- специалисты предприятия (техник, инженер, другие);
- начальник охраны;
- кладовщики;
- внешние специалисты (представители аудиторской организации);
- в некоторых случаях – представители правоохранительных служб.
Участие в инвентаризации независимых аудиторов и экспертов придаёт процедуре прозрачность и увеличивает ценность её результатов. В случае неявки одного из утверждённых приказом членов комиссии, она считается недействительной.
На данном этапе происходит передача комиссии материально ответственными лицами приходно-расходных документов. Передача подтверждается расписками.
Второй этап. Основной
Включает сам процесс проверки наличия ТМЦ, проводимый инвентаризационными группами. В ходе учёта также обращается внимание на качество товара, сроки годности, условия хранения.
Всё фиксируется документально: составляются описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. В них ведут не просто список ТМЦ, но приводят сорт, вид, артикул, другие характеристики. Всё это повышает точность учёта. Описи ведут в двух экземплярах: один нужен бухгалтеру для составления сличительной ведомости, другой – материально ответственному лицу.
На данном этапе могут проводиться замеры, контрольное взвешивание, счёт. Автоматизированная система инвентаризации существенно ускоряет этот этап (из неё распечатывают перечни остатков товаров и сверяют с фактически имеющимися). Составляют акт инвентаризации склада. В документах, заполняемых во время основного этапа инвентаризации, не допускаются помарки и исправления.
Третий этап. Сверка
На руках комиссии теперь есть описи фактически имеющихся товарно-материальных ценностей и данные учёта. Их сличают на тождественность или выявление несовпадений. Окончательно оформленные на основном этапе описи передают в отдел бухгалтерии (или же генеральному директору). Именно это подразделение (или должностное лицо) проводят сверку. В разных случаях составляются такие документы:
- В случае выявления на складе отклонений по фактическому наличию – сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19.
- Если товары находятся по пути на склад – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ-6.
- Если товар хранится не в месте проведения инвентаризации – инвентаризационную опись товаров, принятых на хранение по форме ИНВ-5.
- Если товары испорчены – акт о порче, бое, ломе по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (акт о списании). Заполняются в 3-х экземплярах, утверждаются руководителем.
Четвёртый этап. Заключительный
Имея ясность по соответствиям и отклонениям, руководитель предприятия издаёт заключительный документ – приказ об утверждении результатов инвентаризации. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или привлечения их к ответственности.
Главный бухгалтер заполняет ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26 (все цифры по колонкам: недостача, излишки, списанные товары, естественная убыль, суммы, подлежащие взысканию с виновных). С заполнением ведомости и подписанием её председателем комиссии и главным бухгалтером инвентаризация склада считается документально завершённой.
- 11 признаков, что внутри вашей компании завелись мошенники
Инвентаризация на складе: «вручную» или автоматизировать процесс?
Многие предприятия проводят инвентаризацию по схеме сцены из кинофильма «Служебный роман» — вручную. То есть группа проверяющих товарищей буквально пропускает через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Другие же руководители предпочли автоматизировать процесс инвентаризации. У каждой системы есть множество сторонников и противников. Что же предпочесть? Вначале коротко обсудим каждый из этих вариантов.
Инвентаризация склада «вручную»
Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы небольших складов. Главный аргумент – это способ, проверенный временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу. Обычно процедура занимает немало времени, на которое складское помещение закрывают. Приём и выдача материальных активов прекращается. После проверки данные сравниваются с учётными записями. В чём минусы этой схемы? Во-первых, длительность и утомительность однотипной деятельности. Во-вторых, пресловутый человеческий фактор: из-за невнимательности или усталости в конце дня не записали артикул уже посчитанного продукта, что-то посчитали дважды. В итоге, результаты оказываются сомнительными.
Автоматизированная инвентаризация
Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров специальным устройством — мобильным -считывателем. Пересчёт остатков на складе производится через терминал сбора данных (ТСД). Преимущества автоматизированной инвентаризации:
- экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза;
- отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»;
- сокращение штатных единиц склада на одну треть;
- отсутствие необходимости приостанавливать деятельность склада;
- затраты на внедрение окупаются в первые год-два;
- данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.
Введение системы автоматизации инвентаризации и её применение
Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты, являющиеся товарно-материальными ценностями и подлежащие учёту.
Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но проводится только один раз. Заключается в нанесении на инвентаризируемые предметы наклеек с информацией (штрих-кодов).
Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.
Шаг 4. ТСД фиксирует совпадение информации с базой данных. Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.
Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и используются для дальнейшей обработки.
Сравнение инвентаризации вручную и автоматизированной инвентаризации
|
Инвентаризация «вручную» |
Автоматизированная инвентаризация |
|
|
Для кого подойдет |
Для небольших компаний с малым или средним объёмом имущества, которое можно посчитать за относительно короткий промежуток времени (например, за выходные, без остановки работы склада). |
Для средних и крупных компаний, с комплексом складских помещений, с наличием мест для хранения производимых и продаваемых товаров. Для ответственных собственников, желающих проводить инвентаризацию быстро, экономично и безошибочно. |
|
Влияние на рабочую деятельность предприятия |
Высокое. Вызвано задействованием значительного числа сотрудников и необходимостью «парализовать» перемещение ТМЦ по территории склада на всё время проверки. |
Отсутствует. Процесс учёта и сверки проводится в абсолютно любое время без простоя в производстве (торговле) и без отрыва работников от их непосредственной деятельности. |
|
Влияние «человеческого фактора» |
Высокое. Возможно неумышленное (из-за усталости, невнимательности) и умышленное искажение данных: ошибки при подсчёте товаров, «подгонка» под учётные данные. |
Минимальное. Счёт и сведение данных проводится терминалом сбора данных. Сотрудники лишены возможности повлиять на инвентаризацию. |
|
Возможные трудности |
Возникает сложность с планированием деятельности компании, поскольку процесс проверки может затянуться и занять больше планируемого времени. При смене (увольнении) материально ответственного лица также возникают трудности. |
Возможны недостачи и несоответствия данных при отсутствии должной фиксации перемещения товаров. |
|
Этапы процесса |
|
|
Инвентаризация склада по штрихкодам
Юрий Кузьмин, заместитель генерального директора компании «Ярославские краски», Ярославль
На любом складе регулярно проводится инвентаризация. В нашем случае — ежегодная бухгалтерская и текущая, один-два раза в неделю. Текущая инвентаризация затрагивает только нижний ярус стеллажей, откуда комплектуются заказы, а годовая проверка — весь массив продукции на складе. Раньше все четыре яруса до высоты 6 м можно было охватить двумя способами: либо снимать палету, пересчитывать товар и ставить на место, либо в люльке поднимать на уровень яруса двоих человек, которые фиксировали на бумаге сведения о продукции. На это уходило много сил и времени, ведь требовалось учесть товары на 4800 палето-местах, а затем свести полученные данные воедино.
Мы задействовали минимум по три человека на каждую «улицу» на складе и бухгалтеров в офисе. Шесть лет назад для инвентаризации начали использовать терминалы сбора данных, и оказалось, что для годовой проверки хватает одного человека на «улицу». Терминал со считывателем заводского штрихкода соединен с программой складского учета. Сотрудник наводит считыватель на штрихкод, получает информацию (номер ячейки, ее содержимое, наименование и количество материала), проверяет данные и нажимает кнопку «Подтвердить». Если есть расхождение между полученными данными и сведениями, хранящимися в программе учета, он тут же их исправляет.
Вся информация автоматически попадает в общую ведомость, сводить вручную ничего не требуется. Для выбора терминалов мы изучали опыт других предприятий в Москве и Ярославле, сами испытали в работе три-четыре варианта. Они похожи, импортного производства. И практически у всех одна проблема: с ними сложно работать при низких температурах на улице. В помещениях проблем с эксплуатацией не возникает. Мы выбирали ударопрочные терминалы, чтобы продлить срок службы. Для логистического комплекса нашего масштаба достаточно восьми терминалов. Использовать их просто, работники быстро учатся.
Результат. Сроки инвентаризаций сократились втрое. Если раньше годовая проверка занимала три дня, то теперь — один. На еженедельную инвентаризацию уходит пять-десять минут в конце рабочего дня.
По материалам журнала «Коммерческий Директор»
Что нужно учитывать, чтобы автоматизированная инвентаризация склада была эффективной
Многих предпринимателей от внедрения автоматизированной системы инвентаризации останавливают опасения значительных расходов. Действительно, это дело потребует определённых финансовых и трудовых вложений. Чтобы эти расходы оправдали себя, нужно предусмотреть некоторые нюансы:
1.Выбор технологии маркировки продукции.
Самые популярные способы маркировки товаров – штриховое кодирование и система-инвентаризации.
Штриховое кодирование (штрих-код) подразумевает кодирование информации о товаре в виде чёрно-белых полос. Считывающее устройство подносится к штрих-коду, наклеенному на продукцию, и так получают все сведения о ней. Многие товары имеют «родной» (заводской) штрих-код, другие придётся маркировать самостоятельно. Для внедрения данной системы предприятию понадобится специальное программное обеспечение, оборудование для нанесения маркировки и считывания информации (ручные сканеры, сканер-столы, так далее).
Технология RFID — более прогрессивный метод маркировки. Использует радиочастотную идентификацию. Наряду с радиочастотными метками могут применять и штрих-коды, но они уступают по скорости проведения проверки RFID-меткам. Преимущества данной технологии заключаются в возможности бесконтактной идентификации товара (на расстоянии нескольких метров или даже без визуального восприятия объекта), а также в одновременном считывании нескольких RFID-меток. Соответственно, уменьшается время проверки, повышается скорость и сводится к минимуму количество работников.
2.Выбор терминала сбора данных (ТСД).
Если говорить просто, то ТСД – это миникомпьютер, предназначенный для ввода и отображения информации. Это орудие труда мерчандайзеров. Они похожи на некие космические бластеры с небольшим дисплеем, клавиатурой и считывателем меток. Данные приборы оборудованы мощным процессором. Мобильные терминалы применяют как на малых предприятиях розничной торговли, так и в крупных торговых центрах, складских комплексах. Современные ТСД классифицируют по различным показателям: по типу сканеров, условиям эксплуатации, операционным системам. Так что вы можете, исходя из своих деловых реалий, сделать отвечающий всем вашим потребностям выбор:
- базовый тип. Характерным отличием является отсутствие беспроводных каналов передачи данных. Обычно считанная и введённая с клавиатуры информация содержится на видеокассете. Для её переноса на компьютер нужно разместить прибор на особой коммуникационной подставке и произвести выгрузку файла. ТСД данного типа рекомендуются использовать в обычных помещениях, они не подходят для применения в экстремальных условиях;
- карманный персональный компьютер (КПК). При помощи подобных устройств сотрудники имеют возможность доступа и работы со всей складской информацией. Поддерживают стандарты беспроводной связи. Очень удобны для «мобильных» работников (экспедиторов, менеджеров, тому подобное);
- полноразмерные терминалы. Отличительная особенность – наличие полного клавиатурного ряда и набора сканеров, при помощи которых можно решать различные виды задач. Подобные ТСД полезны тем, кто занят перемещением товаров, поскольку их можно использовать и на складах, и на улице, и в автомобиле.
3.Рациональная организация хранения товарно-материальных ценностей.
Это целая наука, которой необходимо овладеть тем, кто желает стать успешным в складской деятельности. Правильное зонирование склада (разделение его на области и зоны) послужит не только сокращению времени и трудозатрат на комплектацию заказов, но и удобству проведения инвентаризации склада. Наиболее распространённая система хранения ТМЦ называется адресной.
В чём заключается адресное хранение? Это автоматизированный процесс размещения ТМЦ на складе с учётом его характеристик, а также с учётом особенностей самого склада. Два подхода хранения в рамках адресной системы: динамический (когда за конкретным товаром нет закреплённой зоны склада, а вновь прибывший груз размещают на любом свободном месте) и статический (за определённым видом ТМЦ закреплены конкретные стеллажи, ячейки, доставленный товар данного вида хранят строго по его «адресу»).
Автоматизированная система инвентаризации на складе с адресным хранением позволяет производить частичную проверку (одна область, зона, стеллаж, полка, ячейка).
4.Осуществление контроля деятельности складских работников.
Как правило, во избежание недоразумений и неприятных происшествий, за каждым сотрудником склада закрепляют отдельный терминал сбора данных. Так все проводимые через ТСД операции становятся именными, и у руководителя всегда есть доступ к информации по хранению, перемещению ТМЦ. При обнаружении недостачи обнаружить виновного не составит труда.
- Сотрудник причинил ущерб компании: сколько вы вправе с него потребовать
Инвентаризация склада с помощью мобильного приложения
Юрий Купреев, Генеральный Директор компании «Сафкон Рус», Москва
У нашей компании 15 точек продаж в Москве, а также головной офис и склад площадью 250 кв. м (здесь хранится около 3 тыс. позиций товара). Поскольку в основном мы занимаемся торговлей, то вынуждены проводить инвентаризацию склада каждую неделю. Пару раз сделали это вручную, но поняли: отнимает слишком много времени, к тому же появляются ошибки, что в итоге сказывается на продажах. Параллельно возникали и другие сложности.
Было невозможно определить, кто из продавцов и на какую сумму реализовал товара. Премии рассчитывали, исходя из выручки торговой точки, что вызывало недовольство сотрудников, поскольку один мог продать больше, другой – меньше.
Когда клиенты звонили, чтобы уточнить статус заказа или задать вопросы (помимо продаж, мы занимаемся монтажом систем видеонаблюдения), они не могли получить четких ответов из-за плохой координации работы отдела продаж и монтажников.
Поиск нужного решения
Сначала мы решили внедрить систему штрихкодирования, закупили принтеры для этикеток (их при приемке наклеивают на товар). У нас возникло два вопроса: как сканировать штрихкоды и как переносить их потом в программу «1С» (мы работаем на «1С:Управление небольшой фирмой», далее – «1С:УНФ»). Изучили опыт других компаний: оказалось, 90% из них используют специальные терминалы для инвентаризации. Мы решили пойти аналогичным путем. К сожалению, такой способ оказался дорогостоящим, да и сам процесс шел медленно, постоянно возникали сложности. И хотя все заработало, спустя шесть месяцев мы пришли к неутешительным выводам:
- в штате нужно держать хорошего системного администратора, так как сотрудник без определенных навыков не мог даже подключить терминал к wi-fi, не говоря уже о том, чтобы провести синхронизацию по окончании работы;
- при проведении сверок оборудование часто вылетало из Cети, порой даже исчезали документы, всю работу приходилось делать заново;
- система не отличалась гибкостью для расширения функционала, то есть использовать терминал где-либо еще, кроме инвентаризации, было трудно;
- сложно было настроить групповую инвентаризацию, когда несколько устройств считывают штрихкоды и выгружают их в один документ; приходилось создавать несколько документов, вручную сводить их в единый, что занимало два–три часа.
Тогда мы решили отказаться от использования терминальной системы (сами терминалы планируем продать). Опять начали изучать тему и тут натолкнулись на новое решение – мобильное приложение к используемой нами программе «1С:УНФ».
Как решили проблему инвентаризации
Как я упомянул, мы отказались от терминалов, а штрихкоды начали сканировать с помощью камер мобильных устройств. Сам процесс сканирования стал занимать чуть больше времени, но за счет полученных преимуществ данный подход оказался более удачным. Мобильное приложение мы доработали специально для считывания штрихкодов (платформа «1С:Предприятие» позволяет это сделать), воспользовавшись услугами сторонней организации.
Теперь, во-первых, не возникает проблем с подключением к wi-fi (смартфон автоматически находит Сеть, в отличие от терминала, который мог подключить только системный администратор путем сложных манипуляций), а также с выгрузкой документов.
Во-вторых, приложение можно скачать в App Store или Google Play, что позволяет новому сотруднику сразу же начать им пользоваться (он фиксируется как новый пользователь, действия которого можно легко отследить). У каждого устройства свой индекс, что позволяет увидеть в системе, какую работу выполнил сотрудник с его помощью, какие документы создал. И наконец, главным преимуществом стала экономия денег, ведь больше не требовалось покупать оборудование каждому сотруднику. Затраты складываются из стоимости разработки программы и расходов на покупку смартфона, если у работника не было данного устройства.
Поясню, как теперь происходит обмен данными при инвентаризации:
- сотрудник с помощью камеры смартфона (планшета), на котором установлено мобильное приложение, сканирует штрихкод товара;
- по штрихкоду мобильное приложение открывает документ, куда сотрудник вносит необходимую информацию;
- по завершении работы сотрудник нажимает кнопку «синхронизация», появляется сводный документ, затем мобильное устройство связывается через wi-fi с «привязанным» к нему рабочим компьютером, и сведения передаются на сервер, на котором установлена программа «1С:УНФ».
Как оптимизировали процесс продаж
- Сократили ожидание клиентом очереди. Чтобы продать высокотехнологичный товар, требуется достаточно много времени – 20–25 минут. Устройство нужно показать в действии, описать его характеристики. Когда мы пользовались компьютерами, у нас даже возникали очереди, менеджерам приходилось ждать, пока освободится один из них, чтобы обслужить клиента. Когда же все менеджеры стали использовать мобильное приложение, процесс продажи упростился. Каждый из них может на своем телефоне показать видеоролик о товаре, сформировать заказ, скинуть нужные документы клиенту на почту. Для этого в приложении мы сделали вкладку, куда вынесена информация о технических характеристиках продукции. Такой подход позволил сократить процесс обслуживания в разы. Пока покупатель направляется к кассе, менеджер успевает распечатать документы с чеком (в нашей компании каждый менеджер ведет своего клиента до конца). У нас в планах сократить и этот процесс. Мы закупили считывающие чехлы для смартфонов, а также bluetooth-принтер. С их помощью менеджер сможет просканировать штрихкод и тут же отправить документы на печать для оплаты. Клиенту не придется даже подходить к кассе за чеком, процесс оформления покупки займет 2–3 минуты.
- Решили проблему необоснованных скидок. При прежней системе мотивации менеджерам было выгодно обслужить как можно больше покупателей, поэтому многие из них получали слишком большие скидки. Теперь у клиентов есть дисконтные карты. При покупке сотрудник считывает штрихкод карты камерой мобильного телефона, и если скидка положена, то цена меняется. Примечательно, что у разных клиентов размер дисконта может быть разным, ведь объемы их закупок также сильно различаются.
- Наладили оперативное управление наличием товаров. Нам приходится постоянно отслеживать объем товара на складах, чтобы не получалось, что на одном лежит 10 единиц одного наименования, а на другом нет ни одной. Теперь в диалоговом окне можно ввести наименование товара или его штрихкод и получить данные о распределении по торговым точкам. Кроме того, если в какой-то торговой точке есть товар в количестве больше единицы, а в других его нет, то приложение автоматически выдает эту информацию кладовщику, помечает позицию красным шрифтом. Это сигнал, что товар нужно рассортировать по точкам продаж. Такая система значительно упростила жизнь. Если раньше у нас работали три кладовщика, которые постоянно не справлялись со своими обязанностями, то через два месяца после автоматизации мы перевели одного из них на другую должность.
- Избавились от неразберихи при общении с клиентами по электронной почте. Изначально мы пользовались программой Outlook и сталкивались с кучей проблем. Получалось так, что сразу несколько менеджеров отвечали на одно и то же письмо клиента, порой противореча друг другу. Чтобы избежать подобных ситуаций, мы внедрили почтовик в систему «1С:УНФ», и теперь почта открывается отдельным диалоговым окном. Благодаря групповой обработке документов мы можем отслеживать и помечать, кто конкретно ответил на письмо, какие файлы отправил, что еще осталось сделать.
Как решили проблему мотивации продавцов и повышения качества обслуживания клиентов
В каждой торговой точке, в зависимости от ее площади, мы установили по 4–8 камер, подключили микрофоны и динамики. Непосредственно в офисе на стене разместили 10 мониторов – на каждый выводится изображение с двух торговых точек (еще два для служебной информации). Теперь мы не только видим картинку, но и имеем возможность двусторонней аудиосвязи. Что это дало? Во-первых, мы можем с легкостью контролировать время открытия точек. Во-вторых, оперативно отвечать на вопросы продавцов по работе того или иного оборудования. В дальнейшем планируем синхронизировать видеоконтроль с процессом продажи и программой «1С:УНФ». Это позволит привязать видео- и аудиофайлы непосредственно к моменту продажи. Так мы надеемся решить проблему спорных ситуаций, когда клиент приходит и говорит, что ему что-то не доложили. Запись хранится два месяца, потом архивируется и хранится еще три месяца. Если клиент не приходит с претензиями в течение этого времени, мы ее удаляем.
С помощью мобильного приложения удалось решить проблему мотивации продавцов. Ранее для каждой торговой точки мы утверждали план продаж и размеры премий. Например, если за смену в кассу поступало 50 тыс. руб., то продавец получал премию 2 тыс. руб., если 80 тыс. руб. – 5 тыс. руб. Это было не совсем справедливо, потому что маржинальность товара разная, где-то наценка больше, где-то меньше, да и в команде один менеджер работает лучше, другой хуже. После внедрения мобильного приложения мы пересмотрели систему мотивации. Для каждого павильона установили минимальную месячную норму прибыли (исходя из арендной ставки, количества персонала, стоимости торгового оборудования, выставочных стендов). После выполнения этого показателя менеджер получает 3% с каждой последующей продажи. Кроме того, теперь мы видим, сколько заказов оформил каждый менеджер, знаем общую сумму. Да и сотрудники могут отслеживать свою зарплату и премиальные.
Координация работы сервиса и монтажников
У нас возникали проблемы с предоставлением клиенту информации, например, о статусе выполнения заказа. Мы не могли ответить на такие вопросы оперативно, потому что нужно было найти менеджеров, которые занимались этим заказом, при этом всем приходилось совершать большое количество действий. С внедрением IP-телефонии на каждый мобильный телефон эта проблема была решена, поскольку появилась возможность перевода звонка на нужного сотрудника. Например, если клиент звонит и интересуется статусом выполнения работ по монтажу, секретарь запрашивает номер заказа, вводит его в базу и сразу же находит ответственного менеджера, а затем просто переводит разговор на него. Кроме того, мы наладили систему sms-оповещения клиентов: когда поступает оплата, покупатель получает извещение: «Спасибо за оплату. Вы можете подъехать, чтобы забрать свой товар». К серверу подключен обычный модем с сим-картой, с одним из операторов заключен договор (чтобы клиенты получали оповещения от имени нашей компании). А вот сама отправка сообщений происходит непосредственно через программу «1С:УНФ». Для этого был написан дополнительный модуль, позволяющий автоматически отправлять извещения клиентам, чьи телефоны занесены в базу.
Аналогичное сообщение приходит и при завершении диагностики или монтажа оборудования. Таким образом, автоматизация на базе мобильной платформы сэкономила время, позволила наладить процесс продаж, а также сберегла средства.
Общие итоги
- Скорость работы выросла в разы. После внедрения мобильного приложения каждый из отделов компании дал положительный отзыв. Среднее время оформления продажи сократилось более чем в два раза. Количество «не подошедшего» товара снизилось более чем на 70%, поскольку теперь каждый менеджер может показать продукт в действии с помощью видео, распечатать все инструкции. Бардак, творившийся в монтажном и сервисном отделах вследствие использования различного программного обеспечения, наконец-то прекратился. Клиент, монтажник и ремонтник получают интересующую информацию мгновенно.
- На анализ цифр уходит 15–20 минут вместо 2–3 часов. Директор должен уметь быстро принимать решения, а для этого требуется достоверная информация. Поэтому мы настроили «1С:УНФ» так, что теперь я ежедневно получаю в одном документе данные об объемах продаж по каждой точке, о поступлении товаров на склад, их списании, сведения об инкассации. Анализ всех цифр занимает у меня не два-три часа в неделю, а 15–20 минут. В мобильное приложение также добавили определенные отчеты для анализа, например, дневной отчет позволяет получить данные об объеме продаж во всех торговых точках за смену, посмотреть сведения о запасах, проконтролировать остатки.
Рекомендация директорам
Выбирая программное обеспечение, поручите системному администратору изучить возможности его модернизации. Пусть выяснит, продолжает ли производитель добавлять новые функции, насколько сложно его дорабатывать. Так получилось, что мы изначально выбрали терминалы, для которых производитель давно закончил выпускать новые версии программного обеспечения. На каждом этапе интеграции приходилось общаться с тремя техподдержками, а это неудобно. После внедрения мобильного приложения проблема исчезла, поскольку взаимодействие осуществляется только со специалистами, которые настраивали для нас «1С:УНФ».
www.gd.ru