Какие бывают реквизиты

Хозяйственная деятельность любой организации или коммерческого предприятия всегда находит свое отражение в бухгалтерских отчетах. Каждый шаг фиксируется документально, чтобы обеспечить полную прозрачность.

Разные формы помогают лучше понять огрехи в управлении и вести постоянный контроль. Происходит накопление информации, которая систематизируется и дает полное представление о финансовом и имущественном положении.

Чтобы облегчить порядок заполнения, разработаны стандартные формы. До недавнего времени они утверждались только на правительственном уровне. Но в последние годы произошли некоторые послабления.

Несмотря на то, что унификация и стандартизация применяются по-прежнему, некоторые формы теперь разрабатывает сама компания или организация, а затем они утверждаются руководством.

Осуществляется постепенный переход с бумажных носителей на электронные. Ведь получает распространение электронная подпись, заменяющая многие привычные атрибуты в виде штампов и печатей.

Сейчас нет таких жестких требований к использованию унифицированных форм, но обязательным условием при заполнении считаются реквизиты бухгалтерских документов. Без них они просто будут считаться недействительными и это грозит серьезными последствиями.

Значение данных

Сведения о финансовой и хозяйственной деятельности находят свое отражение в бухгалтерском учете, реестрах и первичных документах. Их содержание фактически дублируется и не должно быть никаких разночтений. Иначе будет сложно пройти все виды проверок, доказать законность проведения сделок и операций.

Следует придерживаться особых требований при оформлении бумаг:

Информация заносится на бумажные бланки или присутствует на одном из электронных носителей. Именно им отдается предпочтение, многие отчеты отсылаются после подготовки и корректировки со своего персонального компьютера.
Документ должен кратко изложить нужные данные, поэтому обычно разделяется на несколько разделов. Присутствует заголовок, содержательная и оформляющая часть.
Для каждого раздела разработаны обязательные реквизиты, хотя иногда сюда включают дополнительные, чтобы добавить нужные сведения.
Название документа считается одним из главных, но также присутствуют признаки в виде таблиц с многочисленными графами и строками. Основания связаны с количественными характеристиками.
Присутствуют числа составления, согласования, визы, названия должностей, подписи руководства и печати. Хотя в последнее время их ставят все реже.

Основная часть документов заполняется непосредственно в момент сделки или операции, но данные не должны содержать ошибок и помарок. Пустые строки обычно прочеркивают.

При заполнении вручную используют чернила, в основном, синего или черного цвета. Но проще заполнить таблицы на компьютере, тем более что в дальнейшем удобно вносить исправления.

Для вписания сумм и дат применяют арабские цифры и пропись. Кроме подписей руководителя и бухгалтера, могут присутствовать росчерки лиц, отвечающих за выдачу и прием материальных средств и ценностей.

Для ведения строгой отчетности потребуются специальные бланки, отпечатанные в типографии, где заранее стоит серия и номер. Для учета накладных или ордеров есть книга типовой формы, куда занесут подробную информацию.

Главная ответственность за достоверность информации лежит на лицах, подписавших эти документы.

Классификация используемых бумаг

Деятельность предприятия состоит из постоянного проведения разных операций, где каждая находит свое отражение на бумаге или в памяти компьютера.

Чтобы не тратить время на поиск новых форм разработана подробная классификация, облегчающая процесс оформления:

чтобы первичное действие стало документом и обрело законную силу, используют основные признаки, подразделенные на несколько групп и разделов;
в назначение входит распорядительные, оправдательные и комбинированные пункты, чтобы подтвердить начало и законность действий;
по времени составления они делятся на первичные и промежуточные, производные и сводные, когда подготавливается отчет;
для использования понадобятся разовые ордера или накопительные карты по однотипным сделкам;
по месту составления они классифицируются как внутренние, касающиеся компании, так внешние, когда речь идет о партнерах и поставщиках;
используются типовые формы, где иногда достаточно вписать одну строку, а не заполнять весь лист (специализированные обычно разрабатываются в своей бухгалтерии, затем утверждаются руководителем);
часть бумаг заполняется вручную, но можно применить пишущую машинку или компьютер;
кроме подлинников подготавливаются копии, делаются выписки из документов.

Обозначены сроки текущего хранения, которые сейчас не превышают пяти лет. Это не касается бумаг, которые должны сохраняться постоянно и сдаются в архив.

Принципы заполнения

Вне зависимости от своего вида, документы должны образовывать определенную последовательность произошедших событий с самого первого момента. Первым дело следует сразу обозначить время составления, от которого начнется отсчет.

Именно на реквизиты возложена особая ответственность. Они помогают конкретизировать понятия, предоставить точную и исчерпывающую информацию.

Первичный учет крайне необходим, поскольку помогает организовать систему наблюдения и регистрации, производить подсчет и измерения, принимать управленческие решения.

Разрабатывается документооборот компании и организации, имеющий четкий план и график. Следует проследить движение документа с времени оформления до обработки и передачи на хранение.

Разночтений быть не должно. Если по форме реквизиты бухгалтерских документов соответствуют утвержденным стандартам, то по существу они придадут законность любой хозяйственной или финансовой операции.

Не менее важной задачей считается правильность подсчетов и отсутствие расхождений в бумагах. Удается без труда подвести итоги, начислить проценты.

Основные элементы и отчет

Чтобы документальное подтверждение факта деятельности не вызывало вопросов, нужно понимать что представляют собой, с точки зрения закона, обязательные реквизиты:

в верхней части следует указать название самой формы (поручение, отчет или фактура);
затем следует наименование компании или организации, а также день составления;
вписываются единицы измерений, фамилии сотрудников с указанием должности, ответственных за эту сделку;
кроме подписи с рашифровкой можно указать данные, идентифицирующее ответственное лицо.

Именно этот человек будет отвечать за достоверность указанной информации, а не бухгалтер, к которому они затем попадут.

При создании отчетности в бухгалтерском регистре тоже обращают внимание на присутствие основных реквизитов:

вновь повторяется название документа и предприятия;
ставится даты начала и конца периода, когда велся регистр;
указывается выбранная группа объекта учета;
определяется вид и размер денежного измерения;
присутствует наименование должности, фамилия и инициалы ответственного сотрудника, а также подписи лиц, занимавшихся подготовкой регистра.

Регистр может включать дополнительные пункты, особенно если был разработан и утвержден руководством компании. Их создают с учетом определенных шаблонов. К ним относят номер документа, основания для операции, расчетный счет и т.д.

При сдаче отчетов традиционно подготавливают готовые образцы бланков, имеющих нужную форму и все необходимые реквизиты. Остается только заполнить основное содержание, стараясь не допускать ошибок.

Особенности для разных форматов

Существуют некоторые отличия в расположении реквизитов.

Связано это с применением различных форм документа:

Зональные считаются очень удобными. Они помогают разместить реквизит постоянно в одной графе, что выгодно исполнителю.
В анкетных они располагаются в левой части, заполнение строк происходит постепенно, начиная сверху до окончания листа.
В табельных реквизиты могут встречаться как по горизонтали, так вертикали. Есть отдельные группы и графы, которые выделяются.
В комбинированных бумагах встречаются элементы всех трех первых форм. Многое зависит от вида деятельности и предназначения.

Характер сделок может различаться. В одном случае лучше использовать типовые бланки, в другом — специализированные.

Главные признаки

В приведенной ниже таблице изложен перечень основных признаков, разновидностей документов с конкретными примерами:

Признаки	Виды документов	Примеры
Назначение	распорядительные — сообщат по проведении операции, но не подтвердят ее совершение; оправдательные — оформляют в момент сделки; комбинированные — сочетают элементы первых двух видов, ускоряют процесс обработки.	чек или доверенность для получения средств; ордера, накладные; лимитная карта.
Место составления	внутренние нужны для бумаг, используемых в самой компании; внешние поступают от других фирм и организаций.	ведомости, отчеты по товарам; счета-фактуры, поручения.
Обобщенность информации	первичные составляют во время или по окончании операции; сводные обобщают несколько первичных.	платежные требования, ордера; выписка из банка, отчеты кассира и т.д.
Способ охвата	разовые применяются для регистрации сделок; накопительные фиксируют однородные операции, проведенные за определенный период.	ордера и различные накладные; заборный лист или карта, отчет о перемещении.
Количество объектов	однострочные выписывают для одного вида материальных ценностей; многострочные зафиксируют сделки по нескольким видам.	расходный ордер; платежная ведомость.
Степень автоматизации	заполняются вручную; используется компьютер.	денежный чек; платежка.
Вид носителей	бумажная форма; электронные носители и компьютер.
Срок хранения	текущие; для длительного хранения.	учет средств и материалов; уставные бумаги, лицевые счета.

Если распорядительные бумаги не всегда находят отражение в учете, так как больше говорят о намерениях, то оправдательные подтверждают получение, выдачу или списание. Ведомости, расчеты отклонений, калькуляция себестоимости, разные справки и отчеты предназначены для бухгалтерского оформления.

Сейчас их стало возможно оформлять в электронном виде, что помогает избежать исправлений. Перед сдачей отчетности несложно внести коррективы и лишь затем все подтвердить электронной подписью, затем распечатать.

Прочие уточнения по подготовке

Чтобы успешно отчитываться перед налоговыми и контролирующими органами, управлять деятельностью потребуется наладить строгий учетный процесс. Он включается в себя записи, сделанные в определенный период. Сюда же примыкают укомплектованные и разложенные по папкам первичные документы, служащие доказательством операций и внесенной записи.

Для формирования оборотного баланса и регистра нужно подготовить формы налоговой и бухгалтерской отчетности.

В комплект входят несколько книг и журналов регистрации, в которых содержатся показатели, взятые из унифицированных и стандартных форм.

Без грамотно оформленных документов просто невозможно проследить за движением средств, продукции, товаров и материальных ценностей.

Большое значение они будут иметь во время проведения аудита и ревизии. Соответствие всех записей станет неопровержимым доводом защиты при рассмотрении гражданских и уголовных дел.

Условия содержания

Будет рационально при подготовке найти те формы, которые нужно использовать на протяжении долгого времени. Если они отсутствуют, то с помощью рекомендаций и образцов можно создать свой вариант, включив в него необходимые реквизиты. Повторение реквизитов в первичных документах и регистрах целесообразно, ведь они считаются обязательными.

Сюда подпадают:

названия должностей сотрудников, отвечающих за проведение операции и проверяющих правильность оформления;
личные подписи сопровождает расшифровка даже при использовании электронной формы;
точное название бумаги, регистра, самой организации или компании;
даты составления, ведения регистра за определенный срок;
содержательная часть должна обосновать причину проведения сделки;
единицы денежного или натурального измерения;
систематические или выстроенные в хронологическом порядке группировки объектов.

Нередко присутствуют дополнительные элементы, ставшие довольно привычными.

Стоит эмблема компании и адрес вышестоящей организации. Указывается индекс, адрес головного и региональных офисов, номер и ссылка на дату входящего документа, отметки о контроле и переносе данных на другой носитель, резолюции и визы, печать и фамилия исполнителя.

Когда не получается подготовить своевременно бумаги до или во время совершения сделки, их оформляют сразу же после окончания операции.

Обработка и исправления

Ответственным лицом на этом этапе считается исполнитель. Проверкой должен заниматься сотрудник бухгалтерии.

Для этого необходимо убедиться в том, что:

правильно была найдена унифицированная или стандартная форма;
присутствуют абсолютно все обязательные реквизиты, есть допустимые дополнительные;
все строки заполнены, поставлены прочерки при необходимости;
подведен оборот, верно указаны денежные суммы;
подписи и печать находятся на своих местах, соответствует число.

На втором этапе проходит регистрация бланка в соответствующем журнале или книге. Сам документ подшивается в папку и находится на хранении до отправления в архив.

Наверное не стоит повторять о достоверности сведений и своевременной сдаче бумаг.

Но если своевременно установлено, что найдена ошибка или опечатка, есть несколько способов внести исправления:

Корректировку проводят при неправильном подсчете или внесении в регистр. Запись зачеркивается одной чертой, а сверху записывается новая. Ставится надпись «исправлено» вместе с числом, затем заверяется подписями ответственных работников.
Подготавливается новый документ, куда вносят верные данные и дополнения. Фактически он может отменить первый вариант.
При неправильной нумерации учетных записей, особенно когда сумма оказывается меньшей, используют красное сторно, которое к тому же может полностью аннулировать документ.
Изменения вносят дополнительно уже после того, как подсчитаны суммы и подведены итоги.

Особых правил при внесении исправлений в электронном виде пока не существует. Их довольно несложно сделать в любой момент перед тем, как сдавать отчетность. Если файл с информацией был послан, то здесь могут возникнуть проблемы.

Штрафные санкции варьируются от 10 000 до 30 000 рублей. Не исключены затруднения с начислением налогов.

Случаи подделки, недостоверности

Первичные бумаги всегда привязаны к датам. Некоторые предприниматели стремятся обойти законодательные требования. Они пытаются использовать липовый документ, чтобы доказать проведение сделки или хозяйственной операции.

Реально она не будет осуществлена, но это даст возможность оправдать некоторые нецелевые расходы. За подобное уголовно наказуемое дело грозит штраф до 80 000 рублей.

Не исключены обязательные или исправительные работы от 480 часов до 3 лет, арест до полугода.

Именно по этой причине проверяющие обращают пристальное внимание на орфографические ошибки, явные подтирки и дописки, следы разных чернил и бумаг, смытый текст и оттиски печати.

Все это настораживает и говорит о недостоверности указанных сведений. После чего следует ожидать аудита, проблем с вычетами, налогами на прибыль и добавленную стоимость.

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Для избежания подобной ситуации обычно разрабатывается четкий график, связанный с документооборотом:

определяются исполнители, ответственные за сделку и проверку бумаг;
уточняются сроки для оформления и обработки;
выясняется направление передачи и количество экземпляров;
принимаются меры по сохранности информации;
оговаривается место и сроки хранения, но обычно они не превышают пяти лет.

Требования к оформлению есть в положениях федерального закона.

Несмотря на выбранную форму надо убедиться, что обязательно присутствуют основные реквизиты:

наименование документа или журнала;
число заполнения, начало и окончание ведения регистра;
название компании, несущей ответственность за сделку и ведение отчетности;
описание сделки, свершившегося события;
единица измерения указывается в натуральном или денежном выражении;
перечисляются должности, фамилии, имена и отчество всех причастных ответственных лиц, которые были утверждены;
должна стоять собственноручная четкая подпись, а не факсимиле, с расшифровкой (по ней можно будет идентифицировать исполнителя).

Унифицированная форма используется как шпаргалка, чтобы создать собственную. В нее включают обязательные элементы, но можно использовать несколько видоизмененный порядок заполнения. Главное правило только одно — реквизиты должны всегда присутствовать на своих местах, сведения соответствовать действительности.

buhuchetpro.ru

Документы системы служебно-распорядительной (или, как их иначе называют, организационно-распорядительной) документации состоят из отдельных информационных элементов, которые принято называть реквизитами. Реквизиты несут сведения о самом документе, его содержании, юридической силе и другие данные.

В зависимости от документа и его назначения количество реквизитов бывает разное. Некоторые реквизиты имеются почти во всех документах: автор документа, дата, подпись, текст.

Существующий ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает следующий состав реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации (размер17х17 мм);

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема органов внутренних дел РФ или внутренних войск МВД РФ;

04 — код организации по классификатору предприятий и организаций;

05 — код формы документа по классификатору управленческой деятельности;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 1 – 16), содержательную (реквизиты 17 – 20) и оформляющую (21 – 29).

Реквизиты 1 – 12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов (ОРД) и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей в соответствии с ГОСТ 6.30-97 даны в приложениях 2 и 3.

По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.

Ко второй группе относится наиболее важный реквизит — текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности человека.

Документ является как таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.

1.4.1. Порядок оформления реквизитов

Во всех учреждениях документы составляются на бланках с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию. Переменные реквизиты наносятся на бланк машинописным способом или с помощью принтера.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов центрированно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации,т.е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организациипроставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное или иноязычное наименование может помещаться на бланке вслед за полным наименованием организации на русском языке. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия вышестоящей организации, ее наименование полное или сокращенное указывают выше наименования предприятия, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Военный институт правительственной связи

ВИПСФАПСИ

Это же правило распространяется на оформление наименования министерства. В случае подготовки документов от имени двух и более министерств, учреждений и организаций они оформляются без использования бланка.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетных денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Наименование вида документа должно быть на каждом документе (за исключением письма). Его печатают прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) после наименования организации в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. Название вида документа отделяется от остальных реквизитов двумя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора пишущей машинки на бланках при угловом или при продольном расположении реквизитов бланка.

Название документа должно соответствовать компетенции министерства и содержанию документируемого управленческого действия.

Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

Одинаковые по форме распорядительные документы, издаваемые совместно с министерствами, ведомствами, должны иметь соответствующие названия. Распорядительные документы, издаваемые с организацией, полномочной издавать различные по форме с МВД России документы, готовятся в форме решений, имеющих правовую силу распорядительного документа как для министерства, так и для соответствующей организации.

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности.

Обязательным реквизитом документа является дата(подписания, утверждения, согласования, даты, содержащиеся в тексте). Датой документа является дата его подписания. На документах, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа считается дата его подписания последней организацией.

Датой для решения Коллегии (Совещания) МВД России является дата его принятия.

Дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 27 июля 1999 года следует оформлять 27.11.99. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.

В двухтысячном году при написании года в дате будут использоваться четыре цифры, а не две.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

Допускается применять в приказах, актах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: например, 27 июля 1995 г. Этот формат записи дат может быть использован и в наиболее важных документах (нормативного характера).

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Таким образом, правильно написанная дата может выглядеть так:

17.06.99 01.03.2000

17.06.1999 1 марта 2000 года

1999.06.17 1 марта 2000 г.

99.06.17 2000 01 01

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Регистрационный номерприсваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например,: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из организаций, проставленных через косую черту. Например, индекс по номенклатуре дел:

218/08-17, где

218 – порядковый регистрационный номер;

08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Ссылка на регистрационный номер и дату документапроставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

В каждом документе должно быть указано место составленияили издания . В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации», например:

— Белгородское объединение энергетического машиностроения,

— Белгородский юридический институт.

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва,

п.Щебекино Белгородской обл.,

п.Строитель Яковлевского р-на Белгородской обл.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Гриф ограничения доступа к документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» и др.) размещается на первом листе в правом верхнем углу заголовочной части документа выше реквизита «адресат» и грифа утверждения после 40 шага курсора. (от пятого положения табулятора пишущей машинки), если документ содержит сведения ограниченного распространения. После грифа ограничения доступа к документу через полтора интервала ставится номер экземпляра. Например:

Для служебного пользования

Экз. № 0000

Реквизит «Адресат».Адрес печатается столбиком от 32 шага курсора. Каждый элемент адреса печатается с новой строки. Существует несколько вариантов адресования.

Документы адресуются высшим органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

На документе указывается не более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

При адресовании документа без указания должностного лица наименование организации, учреждения пишется в именительном падеже. Например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Управление правового обеспечения

Если документ адресуют руководителю или его заместителю, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Начальнику Тюменской

высшей школы МВД России

полковнику милиции

Иванову Н.Н.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии. Например:

Начальнику Тюменской

высшей школы МВД России

полковнику милиции

Иванову Н.Н.

ул.Амурская, д.75

г.Тюмень, 625049

В таком же порядке пишется адрес отправителя.

В сентябре 1997 г. Постановлением Правительства РФ были утверждены новые Правила оказания услуг почтовой связи, в соответствии с которыми установлен следующий порядок написания почтовых адресов:

— наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

Борисову А.Б.

ул.Левобережная, д.7, кв.13,

г.Белгород, 308014

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают только фамилию и инициалы.

Если документ адресуют в несколько однородных учреждений, то адрес указывается обобщенно. Например:

Министрам внутренних дел республик

в составе Российской Федерации

Начальникам ГУВД, УВД, УВДТ,

учебных заведений МВД России

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Гриф утвержденияпроставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности (например, на штатном расписании, на должностной инструкции, на акте проверки и т.д.).

Документы могут утверждаться руководителем министерства или организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

Утверждение документа — особый способ удостоверения документа после его подписания, согласования и визирования. Утверждаемый документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу документа от 40 шага курсора.

Элементами грифа утверждения являются:

— слово УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек прописными буквами, точка после него не ставится);

— наименование должности (печатается под словом УТВЕРЖДАЮ);

— личная подпись и ее расшифровка (расшифровка подписи печатается после 48 шага курсора от левого поля);

— дата (печатается ниже подписи непосредственно от левой границы площади, отведенной для грифа утверждения).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр внутренних дел

Российской Федерации

_________________ ________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

00.00.00

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

Указания по исполнению полученного документа должны даваться в форме резолюции соответствующего руководителя. Резолюция на документе должна быть датирована, подписана и обязательно содержать:

— фамилию исполнителя или наименование (номер) структурного подразделения, которому поручается исполнение;

— содержание действия;

— порядок и срок исполнения;

— личную подпись руководителя;

— дату резолюции.

Например:

Коваленко В.И.

Подготовить проект ответа

с обоснованием к 12.09.99

Подпись

руководителя 01.09.99

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листов-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Заголовок составляется к любому документу независимо от его назначения и печатается от нулевого положения табулятора пишущей машинки после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. В заголовке указывается краткое содержание документа.

Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и пишется с прописной буквы.

Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Например: Протокол — чего? «Заседания коллегии». Заголовки пишутся с прописной буквы. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок к тексту на документе формата А5, как правило, не указывается.

Отметка о контролепроставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка помещается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Текст документавсоответствии с содержанием допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа внутри разделов (подразделов) излагается по пунктам с целью акцентировать внимание на перечисляемых фактах или действиях. При необходимости детализации пункты делятся на подпункты и т.д.

Для большей смысловой выразительности текст документа делится на абзацы. В абзац выделяется одна или несколько фраз, содержащих законченную мысль.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

— краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

— объективность и достоверность информации;

— составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

— широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

— нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

— точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

— краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;

— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);

— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

— использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

— безличный характер изложения текста;

— употребление специальных терминов;

— использование сокращенных слов;

— использование универсальных слов с неопределенным значением;

— исключение из текста архаизмов ( сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Отметка о наличии приложения помещается сразу под текстом от нулевого положения табулятора пишущей машинки. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1.Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., в 3 экз.

2.Справочные материалы на 3л.,в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобно оформлять опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например;

Опись

Приложений к письму от ________ № ____________

Наименование Документа	Количество Листов	Количество экземпляров
1.
2.
…

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо АО «Стройдеталь» от 18.07.99 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение 1

к письму АО «Маяк»

от 07.03.99 № 87/02-12

или

Приложение 3

к приказу начальника

УВД г.Белгорода

от 15.12.99 № 1088

Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В состав реквизита "подпись " должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы власти и управления, подписываются министром и, в исключительных случаях, по его поручению — заместителями министра.

Документы, направляемые другим организациям от имени министерства, подписываются министром или его заместителями.

Документы, направляемые в МВД, ГУВД, УВД, учреждения и организации органов внутренних дел и внутренних войск, подписываются министром, его заместителями и руководителями подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Если документ оформляется на бланке, то наименование учреждения входит в обозначение должности в обобщенном виде. Например:

Начальник

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

В документах, оформляемых не на бланках, наименование подразделения включается в состав наименования должности. Например:

Начальник УВД Смоленской области

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Н.В.Петров

Члены комиссии: В.В.Сергеев

C.П.Юрьев

Г.С.Смирнов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего — гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник БЮИ МВД РФ

генерал-майор милиции

Личная подпись А.В. Уваров

13.07.99

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.99 №3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.99 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

— с организациями, интересы которых затрагивает документ;

— с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

— с общественными организациями (при необходимости);

— с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

— с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документов» используют для внутреннего согласования документов. Виза означает, что начальник согласен с содержанием документа.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Личная подпись К.И.Смелов

03.08.99

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

— составитель документа;

— руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

— заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;

— общественные организации (при необходимости);

— руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

— руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.

Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства — исполнителей и соисполнителей — в таком же порядке на втором экземпляре.

В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.

Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.

Реквизит «Печать».Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.

lektsia.com