Платежная ведомость это

Актуально на: 26 сентября 2016 г.

Бухгалтерия организации формирует отдельные первичные учетные документы по учету труда и его оплаты. В наших консультациях мы рассматривали расчетную  (форма № Т-51) и платежную (форма № Т-53) ведомости. О расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) расскажем в этом материале.

Для чего нужна расчетно-платежная ведомость

Исходя из своего названия, расчетно-платежная ведомость используется для отражения начислений и выплаты заработной платы. Она составляется по форме, утвержденной учетной политикой организации. За основу может быть взята форма расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Приведем некоторые особенности составления расчетно-платежной ведомости на примере формы № Т-49.

Расчетно-платежная ведомость: одна вместо двух

Если организация заполняет расчетно-платежную ведомость, отдельно расчетную и платежную ведомости она уже не составляет.

При этом расчетно-платежная ведомость заводится только на тех работников, которые получают зарплату наличными из кассы.

Расчетно-платежная ведомость составляется в одном экземпляре бухгалтерией на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).

Как заполнить расчетно-платежную ведомость по форме Т-49

В графах «Начислено» отражаются суммы по видам оплаты труда, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы.

В результате определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

Общая сумма к выплате отражается на титульном листе расчетно-платежной ведомости.

Разрешение на выплату заработной платы дает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

Если по истечении срока выплаты заработная плата работником не получена, в графе 23 по соответствующим работникам делается отметка «Депонировано».

В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

На выданную сумму заработной платы по расчетно-платежной ведомости составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), а его номер и дата проставляются на последней странице расчетно-платежной ведомости.

Расчетно-платежная ведомость (бланк): скачать

Форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» (бланк) можно найти, обратившись к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В справочно-правовой системе «КонсультантПлюс» форму расчетно-платежной ведомости удобно искать по номеру формы Т-49.

В формате Excel форму Т-49 можно скачать здесь.

glavkniga.ru

Форма платежной ведомости

Платежная ведомость заполняется по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (форма N Т-53).

Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Следует заметить, что по платежной ведомости (расчетно-платежной ведомости) осуществляется выплата заработной платы лицам, состоящим в списочном составе штата хозяйствующего субъекта.

Выплаты по гражданско-правовым договорам или договорам возмездного оказания услуг учитываются отдельно.

Преимущества использования платежной ведомости

По одной платежной ведомости можно выдавать зарплату нескольким сотрудникам.

И еще одно преимущество платежной ведомости заключается в том, что выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней. 

Порядок заполнения платежной ведомости

В платежной ведомости бухгалтеру следует указывать сумму денежных средств, которая причитается к выплате сотруднику, то есть за вычетом всех обязательных изъятий — НДФЛ, сумм по исполнительным листам, сумм возмещения ущерба работодателю по вине работника.

Платежная ведомость состоит из трех частей:

• титульной части;

• табличной части;

• итоговой части.

Титульная часть содержит наименование предприятия (фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя) и, при наличии, его структурное подразделение.

В верхнем правом углу следует проставить определенный руководителем предприятия срок, в течение которого производятся выплаты.

Такой срок не может быть более пяти дней, включая день снятия наличных денежных средств с банковского счета.

Кроме этого, в титульной части ведомости в графе «Дата составления» указывается дата её составления, а в графе «Номер документа» платежной ведомости проставляется номер в соответствии с регистрацией в журнале.

При этом дата составления ведомости не должна быть позже даты подписи главного бухгалтера и времени выплаты денежных средств. 

Также в титульной части указывается числами и прописью общая сумма денежных средств, которые предполагается выдать сотрудникам.

Табличная часть ведомости содержит сведения о выплатах.

При этом заполняются следующие графы:

• в графе 1 надо указать порядковый номер сотрудника.

• в графе 2 надо указать табельный номер сотрудника на основании личной карточки работника.

• в графе 3 надо указать фамилию, имя и отчество сотрудника.

• в графе 4 цифрами указывается сумма, которая должна быть начислена каждому работнику. При этом сумму надо записывать не по середине графы, а вплотную к левой вертикальной черте графы.

• последняя строка является итоговой строкой, по которой  подсчитывается общая сумма. 

После оформления табличной части и заполнения титульного листа, платежная ведомость передается кассиру на проверку.

Если платежная ведомость оформлена неверно, то в этом случае ведомость  возвращается обратно в бухгалтерию на исправление.

Если все реквизиты заполнены правильно, то кассир приступает к выдаче денег сотрудникам из кассы на основании платежной ведомости.

При получении денежных средств каждый сотрудник напротив своей фамилии должен расписаться в графе 5.

Только собственноручная подпись работника может подтвердить факт получения им денежных средств. В случае если денежные средства по какой-либо причине не будут выплачены работнику, в этой графе делается отметка об их депонировании.

В графе 6 указываются все необходимые документы, которые связаны с осуществлением денежных выплат из кассы.

Такими документами могут быть доверенность на получение денежных средств, паспорт и прочие документы. В отсутствие таких документов в платежной ведомости ставятся прочерки. 

 В итоговой части в конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка, в которой кассир указывает выплаченные и невыплаченные суммы, в том числе суммы подлежащие депонированию и последующему возврату в банк. 

Эти суммы кассир заверяет своей подписью и оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных сотрудникам денег. При этом номер и дата составления расходного кассового ордера указываются в платежной ведомости.

После этого платежная  ведомость передается в бухгалтерию и заверяется подписью главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии платежная ведомость заверяется подписью руководителя. 

Кто может производить выплату наличных денег по платежной ведомости

Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем.

При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями.

С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе.

Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.

Регистрация платежных ведомостей

Все платежные ведомости регистрируются в журнале, который заводится в организации на один год и хранится в ней пять лет. 

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах — платежных ведомостях.

Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии.

Составляется регистр бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

www.audit-it.ru

Платежная ведомость для безналичной выплаты заработной платы

Зарплата работникам может выдаваться в наличной и безналичной форме. При карточной системе безналичного учета нет необходимости заполнять полный реестр начислений. Для этого случая разработана платежная ведомость Т-51. Такой бланк является конфиденциальным и не предусматривает графы подпись. Итоговые начисления по сотрудникам распределяются по лицевым банковским счетам.

Заполнение ведомости для безналичной выдачи

Реестр платежей для безналичного перечисления денежных средств должен содержать номера лицевых счетов сотрудников. Обычно такую ведомость в произвольной форме разрабатывает банк, через который осуществляются платежи. Кроме того, для удобства зачисления средств на пластиковые карты, кредитная организация предоставляет электронные программы, осуществляющие распределение средств в автоматическом режиме без формирования большого количества платежных поручений.

Бланки для наличной выдачи зарплатных начислений

Для наличной выдачи заработной платы бухгалтеры используют два вида бланков Т-49 и Т-53. Бланк расчетно-платежной ведомости Т-49 содержит довольно подробную информацию о количестве отработанных дней, тарифной ставке и всех начислениях и удержаниях. При выдаче зарплаты сотрудник может подробно ознакомиться с алгоритмом расчета его оклада и в случае несогласия, опротестовать итоговую сумму. При получении денежных средств работник расписывается в специальной графе.

Сокращенной формой платежной ведомости можно считать форму Т-53. Это наиболее распространенный денежный реестр, который удобно применять в компаниях с большой списочной численностью сотрудников.

Можно ли дорабатывать унифицированную форму

В некоторых случаях предприятия дорабатывают унифицированный бланк с учетом специфики начислений. Такое внесение изменений допускается, но с условием сохранения в бланке обязательных строк. Вносимое видоизменение прописывается в приложении к учетной политике компании и утверждается приказом директора

Какие строки расчетной ведомости являются обязательными

Наиболее трудоемкими по заполнению можно считать формы Т-49 и Т-51. Если расчет заполняется на бумажном носителе вручную, то особенно важно соблюдать аккуратность при написании цифр, так как исправления в ведомости не допускаются.

В официальной шапке ведомости должно быть прописано название организации, срок предоставления документа в кассу для выплаты денег и итоговая сумма начислений. Реестр сотрудников можно составлять по табельным номерам или по алфавиту. Второй способ наиболее удобен при поиске начислений для внесения подписи. Платежная ведомость подписывается директором и главным бухгалтером, а затем отправляется в кассу на оплату.

В редких случаях исправления в ведомости допускаются

По правилам заполнения первичных бухгалтерских документов, исправление информации предусмотрено только в крайних случаях. Перед тем как приступить к выдаче денежных сумм, кассир обязан хорошо проверить весь документ и при обнаружении ошибки, вернуть бланк на доработку.

Если выдача зарплаты уже началась, то некорректные сведения аккуратно зачеркиваются, а сверху пишутся правильные. При внесении изменений в реестр, исправленные цифры заверяются сотрудником, к которому относилась такая информация. Также в строке ставится дата внесения изменений. При несоблюдении таких правил, платежная ведомость утрачивает свою юридическую силу.

Правила выдачи денежных средств по платежной ведомости

За получением денежных средств каждый работник является лично. При себе он должен иметь документ, подтверждающий его личность. В графе примечания кассир ставит пометку о том, какой документ был предъявлен. По истечении срока выдачи платежная ведомость закрывается. Кассир внимательно просматривает все записи и в случае обнаружения отсутствия подписи ставит в строке надпись «депонировано». Невостребованная сумма поступает обратно на расчетный счет. В конце таблицы подсчитываются суммы выданной и депонированной заработной платы, которые при сложении должны совпадать с общей суммой документа.

Процедура закрытия ведомости

Любой бухгалтерский документ должен быть тщательно проверен и завизирован ответственным лицом. После подсчета невостребованных денежных средств кассир предприятия выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной зарплаты, номер которого записывается в ведомости. На основании такого первичного документа в учете будут сделаны корреспондирующие проводки. Бланк платежной ведомости регистрируется в специальном журнале, в котором прописывается дата выдачи, сумма ведомости и период.

В каком виде и как долго нужно хранить платежную ведомость

После того как расчетная ведомость будет закрыта, ее подшивают в отдельную папку, в которой должны быть собраны все реестры за год. Архивное хранение такого документа длится 75 лет, так как данный реестр служит источником информации, которая может потребоваться при начислении пенсий и пособий, а также для проверки правильности начислений налоговыми органами. Хранение ведомости в электронном виде не допускается, так как бланк должен содержать реальные подписи сотрудников.

Платежная ведомость Т-53 заполняется для отображения факта получения заработной платы сотрудниками организации или ИП. Иногда вместо нее используется расходный кассовый ордер, однако в большинстве случаев применяется форма Т 53, поскольку она удобнее и рациональнее. Одна такая ведомость может включать в себя данные о получении зарплаты несколькими работниками.

Сам расчет производится по ведомости формы Т-51. Иногда бухгалтер может заменить эти две формы одной — Т-49. В этом случае первые две не составляются. Существует несколько особенностей работы с данными формами, о которых будет рассказано далее.

В каких случаях используется?

Платежная ведомость форма Т-53 образец заполнения находится по ссылке.

Запретов на выбор той или иной формы платежной ведомости нет. Владелец бизнеса или бухгалтер может самостоятельно определить, какой документ для него удобнее. Главное, чтобы заполненные ведомости включали в себя всю необходимую информацию о проведенных расчетах и факте выдачи начисленной заработной платы сотрудникам.

Наиболее часто бланк платежной ведомости Т-53 применяется в организациях, где работает большое количество людей. Она составляется на основании полученных и сопоставленных данных, по факту выдачи денег.

Как правильно заполнить?

Форма Т-53 — это бланк минимум из двух листов. Первый из них — титульный, второй или остальные — список сотрудников и сумм для выдачи каждому из них. Заполняется следующим образом:

1. 1. Наверху титульного листа указывается название организации. Если у вас — филиал, отделение и т.п., то это также должно быть приписано снизу под названием. Для этого в бланке есть дополнительная строка.
   2. Строка под названием «Корреспондирующий счет» нужно отметить счет 70, означающий расчеты с сотрудниками по оплате труда.
   3. В графе сроков отмечается тот период, на который сумма, нужная для выдачи заработной платы, будет обналичена.
   4. В строке «Сумма» выставляется общая цифра выданной зарплаты, пишется и числами, и прописью.
   5. Номер ведомости определяется в организации или ИП согласно тому, какой будет присвоен. Дата выставляется текущая.
   6. В строку «Расчетный период» вносится тот месяц или период, за который выданы деньги.

• На ведомости должна стоять подпись главного бухгалтера и руководителя.

1. Второй лист — таблица с данными о выданной каждому сотруднику зарплате: порядковый номер и табельный, ФИО, сумма, подпись. Каждый работник при получении денег должен расписаться в выделенной для этого графе. В исключительных случаях бывает, что по той или иной причине кто-то из сотрудников не получает зарплату в срок, который был указан на титульном листе. Тогда напротив его фамилии ставится отметка о том, что выделенная сумма была депонирована.
2. При подведении итогов, когда заплата уже выдана, под таблицей ставится сумма полученных работниками денег прописью, а также депонированная сумма — цифрами. Далее делается отметка «Выплату произвел… » — ФИО, должность. Это может быть бухгалтер, начальник, кассир — словом, тот, кто ответственен за данную процедуру в ИП или организации.
3. Еще ниже прописывается «расходный кассовый ордер» и его дата и номер. Ордер должен быть тот, по которому производились выплаты. Документ должен быть проверен в бухгалтерии и заверен подписью бухгалтера.

Изменения и закрытие

Лучше всего оформлять данную ведомость чистовым вариантом, чтобы в дальнейшем никаких исправлений в нее не вносить. Однако, если что-то пошло не так, стоит поступить следующим образом:

• исправьте недочеты, аккуратно их зачеркнув;
• измените данные;
• все лица, которые подписывали ведомость, должны заверить исправления и подписать их;
• обязательно выставляется дата изменений.

Еще лучше просто переписать все заново, если такое возможно.

Закрытие ведомости производится в срок, который был указан на титульном листе, независимо от того, все ли зарплаты были выданы. Особенности:

• возле ФИО работников, не получивших зарплату, выставляется отметка — «депонировано»;
• внизу под таблицей указывается общая выданная сумма и общая депонированная сумма;
• документ заверяет подписью кассир;
• далее должен быть выписан расходный кассовый ордер — в нем кассир указывает сумму выданных денег, а также проставляет в ведомости номер этого ордера.

Далее ведомость передается в бухгалтерский отдел. Правильное и внимательное заполнение ведомости — залог верности всех данных и подсчетов. Это может пригодиться при любой проверке. Поэтому стоит отнестись к ней очень серьезно.

bizkompass.com

Лицевой счет (формы № т-54 и № т-54а).

Рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведения о заработной плате за прошлые периоды.

Заполняется работников бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

При безавансовом расчете заработной платы записи и начислениях и удержаниях в форме № Т-54 производятся на двух строках. При необходимости можно в каждую графу включить итоговую строку.

На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей.

Глава X. Формирование учетной политики Определение учетной политики.

Под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Требования к учетной политике.

При формировании учетной политики предполагается:

— активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций (допущение имущественной обособленности);

— организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем (допущение непрерывности действия);

• принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики);

• факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущения временной определенности факторов хозяйственной деятельности).

Учетная политика организации должна обеспечивать:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности (требование полноты);

• своевременное отражение факторов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

• большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

• отражение в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед фирмой);

— тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

— рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Оформление учетной политики.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации на основании Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. При этом утверждается:

• рабочий план счетов (синтетических, аналитических);

• формы первичных учетных документов;

• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

• правила документооборота и технологии обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями;

• и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Организация должна раскрывать принятые при формировании учетной политики способы бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованными пользователями в бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации.

К этим способам ведения относятся способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов, оценки производственных запасов, товаров, признания прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг и другие способы.

Существенные способы ведения бухгалтерского учета подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав бухгалтерской отчетности организации за отчетный год.

При формировании учетной политики предприятия по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательными и нормативными актами. Если не установлены способы ведения учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики осуществляется разработка предприятием соответствующего способа, исходя из действующего законодательства, и подлежит оформлению соответствующей организационно- распорядительной документацией (приказом, распоряжением и т.п.) предприятия.

Способы ведения учета, отобранные предприятием при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом издания документа. При этом они применяются всеми структурными под­разделениями предприятия (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их места расположения.

Вновь созданное предприятие оформляет избранную им учетную политику в соответствии с законодательством до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).

Изменения в учетной политике предприятия могут иметь место в случае реорганизации предприятия, смены собственников, изменений законодательства РФ, разработки новых способов бухгалтерского учета.

Факторы, влияющие на выбор и обоснование учетной политики:

1. Формы собственности и организационно-правовая форма.

2. Отраслевая принадлежность или вид деятельности (промышленность, строительство, торговля и т.д.).

3. Объемы деятельности, среднесписочная численность работающих.

4. Соотношение с системой налогообложения, освобождение от различного вида налогов, ставки налогов, льготы по налогообложению.

5. Степень свободы действия в условиях переходного к рынку периода (прежде всего, имеется в виду возможность самостоятельного принятия решений в вопросах ценообразований).

6. Стратегия хозяйственно-финансового развития (цели и задачи экономического развития предприятия на долгосрочную перспективу, ожидаемые направления инвестиций, тактические подходы к решению перспективных задач).

7. Наличие материальной базы (обеспеченность компьютерной техникой, средствами оргтехники, программно-методическое обеспечение).

8. Система информационного обеспечения предприятия (по всем необходимым для эффективной деятельности направлениям).

9. Уровень квалификации бухгалтерских кадров, экономической смелости, инициативности и предприимчивости руководителей предприятия.

10. Система материальной заинтересованности в эффективности работы предприятия и материальной ответственности за выполняемый круг обязанностей.

studfiles.net

Что это такое?

Бланк включает таблицу, где каждому сотруднику выделена определённая графа, содержащая следующую информацию:

• табельный номер;
• должность;
• тарифная ставка;
• количество отработанных дней;
• начисления;
• удержания;
• размер жалования.

Кроме того, при заполнении формы в ней отражаются данные по общей сумме заработной платы всех сотрудников, с указанием выданной и депонированной части.

Это первичный документ?

Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть зафиксирован и заверен подписью уполномоченного лица.

Такой ордер составляется в бумажном или в электронном виде и является первичным учётным документом.

К его обязательным реквизитам относят:

• наименование формы;
• дату издания;
• название субъекта;
• суть прецедента;
• величину денежного или натурального измерения;
• название должностей, ФИО и подписи ответственных лиц.

Расчётно-платёжную ведомость можно отнести к первичным документам, так как её бланк удовлетворяет всем условиям, перечисленным выше.

Для чего применяется?

Унифицированная форма необходима для осуществления процедуры начисления и оплаты труда через кассу организации.

Расчёт ведётся на основании данных о производительности и фактически отработанном времени.

Нормативная база

С 2013 года использование первичных документов из альбомов, утверждённых Госкомтатом, не является обязательным. Вместе с тем, многие компании продолжают применять именно их, чтобы не тратить ресурсы на разработку собственных бланков.

Например, согласно действующему законодательству, выдача жалования наличными с использованием реестра Т-49 должна производиться следующим образом:

• бухгалтер оформляет расчётно-платёжную ведомость, действительную в течение пяти дней;
• документ заверяется уполномоченными лицами;
• кассир или сотрудник, исполняющий его функции, выдаёт деньги работникам, которые, в свою очередь, обязаны подтверждать принятие средств личной подписью в соответствующей графе реестра;
• по истечении периода действия ведомости, напротив ФИО субъекта, не получившего зарплату, ставится отметка о депонировании, а сама бумага направляется для сверки в финансовую группу организации;
• на всю выданную сумму составляется расчётно-кассовый ордер и его номер проставляется на последней странице Т-49;
• на основании данных, указанных в РКО, составляется запись в кассовой книге;
• если общее количество оставшейся наличности превышает установленный лимит, то деньги нужно сдать в банк в этот же день.

В каких случаях составляется?

Если жалование не перечисляется на карточку, а выдаётся непосредственно работнику на руки, то по решению хозяйствующего субъекта может применяться расчётно-платёжная ведомость.

При необходимости её можно заменить формами  Т-51 и Т-53.

Отличие от других видов ведомостей

Бланк Т-49 включает все данные, необходимые для исполнения обязательств компании в части вознаграждения подчинённых за осуществление трудовых функций.

В некоторых ситуациях столько информации не требуется. Например, если зарплата переводится на банковский счёт, то получателю нет необходимости подтверждать факт поступления денег личной подписью.

Кроме Т-49 Госкомстата установлено ещё две формы – расчётная и платёжная:

• В первой (Т-51) на основании данных о ставке, отработанном времени, доходах определяется сумма, подлежащая выдаче, но отсутствует столбец о получении денег.
• Вторая (Т-53) применяется только для выдачи средств. Она включает конечную величину заработка без НДФЛ, табельный номер, ФИО и поле для подписи.

Название столбца	Т-49	Т-51	Т-53
Табельный номер	+	+	+
ФИО	+	+	+
Должность	+	+	—
Тарифная ставка	+	+	—
Отработано дней	+	+	—
Начислено	+	+	—
Удержано и зачтено	+	+	—
Сумма задолженности	+	+	—
Сумма к выплате	+	+	+
Деньги получил	+	—	+

Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) в 2019 году

Вознаграждение, положенное работнику в соответствие с трудовым договором, начисляется по следующим показателям:

• оклад по штатному расписанию;
• надбавки стимулирующего и компенсационного характера;
• удержания.

Все выкладки производятся на основании первичных документов о выработке и действительном периоде исполнения обязанностей. Для выдачи денег через кассу организации применяется расчётно-платёжная ведомость.

Кто оформляет и ведет?

Процедура выплаты жалования сотрудникам наличными должна проводиться согласно алгоритму:

• бухгалтер заполняет бланк Т-49;
• бумага заверяется директором компании и руководителем финансовой группы;
• каждый работник обязан расписаться о получении средств в соответствующей графе ведомости;
• кассир делает запись о депонировании напротив имени субъекта, которому не были выданы деньги;
• реестр возвращается в бухгалтерию для проверки.

Как правильно заполнить?

Для оформления расчётно-платёжной ведомости используется унифицированный бланк Т-49. Он состоит из титульного листа и таблицы, куда вносятся данные о начислениях и вычетах.

Общий порядок составления

В процессе подготовки расчётно-платёжной ведомости в первую очередь следует учитывать требование законодательства о характере начислений, которые разрешается включать.

Это средства фонда оплаты труда и социальные пособия.

То есть, при заполнении Т-49 не указываются следующие суммы:

• компенсации ФСС;
• возмещения за использование личного имущества;
• дивиденды;
• средства, предназначенные для содержания ребёнка или нетрудоспособного родственника;
• покрытие представительских и командировочных затрат.

Такие расходы оформляются РКО на имя работника.

Титульный лист

Согласно указаниям ЦБ РФ, срок действия расчётно-платёжной ведомости определяется руководителем компании и не может превышать пяти рабочих дней. Выбранный период указывается на первой странице бланка Т-49.

Кроме того, потребуется внести следующие данные:

• название организации;
• наименование структурного подразделения;
• общую сумму выплаты.

На документе должна быть проставлена подпись директора или его доверенного лица.

Таблица

Лист расчёта отражает сведения о начислении и удержании. Всё необходимое для проведения выкладок можно найти в табеле рабочего времени.

В рассматриваемом случае хозяйствующий субъект должен применять бланк Т-13 или первый раздел Т-12, так как нет необходимости дважды вносить информацию об оплате труда.

Чтобы определить общую сумму потребуется заполнить графу о начислении, указав значения параметров, приведённых ниже:

• оклад;
• премия;
• больничный;
• средний заработок;
• другие социальные и материальные блага, подлежащие включению в базу по НДФЛ.

Одновременно рассчитываются все удержания, к которым относят:

• налог;
• заём;
• аванс;
• отпускные.

Конечный объём средств, подлежащий выдаче, равен величине начислений, уменьшенной на сумму удержаний.

Бланк и образец заполнения

Т-49 можно найти в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Реестр имеет достаточно сложную структуру, поэтому скачивать бланк в ворде не рекомендуется. Будет удобнее работать с формой, представленной в excel.

Ведомость Т-49 (формат word)

Бланк-Т-49 (формат excel)

Пример заполнения:

Чаще всего бухгалтеры испытывают сложности с в процессе подготовки таблицы.

Образец заполнения некоторых граф реестра приведён на примере расчёта зарплаты отдела маркетинга ООО «Фабрика вкуса» за период с 01.03.2018 по 31.03.2018.

Данные из Т-13 потребуются для следующего фрагмента:

Табельный номер	Должность	Тарифная ставка (руб.)	Отработано дней
			рабочих	выходных	праздничных
2	3	4	5	6	7
015	Начальник отдела	50000,00	17	1	0
032	Менеджер по маркетингу	40000,00	20	0	0
010	Мерчендайзер	30000,00	11	0	0

Для расчёта доходов в таблицу необходимо добавить сведения, указанные ниже:

Начислено (руб.)
За текущий месяц по видам оплаты						Всего
Оклад	Премия	Пособие по временной нетрудоспособности	Средний заработок		Другие доходы
8	9	10	11	12	13	14
47500,00	12500,00	6250,00	—	—	—	66250,00
40000,00	10000,00	—	—	—	—	50000,00
16500,00	7500,00	—	16200,00	—	—	40200,00

Осталось посчитать вычеты и определить зарплату к выдаче:

Удержано и зачтено (руб.)				Сумма (руб.)
Налог на доходы	Выплачено за первую половину месяца	По договору найма	Отпускные	Задолженности		К выплате
				За организацией	За работником
15	16	17	18	19	20	21
8613,00	25000,00	11000,00	—	—	—	21637,00
6500,00	20000,00	—	—	—	—	23500,00
40000,00	5226,00	—	16200,00	—	—	18774,00

Для ИП

С 2014 года изменился порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями. Они освобождены от обязанности вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные документы.

Вместе с тем, если хозяйственный субъект выдаёт зарплату сотрудникам наличными средствами, он должен использовать расчётно-платёжную ведомость.

Исправление ошибок

Так как Т-49 не является банковским или кассовым документом, допускается внесение необходимых корректировок.

Процедура должна быть оформлена следующим образом:

• зачеркнуть неверные слова одной чертой так, чтобы их можно было прочитать;
• надписать правильное выражение сверху;
• заверить изменения.

Учет и хранение

Для систематизации принятых к учёту первичных документов используется специальный журнал регистрации.

В нём указывается:

• номер и дата составления ведомости;
• наименование платежа;
• структурное подразделение;
• денежная сумма;
• ФИО лица, сдавшего документ, реквизиты принявшего сотрудника, их росписи.

Срок хранения ведомостей и журнала — минимум пять лет после окончания периода, когда они были составлены.

Вопросы

Законодательство не всегда трактуется однозначно. В связи с эти возникают неувязки, приводящие к ошибкам.

Ниже приведены некоторые темы, требующие особого внимания.

Составляется ли на аванс?

Чтобы оформить выдачу жалования за первую половину месяца, достаточно составить платёжную ведомость Т-53, а Т-49 готовят только для полного расчёта.

Нужна ли печать?

Оттиск не требуется. Реестр заверяется росписями уполномоченных лиц (кассир, бухгалтер, руководитель).

Ведомость или РКО?

Расходный кассовый ордер необходим для выдачи сумм, не относящихся к фонду оплаты труда. Кроме того, его можно использовать для единичных выплат, — например,когда премия полагается только одному сотруднику.

Итак, расчётно-платёжная ведомость необходима для выдачи вознаграждений сотрудникам наличными деньгами. Она содержит всю информацию для вычисления конечной сумму заработка и заполняется один раз в месяц.

---

buhdzen.ru

Оформление платежной ведомости

Платежная ведомость относится к бухгалтерским кассовым документам, составляют ее в бухгалтерии, а затем передают кассиру. Документ составляется в единственном экземпляре.

Рассмотрим порядок оформления ведомости.

Бланк платежной ведомости

Постановлением Государственного комитета статистки от 05.01.2004 года №1 утверждена форма платежной ведомости (первичной учетной документации) № Т-53 (номер по Общероссийскому классификатору управленческой документации – 0301011).

Порядок заполнения платежной ведомости

В бухгалтерии распечатывается (или заполняется в электронном виде, а затем распечатывается) бланк по установленной форме Т-53. Документ содержит таблицу из четырех-шести столбиков и строк по количеству работников, которым предстоит получить наличные, а также итоговой строки. Образец заполнения платежной ведомости при желании можно посмотреть в интернете.

Заполнение титульного листа

Итак, бухгалтер, отвечающий за заполнение платежной ведомости, указывает на титульном листе название предприятия и структурного подразделения или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя. Указывает также код по общему классификатору предприятий и организаций и «дебет 70» в графе «Корреспондирующий счет».

Здесь же, на титульном листе платежной ведомости формы т 53, указывается срок действия ведомости (пять дней с момента ее подписания, согласно Положению Банка России от 12.10.2011 года № 373-П) и общая сумма по ведомости (цифрами и прописью).

Указывается также дата платежной ведомости(не позже дня выдачи наличных и подписания документа) и порядковый номер (начиная от начала календарного года).

Расчетный период в платежной ведомости указывается «с__по» – ставятся те даты, за которые производится выплата. Например, первое и пятнадцатое числа месяца, если это платежная ведомость на выдачу аванса.Даже если сами выплаты производятся с двадцатого числа.

Подписание ведомости

Прежде чем кассир сможет начать выдавать средства по ведомости, ее необходимо заверить у руководителя предприятия – такая подпись послужит кассиру основанием для начала работы.

После того как будут выданы и учтены все средства, заполнение платежной ведомости т 53 проверяет главный (старший) бухгалтер предприятия. Если все в порядке, он также подписывает ведомость.

Заполнение таблицы

Если на предприятии очень много сотрудников, таблица в ведомости растягивается на несколько листов. Их количество необходимо отметить в специальной графе.

В первом столбике таблицы нужно указать порядковый номер сотрудника, во втором – его табельный номер (берется из личной карточки сотрудника), в третьем – фамилию, имя и отчество сотрудника (желательно указывать имя и отчество полностью, чтобы не возникло путаницы).

Сумма выдаваемых денег на одного работника указывается цифрами в четвертом столбике, в последней строке таблицы указывается общая сумма.

p>В пятом столбике расписываются работники, получая на руки наличные.

В шестом столбике указывают документы, которые нужны для расчетов по кассе (заявление работника, доверенность и так далее), в случае необходимости эта графа (столбик) просто перечеркивается.

Правила заполнения платежной ведомости гласят, что кассир до начала выдачи средств должен проверить, все ли в ведомости оформлено правильно. В случае обнаружения неточностей и ошибок, ведомость передается в бухгалтерию для переоформления.

Исправления в платежной ведомости

Поскольку платежная ведомость относится к первичным учетным документам, лучше всего не делать в ней никаких помарок и исправлений. В случае если совершена ошибка, лучше перестраховаться и переделать ведомость со всеми подписями заново.

Если же это по каким-то причинам невозможно, ошибочные сведения аккуратно зачеркиваются, сверху пишется правильный вариант, исправление заверяется подписями тех же лиц, которые подписывают саму ведомость. Также обязательно нужно указать дату внесения исправления.

Закрытие платежной ведомости

По истечению срока платежной ведомости, даже если произведены не все выплаты, кассир оформляет закрытие платежной ведомости:

• пишет «депонировано» напротив фамилии каждого работника, который не получил деньги;
• подсчитывает выданные наличные и депонированные и выводит на последнем листе эти две суммы;
• заверяет итог своей подписью;
• выписывает расходный кассовый ордер, в котором указывает сумму выданных денег, и проставляет в ведомости номер этого ордера.

Заполненная платежная ведомость передается в бухгалтерию.

Журнал регистрации платежных ведомостей

Работники бухгалтерии должны фиксировать все платежные ведомости в специальном журнале, который ведется по форме Т-53а.

В нем отмечается назначение ведомости, выданная сумма, дата и номер ведомости, а также указываются ответственные лица. Напомним, что нумерация платежных ведомостей ведется по порядку от начала календарного года.

В заключение стоит отметить небольшой, но важный нюанс: если платежная ведомость по заработной плате может быть, как просто платежной, так и расчетно-платежной, то, например, платежная ведомость на аванс может быть только платежной, поскольку аванс не начисляется, а просто выплачивается. То же самое касается и других подобных выплат.

ipinform.ru

hr-portal.ru