Ведомость получения денежных средств

Платежная ведомость (форма Т-53) – документ, который применяется при выплате заработной платы работнику предприятия. В документе указывается общая сумма, которая подлежит выдаче наличных денежных средств сотруднику.

Каждая платежная ведомость составляется на конец отчетного периода (как правило, это месяц) уполномоченным на то лицом. Как правило, этим лицом является работник бухгалтерии, а именно кассир предприятия.

Форма платежной ведомости является унифицированной и имеет код по ОКУД 0301011. Предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать удобную для использования форму данного бухгалтерского документа, руководствуясь формой Т-53 как шаблоном.

Данный документ имеет необходимые для заполнения реквизиты, такие как: дата документа, дата составления, ФИО лица, ответственного за составление ведомости, отчетный период и сумма начисленной заработной платы.

В конце каждой платежной ведомости указывается сумма фактически выплаченной заработной платы, так и депонированной суммы (не выплаченные денежные средства в силу определенных обстоятельств: отпуск, больничный, командировка и т.д.). Отметку «Депонировано» следует ставить напротив тех фамилий сотрудников, которые не получили заработную плату. Согласно официальной форме Т-53 это графа под номером 23. Данную отметку имеет право прописывать кассир предприятия, т.к. именно он ответственный за выдачу денежных средств сотрудникам предприятия. Если же работник получил свою заработную плату, ему необходимо в графе номер 5 поставить свою подпись, которая является подтверждением получения наличных денежных средств.

В самом конце заполнения платежной ведомости ответственное лицо, а именно кассир предприятия должен указать общую сумму прописью, которую он выдал сотрудникам, а так же сумму, которая осталась с пометкой «Депонировано». Данные записи кассир в обязательном порядке должен засвидетельствовать своей подписью. Только после этого документ отдается на проверку главному бухгалтеру. Далее, если никаких замечаний не последует, платежная ведомость подписывается главным бухгалтером предприятия.

Все платежные ведомости предприятия регистрируются в журнале по форме Т-53а. Данный документ заводится сроком на один календарный год, но храниться на протяжении пяти лет.

Недостатком платежной ведомости является, то, что информация, отображенная в документе, не является конфиденциальной.

Источник: forms-docs.ru

Для чего необходим документ

Платежная ведомость — это документ, содержащий сумму заработной платы, которая выдается на руки сотрудникам. Бумага составляется в одном экземпляре. Действие выполняет бухгалтерия организации.

Выплата денег по ведомости может осуществляться в течение нескольких дней. Бумага составляется сразу для нескольких сотрудников. Образец зарплатной ведомости применяют при составлении отчетности.

Составление ведомости

Чтобы кассир, ответственный за выдачу заработной платы работников, приступил к выполнению обязанностей, он должен получить заверенную ведомость выдачи заработной платы. Действия выполняет директор организации.

Чтобы документ приобрел силу, главное должностное лицо компании должно подписать его. Наличие реквизита служит стартом для начала действия кассира. Для того, чтобы ведомость приобрела силу, ее обязан заверить не только директор организации. На бланке документация должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

Сотрудник удостоверяет документы только в том случае, если в бумаге отсутствуют ошибки.

В момент предоставления денежных средств, работники должны подтвердить получение заработной платы. Для этого они тоже обязаны оставить на платежной ведомости подписи.

Правила заполнения: скачать бланк

Бланк платежной ведомости на выдачу зарплаты представляет собой таблицу. Она состоит из 6 полей. В ней указывается:

• данные человека, получающего заработную плату;
• номер;
• размер выплаты;
• подпись сотрудника в получении денежных средств.

Обычно документ составляется бухгалтерии организации в электронном виде и затем распечатывается. Если компания не может самостоятельно создать документ, она обладает правом приобрести бланк Т-53, который является основой для документа, в специализированных магазинах.

Документ начинается с титульного листа. В разделе должны присутствовать:

• название фирмы;
• название филиала, если заработная плата выдается его сотрудникам;
• дебит счета 70.

Затем человек, ответственный за заполнение бумаги, обязан указать дату, которая содержит информацию о том, когда будет производиться выплата заработной платы.

На титульном листе должна присутствовать подпись руководителя предприятия с расшифровкой и указанием должности. Здесь должен расписаться и главный бухгалтер.

Кроме того, нужно прописать дату, когда документ был подписан ответственным специалистом. Следует помнить, что бумагу нужно составить не позднее срока выдачи средств и подписания документа главным бухгалтером.

Чтобы упростить процедуру составления, можно использовать образец заполнения формы т 53 платежной ведомости на выдачу заработной платы.

Затем идет табличная часть документации. Здесь должен присутствовать срок расчетного периода. Размер табличной части зависит от количества специалистов, которые осуществляют деятельность на предприятии.

1. В 1 графе необходимо указать порядковый номер сотрудника.
2. Далее следует табельный номер работника. Данные берутся из личного из личной карточки специалиста.
3. 3 графа предназначена для указания ФИО. Предыдущие данные необходимы для того, чтобы избежать путаницы, если на одном предприятии осуществляют деятельность несколько сотрудников с идентичными именем и фамилией.
4. 4 столбец предназначен для указания суммы, которую получит сотрудник. Выплата должна быть прописана цифрами.
5. В 5 столбце сотрудник оставляет подпись в момент получения денежных средств. Последний столбец необходим, если денежные средства выдаются другому специалисту по доверенности. Если подобный факт отсутствует, в графе ставится прочерк.

В бумаге не должно присутствовать ошибок. Если подобный факт имел место быть, ведомость необходимо переделать. Для этого кассир, отвечающий за выдачу денежных средств работникам предприятия, должен отправить ведомость на переделку в бухгалтерию компании. Из правила бывают исключения.

Если возможность переделать ведомость отсутствует, ошибочные данные необходимо аккуратно зачеркнуть и прописать правильную информацию. Скачать бланк платежной ведомости на выдачу заработной платы можно здесь.

Особенности закрытия

Согласно действующему законодательству, ведомость необходимо закрывать. Действие выполняется, когда истекает дата действия бумаги, которая прописана в титульной части документации.

Если не все денежные средства были выплачены, срок работы документа подошел к концу, его все равно необходимо закрыть. Однако процедура в таком случае имеет ряд особенностей. Напротив данных сотрудника, который не получил заработную плату, необходимо указать «депонированная«.

Специалист, ответственный за закрытие ведомости, производит подсчет количества денег, которые были выплачены, и суммы, которую работники своевременно не получили. Данные указываются в конце табличной части документа. Сведения необходимо вписать как прописью, так и цифрами.

В бланке должна быть указана должность ответственного за выплату заработной платы сотрудника. Кроме того, он должен подписать бумагу и расшифровать подпись.

На взятую из кассы массу денежных средств выписывается кассовый ордер, дата составления и номер которого должны быть указаны в конце табличной части закрываемой документации.

Затем, бумага передается бухгалтеру, который в свою очередь подписывает ее, указывает дату выполнения действия и расшифровывает подпись.

vashbiznesplan.ru

Скачать бланк и образец платёжной ведомости по форме Т-53

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк платёжной ведомости по форме Т-53 .xlsСкачать образец заполнения платёжной ведомости по форме Т-53 .xls

Кто заполняет форму Т-53

Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.

Порядок заполнения бланка Т-53

Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.

Оформление первой страницы

• Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).


• Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
• Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
• В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
• После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
• Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.

Теперь визуально:

Заполнение второго листа

Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.

1. Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.


2. Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся в личных карточках работников организации).
3. В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
4. В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
5. В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
6. Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.

В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче

Виза директора на форме Т-53

Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.

И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.

Исправления в платежной ведомости

Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.

Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.

Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.

Как закрыть платежную ведомость

Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:

1. Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
2. Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
3. Заверить ведомость подписью;
4. Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.

После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.

assistentus.ru

Понятия

Дадим определение.

Ведомость по зарплате – это бухгалтерский документ, в котором указаны все данные о зарплате каждого сотрудника.

Назначение документа

Процедура расчета заработной платы начинается с заполнения табеля рабочего времени и заканчивается выдачей денег или переводом на расчетный счет сотрудникам.

Немаловажную роль в этом процессе выполняет платежная ведомость. Она является конечным документом, куда заносится итоговая сумма к выдаче каждого работника. Оформляется при выдаче денег через кассу или переводом на расчетный счет.

Ведомость имеет четко структурированную форму. Составляется в целом на предприятие или по подразделениям, если штат сотрудников довольно большой.

Сведения в нее вносятся из расчетных листков по заработной плате, составляемых на каждого сотрудника.

Действующие нормативы и формы ведомостей

В законодательстве закреплены следующие формы ведомостей:

• Т-51 – расчетная;
• Т-49 – расчетно-платежная;
•  Т-53 – платежная.

Далее рассмотрим их более внимательно.

Расчетная Т-51

Расчетная ведомость по форме №Т-51 относится к первичной бухгалтерской документации.

Такая форма подходит для сотрудников, получающих заработную плату на расчетный счет.

Сумма, указанная с фамилией сотрудника, должна быть точно перенесена в расходно-кассовый ордер, составленный на него.

При выборе в организации безналичной формы расчета с сотрудниками заполнение других форм ведомости заработной платы не требуется.

Пример заполнения:

Образец-Т-51-1

Платежная Т-53

Форма платежной ведомости №Т-53 включает в себя суммы выплат сотрудникам организации и зарплату наемных работников.

Отличие от формы №Т-51 заключается в том, что в него не заносится количество реально рабочих часов.

Пример заполнения:

Образец-T-53-1

Расчетно-платежная Т-49

Платежная ведомость по форме №Т-49 представляет собой документ, по которому начисляется и выплачивается зарплата работникам организации.

Такая форма упрощает и сокращает документооборот в бухгалтерии. Она представляет собой сочетание первых двух ведомостей. Применяется при выплате сотрудникам зарплаты наличными денежными средствами.

Совет: при расчете с сотрудниками безналичным способом используйте ведомость по форме №Т-51.

Пример заполнения:

образец-Т-49-1

Для ИП

Ведомости по зарплате для ИП аналогичны составлению их на предприятиях.

При выдаче своим сотрудникам денег из кассы должна быть сформирована расчетная и расчетно-платежная ведомость. Это основной документ при начислении зарплаты. В них должны быть указаны начисленные за отчетный период суммы и удержания за нарушения.

В графе к выплате сумма будет стоять, полученная путем вычитания из начисления правонарушений.

Случаи составления

Из названия следует, что ведомость составляется при выплате заработной платы.

Она включает все начисления и удержания, которые были у сотрудника за последний отчетный период (месяц).

Ведомость является обязательным документом для бухгалтерской отчетности.

При выдаче денег через кассу в ней каждый сотрудник проставляет свою подпись о получении. Подтверждается факт выплаты в установленный срок.

Ведомости выдачи и начисления заработной платы в документообороте

Оформление и заполнение

Форма платежной ведомости позволяет включить в список несколько сотрудников, поэтому на каждого оформлять расходно-кассовый ордер не нужно.

К минусам можно отнести открытость зарплаты каждого сотрудника для других.

После оформления ведомость проверяет руководитель. Проставив подпись, директор передает документ кассиру. Только после этого можно начать выдавать деньги.

Каждый сотрудник проставляет свою подпись в строке напротив своей фамилии.

При отсутствии сотрудника на рабочем месте и невыдаче его зарплаты кассир депонирует общую невыплаченную сумму.

Если в организации принято применять форму №Т-49, то другие формы не составляются.

При безналичном расчете с сотрудниками составляется только форма №Т-51.

Содержание

Ведомость по зарплате составляется бухгалтером в 1 экземпляре.

Основания для заполнения – табель учета рабочего времени, штатное расписание, заявления на отпуск, отгулы, личные карточки сотрудников и т.д.

Заполняется с двух сторон:

• 1 страница – титульный лист. Указываются полное наименование организации, дата составления, период, за который составлен документ, и общая сумма к выдаче.
• 2 страница – таблица со списком сотрудников (должность, табельный номер), рядом с каждой фамилией зарплата и общая сумма по документу к выдаче.

После составления бухгалтером документ передается руководителю для заверения. Только после всех подписей кассир имеет право начать выдачу зарплаты.

Нумерация

При большом количестве сотрудников документ распечатается на нескольких страницах.

Каждой присваивается свой номер. Листы скрепляются в один документ. Количество листов указывается в соответствующей графе.

Ответственные лица

При составлении ведомости по зарплате ответственными лицами выступают руководитель организации и главный бухгалтер.

При невыплате доплаты или выплате большей суммы на главного бухгалтера будет наложено административное взыскание. Без подписи должностного лица ведомость считается юридически недействительной.

Ответственность кассира: принятие, хранение, выдача и сдача денежных средств по платежной ведомости. При отсутствии кассира, трудовые функции возлагаются на бухгалтера.

Кто подписывает?

Право подписи ведомости по зарплате налагаются на составителя ведомости (главного бухгалтера) и проверяющего лица (руководителя).

При отсутствии главного бухгалтера в день выдачи зарплаты приказом назначается другой бухгалтер для оформления и подписи ведомости.

При отсутствии руководителя, подписывает его заместитель или другое должностное лицо, наделенное правом подписи.

Можно ли вносить исправления?

Исправления вносить разрешено.

Необходимо учитывать следующие правила:

• неверная информация зачеркивается одной чертой;
• сверху пишется правильный вариант;
• для заверения ставятся подписи ответственных лиц;
• указывается дата внесения исправлений.

Бланки

Скачать бесплатно бланки ведомостей можно на нашем сайте:

бланк-Т-51

Бланк-форма-Т-49

Бланк-форма-Т-53

Сроки выдачи

Срок выдачи зарплаты по платежной ведомости ограничен сроком в 3 дня с момента заполнения формы.

Далее не выданные денежные средства будут депонированы в кассе. Для их получения, работник должен устно или письменно обратиться к кассиру. Тот, в свою очередь, оформляет в банк заявку на получение денег.

При неполучении сотрудником денежных средств в течение 3 дней с момента оформления ведомости:

• сотрудник с заявлением обращается к кассиру, чтобы ему выдали зарплату;
• ожидает следующей выдачи денежных средств на предприятии (аванс или зарплата);
• получение денежных средств в день депонированных выплат, если такой предусмотрен.

Хранение и учет

Хранится в бухгалтерии. Сшивается в архив вместе с другими кассовыми документами.

Сроки хранения

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» документ относится к первичной документации и хранится 5 лет.

Действия при утере

Согласно Письму МинТруда от 27 ноября 2001г №8389-ЮЛ, ответственность за хранение ведомости по зарплате возлагается на работодателя.

При утере необходимо оформить приказ о создании комиссии для расследования происшествия. В нее входят работники бухгалтерии, кадровый отдел и т.д. Комиссия должна запросить объяснительные записки у всех сторон, которые несли ответственность за хранение. Проведя расследование, составляется акт. В нем указываются причины, которые привели к утере ведомости и рекомендации по мероприятиям для ее восстановления.

Наилучший вариант для решения проблемы — это восстановление документа. Для этого повторно распечатывается платежная ведомость. Проставляются все подписи, в том числе сотрудников.

При невозможности заполнить строки по причине увольнения части работников следует оставить их пустыми или указать «восстановить не удалось».

На повторной ведомости обязательно нужно сделать надпись «Дубликат».

Таким образом, ведомость по зарплате является неотъемлемым документом при начислении заработной платы сотрудникам. В зависимости от способа выдачи денег, документ подразделяется на формы №Т-51, №Т-53, №Т49.

Заполняет документ бухгалтер. Подписывает и несет ответственность за неполную выплату зарплаты сотрудникам или выплату сверх необходимого главный бухгалтер и руководитель предприятия.

При допущении ошибок разрешено вносить исправления. Ведомость храниться в бухгалтерии в течение 5 лет.

kadriruem.ru

Порядок заполнения платежной ведомости

Необходимость применения платежной ведомости появляется в тех случаях, когда выплаты надо провести в дни, не совпадающие с обычными датами выплаты заработной платы. Если обычно для расчета и оплаты труда применяются расчетные (например, в случае выплаты заработной платы на карточные счета) или расчетно-платежные ведомости, то в единичных и незапланированных случаях используется платежная ведомость.

Так же как и расчетно-платежная, платежная ведомость состоит из трех частей, титульной, табличной и итоговой. Титульная часть содержит наименование предприятия (фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя) и, при наличии, его структурное подразделение. В верхнем правом углу обязательно необходимо проставить определенный руководителем предприятия срок, в течение которого производятся выплаты. Такой срок не может быть более пяти дней, включая день снятия наличных денежных средств с банковского счета. В титульной части ведомости также указывается дата её составления и номер в соответствии с регистрацией в журнале. Также, в титульной части указывается числами и прописью сумма денежных средств, которые предполагается выдать сотрудникам.

Для проведения выплат по платежной ведомости её бланк должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. Перед проведением выплат по ведомости, кассир должен убедиться в наличии подписей руководителя и главного бухгалтера в документе.

Табличная часть ведомости содержит сведения о выплатах:

• номер по порядку,
• ФИО получателя денежных средств,
• табельный номер,
• сумма к выдаче.

В последней графе ставятся подписи работников в получении денег. Только собственноручная подпись работника может подтвердить факт получения им денежных средств. В случае если денежные средства, по какой-либо причине, не будут выплачены работнику, в этой графе делается отметка об их депонировании.

В итоговой части кассир указывает выплаченные и невыплаченные суммы, в том числе суммы подлежащие депонированию и последующему возврату в банк. Реестр сумм подлежащих депонированию составляется в произвольной форме.

Обратите внимание: Недостатком выплат с использованием платежной и расчетно-платежной ведомостей признается то, что работники, получающие деньги, могут видеть размер заработной платы друг друга.

Так как при выплатах по платежной ведомости составляется РКО, то его реквизиты также указываются в итоговой части. По окончании выплат расходный кассовый ордер составляется только на сумму выплаченных денежных средств. Суммы депонированных средств в общей сумме кассового ордера не учитываются. О расходе денежных средств, в конце рабочего дня, делается запись в кассовой книге.

Предприятие или предприниматель выплачивающие заработную плату с использованием платежных ведомостей в обязательном порядке ведут журнал их регистрации по форме № Т-53а. Непосредственно ведение журнала поручается работнику бухгалтерии. Платежная ведомость составляется в одном экземпляре. Для хранения платежных ведомостей предусмотрен пятилетний срок, который отсчитывается с конца отчетного года. Но и после этого срока они не могут быть уничтожены, так как относятся к документам учета труда и заработной платы. Архивное хранение платежных и расчетно-платежных ведомостей осуществляется в течение семидесяти пяти лет. Передача таких документов в архив обязательна.

Выплата наличных денег по платежной ведомости

Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем. При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями. С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе. Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.

С целью обеспечения безопасности хранения и выдачи денежных средств, все кассовые операции должны производиться в специально оборудованных помещениях — кассах.

Выдавать денежные средства кассир может только лицу, указанному в ведомости, либо его представителю по доверенности. При выплате денег по доверенности об этом делается отметка перед подписью уполномоченного лица. Оригинал доверенности подшивается и хранится вместе с ведомостью. В том случае если передать оригинал кассиру не представляется возможным (доверенность на получение денег от нескольких лиц, либо многоразовая доверенность) то с неё снимается копия, которая в дальнейшем заверяется в установленном на предприятии порядке. Если по доверенности производится несколько выплат, то оригинал подшивается к ведомости при последней выплате.

Нормативными актами предусмотрено обязательное удостоверение личности получателя денежных средств.

Обратите внимание: платежные ведомости могут заинтересовать не только налоговую инспекцию при соответствующей проверке, но и трудовую при проверке правильности соблюдения трудового законодательства. Рассматриваемые документы являются не только первичными для бухгалтерского учета, но и являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты.

Исправления в платежной ведомости

Иногда так случается, что при заполнении документ может быть испорчен. Если это произошло до подписания платежной ведомости, то испорченный бланк стоит, конечно же, уничтожить. Если на документе уже стоят подписи руководителя и главного бухгалтера, а возможно и работников получивших оплату, то возникает вопрос: можно ли вносить в такой документ исправления.

В отличие от приходных и расходных кассовых ордеров (кассовых документов) в платежные ведомости, составленные на бумажном носителе, исправления вносить можно. Ведомости относятся к первичным документам, а, следовательно, порядок внесения в них исправлений установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Согласно предусмотренному законом порядку, в исправляемом документе необходимо проставить напротив исправления дату и подпись лица, которое исправления вносит. Вносить исправления могут только лица составлявшие документ. Для платежной ведомости таким лицом может быть кассир. Рядом с росписью исправителя в обязательном порядке проставляется его имя и фамилия.

ipshnik.com

Унифицированный бланк или произвольный

Ведомость выдачи заработной платы — один из используемых внутри компании учетных документов, которые подтверждают процедуру, связанную с выдачей налички из кассы.

Учитывая право компаний самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, встает вопрос: можно ли самим придумать, утвердить и применять платежную ведомость или придется довольствоваться привычной для всех унифицированной формой Т-53?

Ответ на этот вопрос содержится в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, из которой понятно, что с 2013 года унифицированные формы документов применять необязательно.

Однако это относится не ко всей первичке — обязательными остались формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Платежную ведомость можно отнести к разряду таких бумаг.

ВАЖНО! Применение платежной ведомости регламентировано Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций.

Чтобы не нарушать порядок ведения операций с наличными денежными средствами, следует использовать платежную ведомость 0301011 (абз. 2 п. 6 Указания № 3210-У). Индекс платежной ведомости, соответствующий ОКУД 0301011: Т-53. Такая форма утверждена в качестве унифицированной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк платежной ведомости по форме Т-53 можно на нашем сайте:

Скачать форму Т-53

Чем заменить платежную ведомость

Применение унифицированной платежной ведомости по форме Т-53 не единственный вариант оформления выдачи заработанных средств имеющему на это право лицу. Оформление этой процедуры можно провести и с помощью других документов — они предусмотрены тем же Указанием № 3210-У.

Например, выдать зарплату одному человеку можно с помощью расходного кассового ордера (форма № КО-2), а групповую выплату организовать с помощью расчетно-платежной ведомости (форма Т-49).

Документально оформить выдачу зарплаты помогут материалы нашего сайта:

• «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты

Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.

Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).

ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).

Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.

Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.

Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.

Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.

Прежде чем расписаться в ведомости, кассир обязан указать в отдельных строках выплаченную и депонированную суммы, а также номер и дату РКО (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).

О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.

Начисления, подлежащие выплате: заполняем табличную часть ведомости

В основе заполнения табличной части формы Т-53 лежит ведомость начисления заработной платы. Начисления производятся специалистами фирмы на основе окладов, тарифов, сдельных расценок — в зависимости от применяемых в компании форм оплаты труда.

До внесения информации о заработанных средствах в табличную часть платежной ведомости из начисленных сумм производятся необходимые удержания (алименты, возмещение ущерба и др.), вычитается НДФЛ. Результат вычислений заносится в графу 4 платежной ведомости.

Каждая сумма рассчитанной зарплаты заносится в отдельную строку табличной части ведомости выдачи заработной платы (скачать бланк которой вы сможете на нашем сайте).

Для персонификации начисленных сумм в ведомости предназначены графы 2–3, в которых содержится информация о табельном номере и Ф. И. О. получателя.

Графа 5 таблицы платежной ведомости предназначена для подтверждения факта выдачи денежных средств из кассы или для проставления отметок о депонировании невыплаченных сумм.

Отдельного внимания заслуживает графа 6 «Примечание». В обычной ситуации, когда деньги получают лично сотрудники фирмы, она не заполняется. Информация в ней появляется, к примеру, при выдаче зарплаты по доверенности. В этом случае в указанной строке кассиром производится запись «по доверенности», а сама доверенность прилагается к платежной ведомости (п. 6.1 Указания № 3210-У).

Где увидеть образец платежной ведомости

Образец ведомости на выдачу заработной платы вы можете скачать на нашем сайте:

Скачать образец платежной ведомости

Итоги

Платежные ведомости на выдачу заработной платы включают множество обязательных для заполнения полей: от сроков выплат денежных средств до детального указания сумм выплаченных и депонированных зарплат.

Подписывают такую ведомость несколько человек: руководитель фирмы, ответственное лицо, осуществившее выплату, главный бухгалтер и бухгалтер, исполняющий контрольные функции.

nalog-nalog.ru

Платежная ведомость (форма Т-53) – документ, который применяется при выплате заработной платы работнику предприятия. В документе указывается общая сумма, которая подлежит выдаче наличных денежных средств сотруднику.

Каждая платежная ведомость составляется на конец отчетного периода (как правило, это месяц) уполномоченным на то лицом. Как правило, этим лицом является работник бухгалтерии, а именно кассир предприятия.

Форма платежной ведомости является унифицированной и имеет код по ОКУД 0301011. Предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать удобную для использования форму данного бухгалтерского документа, руководствуясь формой Т-53 как шаблоном.

Данный документ имеет необходимые для заполнения реквизиты, такие как: дата документа, дата составления, ФИО лица, ответственного за составление ведомости, отчетный период и сумма начисленной заработной платы.

В конце каждой платежной ведомости указывается сумма фактически выплаченной заработной платы, так и депонированной суммы (не выплаченные денежные средства в силу определенных обстоятельств: отпуск, больничный, командировка и т.д.). Отметку «Депонировано» следует ставить напротив тех фамилий сотрудников, которые не получили заработную плату. Согласно официальной форме Т-53 это графа под номером 23. Данную отметку имеет право прописывать кассир предприятия, т.к. именно он ответственный за выдачу денежных средств сотрудникам предприятия. Если же работник получил свою заработную плату, ему необходимо в графе номер 5 поставить свою подпись, которая является подтверждением получения наличных денежных средств.

В самом конце заполнения платежной ведомости ответственное лицо, а именно кассир предприятия должен указать общую сумму прописью, которую он выдал сотрудникам, а так же сумму, которая осталась с пометкой «Депонировано». Данные записи кассир в обязательном порядке должен засвидетельствовать своей подписью. Только после этого документ отдается на проверку главному бухгалтеру. Далее, если никаких замечаний не последует, платежная ведомость подписывается главным бухгалтером предприятия.

Все платежные ведомости предприятия регистрируются в журнале по форме Т-53а. Данный документ заводится сроком на один календарный год, но храниться на протяжении пяти лет.

Недостатком платежной ведомости является, то, что информация, отображенная в документе, не является конфиденциальной.

forms-docs.ru

Источник: otkroybiznes.guru

Что это за документ

Работающее предприятие время от времени выдает из кассы денежные средства. Один из наиболее известных примеров — выплата заработной платы. Еще совсем недавно большинство российских предприятий выдавали ее исключительно наличными. 

В утвержденный в компании период зарплата переводится на счет каждого сотрудника, заранее открытый в банке. Получать наличные гражданин будет через банкомат. Тем не менее, ведомость на выдачу денежных средств все еще используется на предприятиях.

Ведомость — документ, предназначенный для осуществления учета внутри компании. Ее основное предназначение — учет осуществления выплат заработных плат за каждый отчетный период. Как правило, оформляется ежемесячно.

Заработная плата сотрудникам выдается из кассы. При получении начисленных средств каждый из них должен расписаться. Ответственный работник за составление платежной ведомости — это бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты или кассир.

По ней выдается:

• начисленная зарплата;
• полагающаяся студенту стипендия;
• премиальные за отличия в работе;
• благотворительная помощь.

По данному документу могут выдаваться наличные гражданам, не состоящим в трудовых отношениях с компанией по договору. В данном случае необходимо производить оформление отдельной ведомости с указанием цели выплаты.

Отметим, что существует несколько типов унифицированных форм ведомостей:

• Т-49;
• Т-53;
• КО-2.

Последняя является ни чем иным, как кассовым ордером. Ниже мы рассмотрим варианты применения различных форм.

Когда она нужна

Перед бухгалтером или кассиром, выдающим зарплату и премии для сотрудников наличными средствами, встает вопрос целесообразности использования той или иной унифицированной формы платежной ведомости.

По форме КО-2 возможна выдача заработной платы или ее части из кассы, но сделать это можно в отношении одного сотрудника. Ее использование не нарушает норм, но и не должно осуществляться постоянно. Скорее, это быстрое решение проблемы.

В большинстве случаев на предприятиях применяется форма за номером Т-53. Ее уместно заполнять при наличии большого количества сотрудников, тогда как в компаниях с небольшим штатом применяют форму Т-49.

Второй вопрос, который интересует бухгалтеров, является ли применение унифицированных форм обязательным или компания имеет полное право разработать собственную форму ведомости, которая будет удобна ей. За разъяснением обратимся к законодательству РФ.

С одной стороны, Министерство финансов России выпустило информацию за номером ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 года, где указывается, что с начала 2013 года считается необязательным применение унифицированных форм компаниями.

С другой стороны, в их число не вошли те бланки, что были утверждены на основании федерального законодательства. Платежная ведомость в это число входит.

Более того, Центральный банк РФ прямо указывает на необходимость применения утвержденных бланков при ведении кассовых операций (см. п. 6 Указания ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года). При внесении изменений в 2017 году данные нормы остались прежними.

Напоминаем, что номера унифицированных форм (ОКУД) соответствуют:

• ордер 0310002 — КО-2;
• ведомость 0301009 — Т-49;
• ведомость 0301011 — Т-53.

Итак, при выплате заработной платы или стипендии понадобится скачать бланк документа и грамотно заполнить его.

Как писать

Расскажем о том, как заполнить ведомость той и другой формы. Ордер во внимание брать не будем.

Предлагаем скачать бесплатно бланки обеих форм документов в формате Excel:

Эти документы имеют по 2 страницы каждый. Расскажем о правилах заполнения и предоставим образец.

Порядок заполнения схож.

1. Вверху указывается наименование организации (например, ООО «Челябинский продукт») и наименование структурного подразделения, осуществляющего выдачу наличности. Если его нет, ставится прочерк.
2. Указывается в специальной ячейке корреспондирующий счет (например, при выдаче заработной платы это счет 70).
3. Срок выдачи денежных средств определяется администрацией предприятия, но временной промежуток ограничен пятью рабочими днями (согласно п. 6.5 Указаний ЦБ РФ №3210-У от 11 марта 2014 года), включая день получения наличных из банка.
4. После внесения суммы, которая выделяется для расчетов с сотрудниками, свою подпись ставит руководитель, ниже — главный бухгалтер.
5. Расчетный период важен для бухгалтерской отчетности.
6. Теперь необходимо поочередно внести в ведомость причитающиеся суммы на каждого сотрудника. Они складываются из окладов, премий и других начислений за минусом удерживаемых средств и НДФЛ. Если зарплата сотруднику в срок не выдана, в графу 23 (ведомости Т-49) и 5 (ведомости Т-53) вписывается «депонировано».
7. Только после заполнения табличной формы и окончания периода выплат можно заполнять данные в нижней части документа. В ней расписываются суммы выплат и депонированных средств, ставится подпись ответственного лица.

Обращаем внимание на графу 6 формы Т-53 «Примечание». Если сотрудник получает зарплату сам, она остается пустой.

Другое дело — получение средств сторонним лицом. В этом случае оформляется доверенность. В строку 6 вносится запись «выдано по доверенности», а сам документ-основание обязательно прилагается к ведомости.

Образец заполнения формы Т-53:

Образец заполнения ведомости Т-49:

Платежная ведомость имеет обязательные поля для заполнения. Она должна максимально подробно отражать расход наличных средств. Ответственное лицо обязано четко проверять данные и действовать в рамках действующих норм. Основная задача — правильно произвести расчет.

Источник: juristampro.ru

Платежная ведомость для безналичной выплаты заработной платы

Зарплата работникам может выдаваться в наличной и безналичной форме. При карточной системе безналичного учета нет необходимости заполнять полный реестр начислений. Для этого случая разработана платежная ведомость Т-51. Такой бланк является конфиденциальным и не предусматривает графы подпись. Итоговые начисления по сотрудникам распределяются по лицевым банковским счетам.

Заполнение ведомости для безналичной выдачи

Реестр платежей для безналичного перечисления денежных средств должен содержать номера лицевых счетов сотрудников. Обычно такую ведомость в произвольной форме разрабатывает банк, через который осуществляются платежи. Кроме того, для удобства зачисления средств на пластиковые карты, кредитная организация предоставляет электронные программы, осуществляющие распределение средств в автоматическом режиме без формирования большого количества платежных поручений.

Бланки для наличной выдачи зарплатных начислений

Для наличной выдачи заработной платы бухгалтеры используют два вида бланков Т-49 и Т-53. Бланк расчетно-платежной ведомости Т-49 содержит довольно подробную информацию о количестве отработанных дней, тарифной ставке и всех начислениях и удержаниях. При выдаче зарплаты сотрудник может подробно ознакомиться с алгоритмом расчета его оклада и в случае несогласия, опротестовать итоговую сумму. При получении денежных средств работник расписывается в специальной графе.

Сокращенной формой платежной ведомости можно считать форму Т-53. Это наиболее распространенный денежный реестр, который удобно применять в компаниях с большой списочной численностью сотрудников.

Можно ли дорабатывать унифицированную форму

В некоторых случаях предприятия дорабатывают унифицированный бланк с учетом специфики начислений. Такое внесение изменений допускается, но с условием сохранения в бланке обязательных строк. Вносимое видоизменение прописывается в приложении к учетной политике компании и утверждается приказом директора

Какие строки расчетной ведомости являются обязательными

Наиболее трудоемкими по заполнению можно считать формы Т-49 и Т-51. Если расчет заполняется на бумажном носителе вручную, то особенно важно соблюдать аккуратность при написании цифр, так как исправления в ведомости не допускаются.

В официальной шапке ведомости должно быть прописано название организации, срок предоставления документа в кассу для выплаты денег и итоговая сумма начислений. Реестр сотрудников можно составлять по табельным номерам или по алфавиту. Второй способ наиболее удобен при поиске начислений для внесения подписи. Платежная ведомость подписывается директором и главным бухгалтером, а затем отправляется в кассу на оплату.

В редких случаях исправления в ведомости допускаются

По правилам заполнения первичных бухгалтерских документов, исправление информации предусмотрено только в крайних случаях. Перед тем как приступить к выдаче денежных сумм, кассир обязан хорошо проверить весь документ и при обнаружении ошибки, вернуть бланк на доработку.

Если выдача зарплаты уже началась, то некорректные сведения аккуратно зачеркиваются, а сверху пишутся правильные. При внесении изменений в реестр, исправленные цифры заверяются сотрудником, к которому относилась такая информация. Также в строке ставится дата внесения изменений. При несоблюдении таких правил, платежная ведомость утрачивает свою юридическую силу.

Правила выдачи денежных средств по платежной ведомости

За получением денежных средств каждый работник является лично. При себе он должен иметь документ, подтверждающий его личность. В графе примечания кассир ставит пометку о том, какой документ был предъявлен. По истечении срока выдачи платежная ведомость закрывается. Кассир внимательно просматривает все записи и в случае обнаружения отсутствия подписи ставит в строке надпись «депонировано». Невостребованная сумма поступает обратно на расчетный счет. В конце таблицы подсчитываются суммы выданной и депонированной заработной платы, которые при сложении должны совпадать с общей суммой документа.

Процедура закрытия ведомости

Любой бухгалтерский документ должен быть тщательно проверен и завизирован ответственным лицом. После подсчета невостребованных денежных средств кассир предприятия выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной зарплаты, номер которого записывается в ведомости. На основании такого первичного документа в учете будут сделаны корреспондирующие проводки. Бланк платежной ведомости регистрируется в специальном журнале, в котором прописывается дата выдачи, сумма ведомости и период.

В каком виде и как долго нужно хранить платежную ведомость

После того как расчетная ведомость будет закрыта, ее подшивают в отдельную папку, в которой должны быть собраны все реестры за год. Архивное хранение такого документа длится 75 лет, так как данный реестр служит источником информации, которая может потребоваться при начислении пенсий и пособий, а также для проверки правильности начислений налоговыми органами. Хранение ведомости в электронном виде не допускается, так как бланк должен содержать реальные подписи сотрудников.

Платежная ведомость Т-53 заполняется для отображения факта получения заработной платы сотрудниками организации или ИП. Иногда вместо нее используется расходный кассовый ордер, однако в большинстве случаев применяется форма Т 53, поскольку она удобнее и рациональнее. Одна такая ведомость может включать в себя данные о получении зарплаты несколькими работниками.

Сам расчет производится по ведомости формы Т-51. Иногда бухгалтер может заменить эти две формы одной — Т-49. В этом случае первые две не составляются. Существует несколько особенностей работы с данными формами, о которых будет рассказано далее.

В каких случаях используется?

Платежная ведомость форма Т-53 образец заполнения находится по ссылке.

Запретов на выбор той или иной формы платежной ведомости нет. Владелец бизнеса или бухгалтер может самостоятельно определить, какой документ для него удобнее. Главное, чтобы заполненные ведомости включали в себя всю необходимую информацию о проведенных расчетах и факте выдачи начисленной заработной платы сотрудникам.

Наиболее часто бланк платежной ведомости Т-53 применяется в организациях, где работает большое количество людей. Она составляется на основании полученных и сопоставленных данных, по факту выдачи денег.

Как правильно заполнить?

Форма Т-53 — это бланк минимум из двух листов. Первый из них — титульный, второй или остальные — список сотрудников и сумм для выдачи каждому из них. Заполняется следующим образом:

1. 1. Наверху титульного листа указывается название организации. Если у вас — филиал, отделение и т.п., то это также должно быть приписано снизу под названием. Для этого в бланке есть дополнительная строка.
   2. Строка под названием «Корреспондирующий счет» нужно отметить счет 70, означающий расчеты с сотрудниками по оплате труда.
   3. В графе сроков отмечается тот период, на который сумма, нужная для выдачи заработной платы, будет обналичена.
   4. В строке «Сумма» выставляется общая цифра выданной зарплаты, пишется и числами, и прописью.
   5. Номер ведомости определяется в организации или ИП согласно тому, какой будет присвоен. Дата выставляется текущая.
   6. В строку «Расчетный период» вносится тот месяц или период, за который выданы деньги.

• На ведомости должна стоять подпись главного бухгалтера и руководителя.

1. Второй лист — таблица с данными о выданной каждому сотруднику зарплате: порядковый номер и табельный, ФИО, сумма, подпись. Каждый работник при получении денег должен расписаться в выделенной для этого графе. В исключительных случаях бывает, что по той или иной причине кто-то из сотрудников не получает зарплату в срок, который был указан на титульном листе. Тогда напротив его фамилии ставится отметка о том, что выделенная сумма была депонирована.
2. При подведении итогов, когда заплата уже выдана, под таблицей ставится сумма полученных работниками денег прописью, а также депонированная сумма — цифрами. Далее делается отметка «Выплату произвел… » — ФИО, должность. Это может быть бухгалтер, начальник, кассир — словом, тот, кто ответственен за данную процедуру в ИП или организации.
3. Еще ниже прописывается «расходный кассовый ордер» и его дата и номер. Ордер должен быть тот, по которому производились выплаты. Документ должен быть проверен в бухгалтерии и заверен подписью бухгалтера.

Изменения и закрытие

Лучше всего оформлять данную ведомость чистовым вариантом, чтобы в дальнейшем никаких исправлений в нее не вносить. Однако, если что-то пошло не так, стоит поступить следующим образом:

• исправьте недочеты, аккуратно их зачеркнув;
• измените данные;
• все лица, которые подписывали ведомость, должны заверить исправления и подписать их;
• обязательно выставляется дата изменений.

Еще лучше просто переписать все заново, если такое возможно.

Закрытие ведомости производится в срок, который был указан на титульном листе, независимо от того, все ли зарплаты были выданы. Особенности:

• возле ФИО работников, не получивших зарплату, выставляется отметка — «депонировано»;
• внизу под таблицей указывается общая выданная сумма и общая депонированная сумма;
• документ заверяет подписью кассир;
• далее должен быть выписан расходный кассовый ордер — в нем кассир указывает сумму выданных денег, а также проставляет в ведомости номер этого ордера.

Далее ведомость передается в бухгалтерский отдел. Правильное и внимательное заполнение ведомости — залог верности всех данных и подсчетов. Это может пригодиться при любой проверке. Поэтому стоит отнестись к ней очень серьезно.

Источник: bizkompass.com