Что такое пко и рко в бухгалтерии

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения приходно-кассового ордера .xls

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном.
последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).

Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

Источник: assistentus.ru

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

приходные;
расходные;
регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
кассовая книга — № КО4 (КК);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

название;
дата его составления;
наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
содержание операции;
количественные и денежные измерения операции;
должность лиц, совершивших и оформивших;
подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

суть операции вносится в строчке «Основание»;
общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

Прошить.
Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

№ ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: IPprof.ru

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Потребность в таком документе, как журнал регистрации ПКО и РКО, заключается в следующем:

Фиксация документооборота, что позволяет усилить контроль ведения учета.
Усиление мер безопасности компании. Это в первую очередь связано с необходимостью исключить подделку документов с целью незаконного получения денежных средств.
Дополнительная сверка операций, прошедших регистрацию в журнале и выявление ошибок.
Регулирование операций компании финансового плана контролирующими органами.
Контроль за соблюдением лимита кассы, то есть предельного значения суммы денежных средств, которые могут находиться в кассе.

Полностью заполненный журнал должен храниться в архиве компании в течение 5 лет. Если это необходимо, то контролирующие органы при проведении проверки могут изъять данный документ для ознакомления и выявления неточностей при проведении операций. В случае выявления каких либо нарушений по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам грозит штраф в размере от 4 000 рублей, а организации – до 50 000 рублей. Читайте также статью ⇒ АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В 2020 ГОДУ

Форма журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал, в котором регистрируются приходные и расходные кассовые ордера, заполняется по унифицированной форме КО-3, которая до недавнего времени была обязательной для всех и порядок ее ведения строго контролировался. В настоящее время данная форма носит только рекомендательный характер, так как содержит все необходимые сведения, отражающие суть документов, регистрируемых в ней. Даже если компания примет решения разработать свою форму журнала, то состоять она должна из следующих частей:

В первой части (слева) отражается основная информация, а также характеристика кассовых ордеров, по которым в компании происходит приход денежных средств и постановка их на учет.
Во второй части (справа) отражаются данные о кассовых ордерах, которые отвечают за расход денежных средств и снятие их с учета с баланса компании.

Данные документы вносятся в журнал регистрации согласно присвоенным порядковым номерам, датой оформления, суммами (проводимыми в учете) и с примечанием, отражающим суть операций. Форму данного журнала каждая организация вправе разработать самостоятельно. Однако, разрабатывать данную форму могут не все должности компании, а только те, что имеют доступ к приходным и расходным кассовым ордерам. К ним относят главного бухгалтера, либо иное лицо, уполномоченного вести в компании бухучет отдельным приказом. Утверждает самостоятельно разработанную форму журнала руководитель компании.

Важно! Составлять свою форму журнала имеет смысл в том случае, если конкретная компания планирует отражать более подробную информацию, чем это предусмотрено типовой формой. В иных случаях целесообразным будет использование типовой общепринятой формы журнала.

Также следует помнить, что если это необходимо, то допускается возможность ведения журнала регистрации ордеров в электронном виде.Однако, возможно это только в том случае, когда организация имеет электронную подпись, необходимую в этой ситуации. Читайте также статью ⇒ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Какие документы вносятся в журнал

В журнал регистрации вносят не только основные документы компании, но и дополнительные, отражающие приходит или списание денежных средств:

ПКО (приходный кассовый ордер). Этот документ является подтверждением поступления денежных средств на баланс компании. Оформляется он в единственном экземпляре. Когда кассир принимает денежные средства от покупателя, он заполняет приходный кассовый ордер (ПКО) на бланке КО-1. Такой документ состоит из двух частей, одной из которых является квитанция, предназначенная для выдачи лицу, внесшему деньги в кассу.
РКО (расходно-кассовый ордер). Этим документом подтверждается списание денежных средств с баланса компании. Оформление РКО отличается тем, что в большинстве компаний право подписи документа есть только у ограниченного круга лиц. Это, как правило, руководитель и главный бухгалтер. Составляется РКО в том случае, когда происходит выдача денежных средств из кассы компании или ее подразделения.
Зарплатная ведомость. Данный документ отражает затраты компании, имеющие отношение к отчислением на зарплату сотрудникам, оформленным в компании.
Счета на оплату. Это документы, на основании которых происходит выдача денежных средств из кассы.
Заявления от работников компании, в которых содержатся основания для выдачи денежных средств;
Иные ведомости на оплату расходов, имеющих отношение к деятельности организации.

Порядок оформления журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал регистрации кассовых ордеров имеет некоторые особенности составления и оформления. К ним относят следующие:

Данный способ учета устанавливается на определенный промежуток времени, утвержденный внутренними документами или уставом компании.
Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, опломбированы бумажной пломбой и содержать печать компании. Кроме того, также может предусматриваться наличие на пломбе подписей руководителей отделов.
Если документ заполняется от руки, то допустимо использование только шариковой ручки или чернил синего цвета.
На титульном листе журнала должна содержаться следующая информация: наименование документ, наименование компании или ее структурного подразделения, дата начала внесения данных, дата закрытия журнала, а также ФИО и должность ответственного за заполнение журнала сотрудника.
Основная часть журнала представлена одинаковыми листами с таблицей. В таблице содержится информация о реквизитах и основных показателях ПКО и РКО.

Информация в таблицу заносится по определенным строкам и столбикам и представлена следующими пунктами:

Дата составления ПКО. Дата составления и проведения ПКО должны совпадать с датой фактического оприходования денежных средств.
Номер ведомости. Обычно присваивается по порядку для подобных документов организации.
Сумма денежных средств, указанная в ПКО. Указывается та сумма денег, которая согласно ПКО была внесена в кассу компании.
Примечание. В этой части отражают некоторые особенности, которые сопровождают оформление документа. Указывается лицо, от которого была получена определенна сумма денег, иные причины оприходования, источник поступления средств и т.д.
Дата составления РКО. При внесении даты составления РКО следует учитывать, что непроведенные операции не подлежат отражению в данном журнале. Некоторые ответственные сотрудники стараются оформить данные документы заранее, но это может привести к том, что потребуется возвращать неиспользованные деньги. Внесение записи в журнал после нужно будет устранять, а это делать категорически запрещено.
Номер документа согласно внутренней порядковой нумерации РКО. Как правило, компания с нового календарного года обнуляет нумерацию ордеров и начинает ее заново.
Сумма денежных средств, выданных из кассы. Основанием для выдачи денежных средств может быть оплата поставщикам, инкассация и иные расходы. В журнале запрещены какие-либо округления, указанная в журнале сумма должна совпадать с той, что указана в РКО.
Комментарии, сопровождающие расход денежных средств и указывающие на причину оформления РКО. Указывается кому выданы деньги, а также характер использования средств.

Заполняя журнал, необходимо соблюдать сквозную нумерацию документов по приходу и расходу денежных средств. Например, если расходник зарегистрирован под номером 21, то следующий за ним должен идти под номером 22. Так происходит дополнительный контроль правильности ведения учета и составления документов. Ошибки при заполнении документа недопустимы. Если журнал не заполняется автоматически с помощью учетной программы, то возможны некоторые ошибки, возникающие в следствие человеческого фактора.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если в журнале регистрации ПКО и РКО допущена ошибка?

Ответ: Если в журнале регистрации кассовых ордеров допущена ошибка, то ее необходимо исправить. При этом ставится дата исправления и подпись ответственного сотрудника. Согласно требованиям некоторых компаний, в исправлении также должно присутствовать слово «Исправлено».

Источник: buhland.ru