Как правильно считать отпускные дни

Автор: Волкова М. Н., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Как показывает практика, при подсчете количества дней неиспользованного отпуска, за которые работодатель должен выплатить денежную компенсацию, возникает ряд вопросов, например, о том, как правильно посчитать количество дней, а также какие периоды включаются в стаж для расчета количества дней отпуска. На эти и многие другие вопросы ответим на основе практических примеров.

Начнем с того, что согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. В силу ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). Днем увольнения считается последний день отпуска.

Обратите внимание: при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом не имеет значения, получил ли работник право на ежегодный оплачиваемый отпуск (письма Роструда от 23.06.2006 № 944-6, от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Денежная компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

Сведения для определения количества дней отпуска

При подсчете количества неиспользованных дней отпуска необходимы следующие данные:

продолжительность отпускного стажа работника (количество лет, месяцев и календарных дней);
количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время работы;
количество неиспользуемых дней отпуска.

Отпускной стаж

В статье 121 ТК РФ сказано, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

1) время фактической работы;

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

3) время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

4) период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

5) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

1) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ. В данной статье указано, что работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:

появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр, а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных настоящим кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
при выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, определенном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;
в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

2) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

При определении отпускного стажа также необходимо воспользоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила № 169).

Обратите внимание: указанные правила применяются и в настоящее время в части, не противоречащей трудовому законодательству (ст. 423 ТК РФ).

Источник: www.audit-it.ru

Праздничные даты по Трудовому кодексу

Праздники – не просто красное число в календаре.

Все они назначаются по какому-либо важному событию. Чтобы не запутаться, какой день считается праздничным, а какой нет, в Трудовом кодексе есть специальная статья на этот случай. Ст. 112 ТК России содержит все праздники, которые отмечают на протяжении года:

Новогодние праздники отмечают в первых числах января, а именно с 1 по 6 числа. Также выходным является 8 января.
Самый большой и религиозный праздник, который отмечается всей Россией, – Рождество – выпадает на 7 января и также считается официальным выходным днем.
День защитника Отечества отмечают 23 февраля каждый год вне зависимости от того, на какой день выпадает дата.
Международный женский день – 8 марта.
Еще со времен СССР был признан и отмечается до сих пор праздник Весны и Труда – 1 мая.
9 мая все граждане РФ радостно празднуют День Победы.
День России каждый год отмечают 12 июня.
4 ноября празднуют День народного единства.

Это далеко не весь список праздников. На территории России есть много разных федеральных округов, каждый из которых имеет свои традиционные празднования. Также в Российской Федерации проживают народы разных наций, религиозных взглядов. Все это сказывается на количестве праздничных дней в каждом регионе в отдельности.

Рабочие нормативы предусматривают, что дополнительные праздники могут отображаться в местных и государственных законодательных актах.

К примеру: работник компании решил уйти в отпуск с 22.04.19 года на 15 дней. В связи с тем, что период отпуска захватывает 1 мая, то продолжительность отдыха увеличивается на 1 сутки, следовательно, сотрудник вернется к своим должностным обязанностям 8.05.19 года.

Важно! Праздники не считаются отпускными днями.

Фактически «красные дни календаря» прерывают отпуск, разделяя его на части, но это никак не сказывается на количестве дней, которые выделяются сотруднику на отдых.

Работник кадрового отдела продлит ваш отпуск на количество пропущенных праздничных дней, но считать их как отпускные не будет.

Если сотрудник брал 12-дневный оплачиваемый отпуск, но в действительности отдыхал 15 дней, в графе будет стоять число «12». Это делается с целью, чтобы не оплачивать праздничные дни как рабочие.

Важно! Перенос государственных праздников продлевает период отпуска.

Такое правило действует в случае, если первый день после отдыха является выходным в связи с переносом прошедшего праздника. При таких обстоятельствах сотрудник имеет право преступить к своим рабочим обязанностям на следующий рабочий день. К примеру, если последний день отпуска выпадает на 22 февраля, то не придется выходить на работу 23 февраля, в День Защитника Отечества.

Стоит учитывать, что кроме государственных праздничных дней, есть также региональные праздники, которые по закону РФ стоят наравне с государственными и прибавляют 1 день праздника к общему списку Трудового кодекса.

Такие праздники не распространяются на сотрудников федеральных подразделений и прочих субъектов РФ, которые продолжают свой рабочий график в обычном режиме.

Как исчисляется количество дней отдыха?

Если на время отдыха выпадает праздник, это считается весомой причиной к полному пересчету положенных дней на отпуск. Для правильности понимания расчета отпускных дней заранее стоит разобраться в том, как правильно определить положенную продолжительность отпуска.

Количество отпускных дней, полагающихся сотруднику, зависит от нескольких факторов;

возрастной категории;
занимаемой должности;
состояния здоровья;
особенностей производственного процесса.

Как правило, законный отпуск составляет 28 дней, но существуют некоторые категории сотрудников, которые могут отдыхать большее количество дней. Право на продленный отпуск дается следующим категориям:

работники, которые не достигли совершеннолетнего возраста, могут отдыхать на 3 дня дольше;
у педагогов с учетом квалификации отпуск может быть продлен от 2-х до 4-х недель;
сотрудникам детских учреждений прибавляется 14 дней;
работникам таможенных органов, прокурорам, судьям и следователям отпуск увеличивают на 2 дня;
полицейские также могут отдыхать на 2 дня дольше.
медработники также могут рассчитывать на продление отпуска на 7-21 дней в зависимости от специфики работы.

Помимо указанных добавочных дней некоторым группам работников положены добавочные отпускные периоды:

Лицам, которые имеют ненормированный либо особый рабочий график. Есть несколько профессий, которые обязательно предполагают надбавки, однако и само начальство имеет право устанавливать такие надбавки по своему желанию. Минимальное время надбавки – 3 дня.

Лицам, работа которых связана с вредными либо опасными условиями труда, необходимо продлевать время ежегодного отпуска. На его длительность влияет установленный класс вредности. Время назначается в индивидуальном порядке для каждого сотрудника, оказавшись в таком списке.
Сотрудникам, работающим в климатических суровых условиях, также предназначается надбавка в отпуске. При исчислении надбавки в расчет берется нахождение места работы в той или иной климатической зоне. Максимальная длительность дополнительного отпуска предполагается для сотрудников, работающих на Севере, и составляет 15 дней.

Согласно законодательству, начальник не ограничен в установлении продолжительности отдых помимо указанного.

Учет праздников при исчислении

Как правило, при исчислении отпускного периода в бухгалтерии используется календарный учет. Это означает, что выходные дни не переносятся. Совсем иначе ситуация складывается, если на период отдыха приходится праздник. В таком случае праздник переносится. Перенесенные дни прибавляются к концу отпуска, и в итоге он становится длиннее на количество праздничных дней во время отдыха.

Перенос праздников во время отпускного периода – это не право работодателя, а его прямая обязанность. То есть период отдыха в обязательном порядке должен продлеваться.

Совершенно иначе складываются дела с переносами. В России есть определенная норма, согласно которой праздник, выпавший на выходной день, должен в любом случае переноситься. Т.е. сотрудник может отметить праздничную дату и сохранить выходной день, который полагается по закону.

Закон предполагает, что переносы не учитываются в продолжительности отпускного периода. А рассчитанная продолжительность отдыха может быть продлена только на то количество праздничных дней, которые пришлись на время отпуска.

Отдых во время новогодних каникул

Новый год начинается с новогодних каникул, продолжительность которых составляет 10 дней в 2019 году, что может в полной мере либо частично совпадать с оплачиваемым отпускным периодом. Естественно, что январские праздники не смогут заменить законное время отдыха, работник сможет насладиться и новогодними праздниками, и отпускными днями.

Для правильности исчисления нужно просто прибавить к количеству отпускного периода 10 дней праздников.

Если начало отдыха выпадает на 4 января, а его продолжительность – 2 недели, то к рабочим обязанностям сотрудник приступает не 17 января, а 22, поскольку дни с 4 по 8 января являются праздничными, и на это количество законный отпуск должен быть продлен.

Важно! На момент оформления заявления на отдых необходимо опираться лишь на дату его начала и количественные значения (Например, «прошу отправить меня в отпуск с 4.01.18 года на 2 недели»). Если будет указана конкретная дата окончания отпуска, а именно с 4 по 17 января, то сотрудник должен выйти на работу именно в этот день, даже если во время периода отпуска выпало несколько праздничных дней.

Если отдых пришелся на майские каникулы

Майские праздники считаются вторыми по длительности выходными днями. Это объясняется тем, что в начале мая отмечают две праздничные даты – 1 и 9 мая. В таком случае исчислять дни на отдых будет сложнее, что связано с несколькими будними днями между праздничными.

К примеру, в 2018 году некоторые даты праздников переносились на следующие месяцы. Поскольку Рождество отмечали в воскресенье, выходной день переносили на 2 мая, чтобы объединить празднование 1 мая с выходным днем. Также 30 апреля нужно было отработать 28 апреля в субботу, что дало возможность продлить выходные с 29.04 по 2.05 и выйти на работу 3 мая.

К примеру, сотрудник собирается уходить в отпуск 30.04.18, продолжительность которого составит 2 недели. Последний рабочий день выпадает на 28.04.18 (перенесенный рабочий день). После этого он отдыхает один выходной день в воскресенье, а с 30.04.18 начинается отпуск.

Аналогично новогодним каникулам выходить на работу 14.05.18 не пришлось, поскольку человек отдыхает 30 апреля, а также 1, 9 мая. Дополнительные четыре неподсчитанные праздничные даты дают возможность начать работать только 18.05.18. В общем, продолжительность отпуска составит 19 дней, а именно с 29.04.18 по 17.05.18 включительно. Из этого числа 2 недели считаются оплачиваемыми.

Государственные органы России непрерывно разрабатывают акты и нормы, которые в полной мере отражают полный перечень праздников, которые официально считаются выходными днями.

На заметку! Не стоит забывать о том, что привычные выходные дни не считаются поводом продления отдыха и входят в общее количество дней отпускного периода.

Чтобы не допустить затяжного периода отсутствия работника, большинство компаний не берут во внимание временные промежутки при планировании плана отпусков. Тем более регулярные попытки сотрудника брать отпуск в то время, когда отмечают праздники, рано или поздно заметит начальство, дальнейшая реакция которого может быть непредвиденной.

Как написать заявление?

Заявление на отдых можно подписать 2 способами, которые будут влиять на количество отпускных дней.

Если в заявлении стоит точная дата начала отдыха и начала рабочих дней, то работник должен вернуться к служебным делам именно в тот день, который указан в заявлении. К примеру, сотрудник подал заявление на отпуск со 4 по 18 мая. В таком случае отпуск не будет продлен на 1 сутки за счет 9 мая, который считается выходным. Поэтому работник выходит на работу именно 18 числа. При этом количество дней на отпуск составит 13.

Самым распространенным считается второй способ составления заявления, так как не допускает неразберихи в длительности отдыха.

В таком заявлении ставится дата начала отпуска и продолжительность в днях.

В таком случае работник возвращается к своим обязанностям в первый рабочий день после завершения отпуска, период которого прописан в заявлении. К примеру, в заявлении сказано, что сотрудник собирается уйти в отпуск 4 мая на 14 дней. Таким образом, при составлении приказа будет учитываться выходной 9 мая и отпуск будет увеличен на 1 день. К служебным обязанностям сотрудник приступит 19 мая, при этом продолжительность оплачиваемого отпуска будет составлять 2 недели.

Вы можете скачать бланк заявления на отпуск.

Посменный рабочий график

Если сотрудник работает посменно, то при возникновении необходимости увеличить отпускной период важное значение отводится двум факторам.

Если занимаемая работником должность никак не зависит от дневного статуса (к примеру, сотрудник скорой помощи, оператор технической поддержки), возвращаться к работе нужно точно в те даты, которые стоят в отпускном графике. Если в организации сотрудники работают посменно, а праздники считаются выходными днями, чтобы не допустить неразберихи в сменном графике, отпуск завершается в те дни, которые стоят в графике. При этом у сотрудника имеются неиспользованные дни, которые нужно переносить.

Может ли сотрудник уходить отдыхать исключительно в рабочие даты?

Да, сотрудник имеет право разбивать положенный отпуск, общая продолжительность которого составляет 4 недели, на несколько периодов.

Основное условие, которое прописано В ТК Российской Федерации – один период отдыха не должен быть меньше 14 дней. Остальные дни могут быть разбиты на 2 и более периода. Это позволяет сотруднику брать отпуск лишь на время рабочих дней.

В случае, когда сотрудник хочет увеличить продолжительность отдыха, он вправе просить отдых, даты которого совпадают с праздниками. В качестве примера можно взять майские каникулы, сотрудник может написать в заявлении конкретные дни 7-8 и 10-11 мая. Именно эти даты будут оплачиваться, поскольку считаются рабочими, а фактическая продолжительность отпуска составит 9 дней, учитывая праздники, т.е. с 5 по 13 мая.

Стоит уделить внимание, что при этом сотруднику нужно составить 2 заявления о предоставлении отдыха: на даты 7-8 мая и 10-11 мая.

Однако такую возможность может предоставить не каждый руководитель. Ведь сотрудник хоть и вправе самостоятельно выбирать даты для отпуска, но только разрешение начальства позволит уйти в отпуск именно в указанные в заявлении дни. По ТК РФ отпуск может делиться на части только при согласии двух сторон. Если сотрудник уволился, не успев отдохнуть, то ему полагается денежная компенсация за неотгуленный законный отдых.

Являются ли выходные законным отпуском?

С выходными ситуация складывается по-другому. Многих интересует вопрос, входят ли они в количество дней отдыха? Да, входят. С учетом законодательного положения, выходные являются отпускными днями и обязательно оплачиваются.

Праздник не учитывается в количестве отпускных дней, а выходной, даже если он переносился, берется в расчет продолжительности отпуска.

Схожие правила действуют на праздничные дни, которые приняты на региональном уровне. Однако январские праздники считаются исключением. Праздники могут переносится на следующие месяцы. В этом случае Правительство России издает новое Постановление. На текущий год действенным считается закон от 1 октября 2018 года.

Возможные трудности с начальством касательно предстоящего отпуска

Как правило, на каждом предприятии существует план отпусков. За 14 дней до конца года руководство должно подписать составленный график, с которым в дальнейшем предстоит ознакомиться всем сотрудникам. Именно по этому графику на протяжении года работники будут уходить в заслуженный отпуск. Изменять сроки можно, однако на это должны быть весомые причины и дано согласие работника. Почему-то этот момент часто не учитывается начальством, а период отпуска изменяется в течение года не единожды и лишь по желанию работодателя.

Ст. 123 ТК РФ предусматривает, что сотрудник должен быть уведомлен о начале отпуска минимум за 14 дней до него. График отпусков для начальства является обязательным, однако в этом вопросе постоянно происходят нарушения. Если начальство постоянно откладывает отпуск сотрудника «на потом» и игнорирует сроки, то работник имеет право обратиться с жалобой в соответствующие органы, однако не стоит при этом самовольно оставлять свое служебное место. Такое действие может восприняться прогулом, что в итоге может послужить причиной увольнения.

Начальству в таком случае грозит административное наказание. Проверка его работы как руководителя может закончиться наложением штрафов и прочих санкций, при этом работник все равно уйдет в законный отпуск. Среди прочих частых проблем стоит выделить вызов сотрудника на работу во время его отпуска. Не всем известно, что начальство вправе прервать отдых работника только по его личному согласию, в ином случае такие действия считаются противоправными.

Важно! Если отдых на протяжении года разбит на 2 и более периодов, один из них должен быть минимум 2 недели.

Все сотрудники должны уметь отстаивать свои права, чтобы препятствовать произволу со стороны руководства. В спорных вопросах не помешает воспользоваться юридической помощью, чтобы выяснить, какая из сторон права. Если закон на стороне сотрудника, можно смело отправляться в вышестоящие органы. Все права отображены в ТК страны.

Выводы

Стоит уточнить главные моменты касаемо планирования отдыха:

отпуск не должен учитывать праздничные даты, установленные ТК;
чем больше праздничных дат, тем длиннее отдых;
праздники не приравниваются к отпускному периоду и не должны оплачиваться;
законное время отдыха может продлеваться на количество праздничным дат, которые выпадают на период отпуска;
чтобы правильно спланировать отпуск, не стоит в заявлении ставить конкретную дату выхода на работу;
при планировании отпуска стоит воспользоваться специально составленным производственным календарем на текущий год;
прежде чем уходить в отпуск, стоит уточнить дату его завершения.

Источник: posobie-expert.com

На первый взгляд, алгоритм расчета среднего заработка для отпуска прост. Однако на практике нужно учитывать много нюансов. Например, полностью ли отработан сотрудником расчетный период, получал ли он премию, либо ему повысили зарплату. Рассмотрим порядок определения сумм отпускных в этих случаях на конкретных примерах.

Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка¹. Порядок расчета среднего заработка для этих целей регламентируется Трудовым кодексом² и соответствующим Положением³. Рассмотрим как общие правила расчета отпускных, так и порядок их исчисления с учетом различных особенностей.

Общие правила расчета отпускных

Для расчета отпускных необходимо сначала определить расчетный период. Согласно трудовому законодательству это 12 календарных месяцев, предшествующих уходу сотрудника в отпуск⁴. При этом календарным месяцем признается период с 1 го по 30 е (31 е) (в феврале — по 28 е (29 е)) число включительно. Например, сотрудник идет в ежегодный оплачиваемый отпуск в июне 2010 года. Расчетным будет период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года.
Далее следует подсчитать сумму выплат, начисленных сотруднику за это время. В нее включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, действующей у данного работодателя, независимо от источника их финансирования. Конкретный их перечень установлен пунктом 2 Положения. В расчет должна войти не только сумма, начисленная исходя из установленного работнику оклада, тарифной ставки или сдельной расценки, но и все иные составляющие зарплаты: доплата за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочную работу, работу в ночное время, совмещение должностей, районные коэффициенты и др. Премии учитываются в особом порядке, о котором мы расскажем ниже. Выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), для расчета среднего заработка не учитываются⁵.
Поделив данный показатель на 12, а потом на 29,4 (среднемесячное число календарных дней), найдем средний дневной заработок. Сумму отпускных можно рассчитать, умножив среднедневной заработок на число календарных дней отпуска.

Пример
Сотрудница Петрова М.И. уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 05.04.2010. За каждый из 12 месяцев, предшествующих отпуску, ей начислялась заработная плата в размере 30 000 руб.
Сумма отпускных, причитающихся сотруднице Петровой М.И., составит:
30 000 руб. x 12 мес. : 12 мес. : 29,4 x 14 дн. = 14 285,71 руб.

Порядок расчета отпускных усложняется, если сотрудником не полностью отработаны один или несколько месяцев расчетного периода либо если работник часть этого периода по каким-то причинам отсутствовал на работе. Например, сотрудник использует отпуск за первый рабочий год и не отработал еще у данного работодателя 12 календарных месяцев. Кроме того, такая ситуация может сложиться, когда работник в расчетном периоде:

получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
не имел возможности работать в связи с забастовкой, в которой не принимал участие;
получал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
находился в отпуске или командировке;
не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
в других случаях освобождался от работы с оплатой или без таковой⁶.

При исчислении среднего заработка все эти промежутки времени исключаются из расчетного периода, а суммы, начисленные за них, при подсчете не учитываются. В этих случаях средний дневной заработок определяют следующим образом. Сначала подсчитывают, сколько календарных месяцев в расчетном периоде сотрудник отработал полностью, и умножают это значение на 29,4. Затем 29,4 делят на количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце и умножают на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в этом месяце. Все результаты складывают. И, наконец, на полученное число делят сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период.

Пример
Сотруднику Числову Ю.А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 07.06.2010. Его месячный оклад составляет 16 000 руб. С 05.04.2010 по 19.04.2010 сотрудник болел, и ему было начислено пособие в размере 10 909,05 руб. Заработная плата за этот месяц составила:
16 000 руб. : 175 ч. x 87 ч. = 7 954,29 руб.
Расчетным является период с 01.06.2009 по 31.05.2010.
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде, равно:
29,4 x 11 мес. + 29,4 : 30 дн. x 15 дн. = 338,1 дн.
Среднедневной заработок Числова Ю.А. для расчета отпускных составит:
16 000 руб. x 11 мес. + 7 954,29 руб. : 338,1 дн. = 544,08 руб.
Отпускные:
544,08 руб. x 7 дн. = 3808,56 руб.

На практике нередки ситуации, когда специалист уходит в отпуск, отработав расчетный период не полностью. Ведь право на отпуск за первый рабочий год у сотрудника возникает уже по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя, а по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока⁷. В таком случае расчет отпускных происходит по правилам, описанным выше. Нужно определить количество календарных месяцев и дней, приходящихся на отработанное время, в промежутке с момента трудоустройства и до окончания расчетного периода. Учитывать время работы и заработок, полученный у предыдущего работодателя, не нужно.

Пример
Сотрудница Сухорученко С.В. была принята на работу 01.02.2010. Ежемесячно она получала зарплату в размере 20 000 руб. С 15.05.2010 она уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
Средний дневной заработок равен:
20 000 руб. x 3 мес. : (3 мес. x 29,4) = 680,27 руб.
Сумма отпускных, причитающихся сотруднице Сухорученко С.В., составит:
680,27 руб. x 14 дн. = 9 523,78 руб.

А как рассчитать отпускные, если сотрудник в течение всего расчетного периода не работал и заработная плата ему не начислялась? Такая ситуация может возникнуть, например, когда женщина находилась сначала в декретном отпуске, потом в отпуске по уходу за ребенком и сразу же после него ушла в очередной оплачиваемый отпуск. Тогда для расчета среднего заработка берут последние 12 календарных месяцев, в течение которых зарплата выплачивалась. Далее расчет отпускных производится в обычном порядке. Если заработка не было ни в расчетном периоде, ни до него, учитывают зарплату за дни, отработанные в месяце ухода в отпуск. Если же до ухода в отпуск сотрудник не отработал ни одного дня, то средний заработок определяют исходя из установленного ему оклада.
По соглашению между работодателем и работником последнему может быть установлена неполная рабочая неделя или неполный рабочий день. При работе на таких условиях сотруднику платят пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного объема работ. Однако отпускные таким работникам рассчитываются в обычном порядке, описанном выше.
В расчет необходимо брать только фактические выплаты, начисленные в пользу работника. Главное, чтобы сотрудник отработал все дни по графику неполной рабочей недели, тогда считается, что месяц им отработан полностью.

Пример
Работнику ООО «Актив» Иванову С.А. с 09.08.2010 предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. С 01.07.2010 специалисту по его личной просьбе установлена четырехдневная рабочая неделя с оплатой в размере 15 000 руб. в месяц.
Расчетный период — с 01.08.2009 по 31.07.2010.
Средний дневной заработок составит:
(20 000 руб. x 11 мес. + 15 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 = 666,10 руб.
Сумма отпускных, причитающихся Иванову С.А.:
666,10 руб. x 28 дн. = 18 650,80 руб.

По общим правилам рассчитывают отпускные и тем работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, а также совместителям⁸.

Особенности исчисления отпускных

Порядок расчета среднего заработка имеет определенную специфику, если:

в организации (филиале, структурном подразделении) повышались оклады;
сотруднику выплачивались какие-либо премии.

Средний заработок работника, исчисленный для оплаты отпуска, должен повышаться, если в целом по организации (филиалу, структурному подразделению) увеличивался размер тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения⁹. А если зарплата работника увеличилась за счет того, что введены новые надбавки, премии либо повысился их размер, но при этом размер тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения остался на прежнем уровне? В этом случае повышение среднего заработка не производится.
Допустим, оклады в организации повысились. Тогда необходимо найти коэффициент индексации среднего заработка. Он определяется для каждого работника индивидуально как соотношение его оклада после последнего повышения к окладам каждого месяца расчетного периода. Если оклады повышались несколько раз, получится несколько коэффициентов. При расчете повышающего коэффициента следует учитывать не только повышение оклада, но и одновременное изменение размеров ежемесячных выплат к окладу, когда таковое имело место. Подробнее о расчете среднего заработка в этом случае мы писали в «АБ» N 1, 2010 на с. 20.
Порядок индексации отпускных зависит от того, в какой именно период было повышение окладов. Первый вариант — в расчетный период. Второй — после расчетного периода, но до наступления отпуска. Третий — в период отпуска. В первом случае на коэффициент увеличиваются выплаты, начисленные работнику до повышения окладов.

Пример
С 01.05.2010 всем сотрудникам организации повышены оклады. Оклад Петровой А.И. до соответствующего повышения составлял 40 000 руб., после — 50 000 руб. С 01.06.2010 по 15.06.2010 (14 календарных дней) сотруднице предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период с 01.06.2009 по 31.05.2010 отработан полностью.
Коэффициент индексации среднего заработка А.И. Петровой составит:
50 000 руб. : 40 000 руб. = 1,25
Среднедневной заработок сотрудницы с учетом повышения равен:
(40 000 руб. x 1,25 х 11 мес. + + 50 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 = 1700,68 руб.
Отпускные:
1700,68 руб. x 14 дн. = 23 809,52 руб.

Если оклады повысились после расчетного периода, но до начала отпуска работника, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.
Если повышение окладов произошло уже в период отпуска, то индексации подлежит только часть отпускных со дня изменения окладов.

Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что повышение оклада произошло 04.06.2010.
Следовательно, индексации подлежат лишь выплаты за 11 дней отдыха в июне.
Среднедневной заработок Петровой А.И. составит:
40 000 руб. x 12 мес. : 12 мес. : 29,4 = 1360,54 руб.
Сумма отпускных:
1360,54 руб. x 14 дн. = 19 047,56 руб.
Сумма отпускных за часть отпуска с 01.06.2010 по 03.06.2010:
1360,54 руб. x 3 дн. = 4081,62 руб.
Сумма отпускных за часть отпуска с 04.06.2010 по 15.06.2010 с учетом индексации:
1360,54 руб. x 11 дн. x 1,25 = 18 707,43 руб.
Сумма отпускных к доплате при выходе из отпуска:
4081,62 + 18 707,43 – 19 047,56 = 3741,49 руб.

Если заработок работника за расчетный период состоял не только из оклада, то все ли выплаты, начисленные до повышения окладов, нужно индексировать? Нет, не все. Повышать нужно только те суммы, которые установлены к окладу в фиксированном размере в процентах либо кратно. Те выплаты, которые установлены к окладу в диапазоне значений либо в абсолютном размере, не индексируются.
А если сотруднику выплачивалась премия? В первую очередь необходимо выяснить дату ее начисления.
Все премии, кроме годовых, учитываются при расчете среднего заработка только в том случае, если они начислены в расчетном периоде. Годовая премия учитывается независимо от времени ее начисления, но только если она полагается работнику за предшествующий отпуску календарный год. Затем нужно посмотреть, как отработаны 12 календарных месяцев перед отпуском. Если расчетный период отработан полностью, то все премии включаются в расчет целиком. Если же сотрудник отсутствовал на работе часть расчетного периода, то премии должны быть учтены пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение составляют такие премии, которые начислены за время, приходящееся на расчетный период, причем с учетом фактической отработки в нем.
Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (например, суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), не учитываются.

Пример
Сотруднику Иванову М.А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 14.06.2010. Его месячный оклад составляет 40 000 руб. По итогам работы за 2009 г. работнику начислена премия, предусмотренная положением о премировании, в размере 60 000 руб.
Расчетный период с 01.06.2009 по 31.05.2010 отработан полностью (работник находился на больничном с 01.09.2009 по 28.02.2010).
Часть премии за 2009 год, учитываемая при расчете среднедневного заработка, составит:
60 000 руб. : 249 дн. x 128 дн. = 30 843,37 руб.
Средний дневной заработок составит:
(40 000 руб. x 6 мес. + 30 843,37 руб.) : 6 мес. : 29,4 = 1535,39 руб.
Сумма отпускных, причитающихся Иванову М.А.:
1535,39 руб. x 7 дн. = 10 747,73 руб.

Автор статьи:
Е.Н. Подлипалина,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
А.Г. Кикинская,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
юрисконсульт

Источник: www.garant.ru

Законодательное регулирование

Выполняя расчёт отпуска, основываются на статьях ТК РФ. В общем нормативном акте названы виды отпусков и показано как рассчитывать среднюю зарплату. Её размер имеет значение, когда рассчитывают, сколько заплатить работнику, отправляя в очередной отпуск.

Отдельные моменты регулируются Федеральными законами. К примеру, ФЗ № 255 применяется при необходимости начислить пособие и отправить в декрет беременную сотрудницу.

Детализация процедуры исчисления среднего заработка дана в ведомственном акте – специальном Положении. Оно принято правительственным постановлением № 922 в 2007 году. Следует принимать во внимание и другие ведомственные нормативные акты вроде писем Роструда и Минсоцразвития. Необходимо также учитывать положения, внесённые в локальные акты – коллективный и трудовой договор.

Виды отпуска и условия его предоставления

Прежде чем перейти к тому, как рассчитывают отпуска и рассмотреть примеры расчёта отпусков, разберёмся с их видами. В российском ТК упоминается об оплачиваемых:

основном в том числе, удлинённом;
дополнительном;
учебном;
декретном (по БиР).

Возможно и предоставление определённого периода без оплаты.

Полагается начислять деньги, когда отправляют работника в отпуск. А это происходит не ранее истечения, минимального отработанного сотрудником, периода – шести месяцев. Однако, можно начинать соответствующие вычисления и раньше истечения этого срока. Работодатель может предложить начислить отпускные некоторым сотрудникам, которые пожелают воспользоваться правом, отдохнуть, не отработав полугода. Сотрудникам бухгалтерии придётся высчитать величину выплат, полагающихся таким льготникам:

лицам, не достигшим 18-летнего возраста;
сотрудницам, уходящим в декрет или вышедшим на работу после него;
работникам, усыновившим детей возрастом менее 3 мес.;
родителям ребёнка-инвалида.

В дальнейшем этим лицам отпуска будут предоставляться на таких же основаниях, как и прочим сотрудникам — один раз на протяжении года.

В отношении специалистов определённых категорий, высчитывается сумма выплат и оплачивается ежегодный удлинённый отпуск. Выплаты за такой отпуск производятся следующим категориям граждан:

работникам, которым ещё не исполнилось 18;
педагогам;
медикам, оказывающим помощь лицам с ВИЧ;
учёным, имеющим научную степень, и сотрудникам НИИ, опытных или конструкторских бюро;
инвалидам;
муниципальным и гражданским госслужащим;
некоторым другим категориям работников.

Дополнительный отпуск будет оплачен сотруднику, который отработал в условиях, подпадающих под действие ст. 116. Эта статья предусматривает, что работник был занят на работах:

вредных и/или опасных;
с особым характером деятельности;
с условиями требующих, ненормированного рабочего времени;
на Крайнем Севере или в схожих районах;
некоторых других.

Начисление дополнительных дней отдыха может вытекать из положений коллективного договора.

Как рассчитывается количество отпускных дней

Чтобы выполнить начисление отпускных, нужно знать, в каком количестве полагаются работнику отпускные дни. Выяснить, какое количество дней давать сотруднику на ежегодный отдых, можно из его трудового договора. В нём прописывается количество календарных дней отпуска, полагающееся сотруднику, которого берут на работу.

Если есть год стажа, количество дней определить просто. Некоторые сложности могут возникать при расчёте, когда работник подал заявление, отработав меньшее время.

Придётся считать по дням, сколько положено дать ежегодного отдыха и в случае увольнения. Тогда в расчёт нужно принять такие показатели:

сколько полагается дней за отработанный полностью год;
сколько месяцев отработано в полном объёме (если отработано менее половины дней в месяце, то к отпуску ничего не полагается прибавлять).

Формула расчёта выглядит так: ДО = (ПМ х ОГ) / 12.

Расшифровываем:

ДО – дни, которые должны начислить отпускнику;
ПМ – полностью отработанные месяцы;
ОГ – полная продолжительность ежегодного отдыха.

Пользуются таким способом давно. Он был введён Правилами, которые Наркоматруда утвердил в 1930 году за № 169.

Другая методика, также используемая работодателями, рекомендована письмами Роструда:

№ 944-6 в 2006 году;
№1920-6 в 2007-м;
№ 5921-ТЗ в 2008-м.

По ней предлагается выполнить деление ОГ / ПМ, чтобы выяснить, сколько дней даст отпускнику каждый полностью отработанный месяц.

Два существенных момента, относящихся к выполнению округлений во время вычислений:

Месяц считают полным, если отработано более половины дней.

Количество дней округляется не по правилам арифметики, а в пользу отпускника. Такую рекомендацию дало письмо Минсоцразвития за № 4334-17 в 2005 году.

Что учитывается при расчёте

В п. 2 Положения, утверждённого правительственным постановлением № 922, указано, что следует учитывать, определяя размер отпускных. Обобщая, можно сказать, что должна учитываться любая оплата труда, и только. В п. 3 сказано, что при расчёте среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, а также иные выплаты (материальная помощь, оплата проезда, обучение и др.).

Поэтому нужен учёт:

зарплаты во всех её видах;
выплат, доплат и надбавок;
вознаграждений и премий.

Исключают при подсчётах:

премию к празднику;
подарок;
материальную помощь;
выплату, поступившую от ФСС, например, по больничному листу;
командировочные и прочие выплаты, которые начислили по среднему заработку.

Подсчитывается продолжительность периода работы, на основании которого выполнят начисления отпускника. В расчётном годовом периоде учитывается лишь фактически отработанное время. В нём не будет места:

времени, когда сохраняли право получать среднюю зарплату;
больничным и отпускам;
прогулам;
дням простоя;
дням, которые выделялись, чтобы работник мог обеспечить уход инвалиду и т.п.

Формула начисления отпускных

При наличии опыта выполнения расчёта отпускных за несколько лет, можно быстро и точно самостоятельно определить сумму отпускных, которую начислят. Нужно определиться:

какой период берётся в качестве расчётного периода;
как производится подсчёт количества отпускных дней;
сколько отработано полных месяцев за расчётный срок;
какие суммы поступали в виде зарплаты;
какие денежные поступления при подсчёте не принимать во внимание, ибо важна только зарплата за труд.

Чтобы произвести новый полный расчёт, понадобится воспользоваться несколькими простыми формулами. Для удобства рекомендуется таблица, куда вносятся данные по заработку:

за каждый месяц;
за год в целом;
среднедневному.

Не помешает и такой помощник, как калькулятор, возможно, онлайн.

Принятая методика предлагает начать с определения величины среднего дневного заработка (СДЗ). Получаем расчётное значение, последовательно разделив сумму всех выданных на протяжении расчётного периода выплат на:

12 (количество месяцев в году);
29,3 (столько дней за месяц предлагают брать п. 4 ст. 139 ТК и п. 10 Положения № 922, принятого правительством).

Полагающуюся работнику сумму отпускных (СО), получаем умножением СДЗ на ДО (дни отпуска):

СО = СДЗ х ДО

Такой образец использовать легко, если в расчётном периоде:

не было исключённых дней;
оплата поступала только за труд.

Сложнее разобраться, что произошло при расчёте, почему сумма отпускных оказалась меньше предполагаемой, когда приходится учитывать некоторые нюансы.

Например, когда месячный заработок работника, в полном объёме выполнившего свои обязанности, оказался ниже МРОТ. Тогда следует руководствоваться п. 18 Положения, которое правительство утвердило постановлением № 922. СДЗ в расчётах за этот месяц устанавливается не по фактическому начислению, а по МРОТ.

Не нужно забывать, что и НДФЛ расчёт отпускных должен учитывать. Его удержат в том же месяце, когда выплатят положенную отпускнику сумму.

Расчёт отпускных в стандартных ситуациях

Проще всего следовать порядку начисления отпускных, когда работником отработано в полном объёме положенное рабочее время. Тогда для расчёта оплаты отпуска СДЗ найти труда не составит. Длительность ежегодного отпуска будет стандартной, проверить её можно по трудовому договору. А величину отпускных выплат получим с помощью формулы, в которой фигурирует годовой заработок (ГЗ):

СО = ГЗ /12 / 29,3 х ДО (для оплаты отпусков нужно знать, и сколько дней они длятся).

1. Расчётный период отработан полностью

Посмотрим, как правильно рассчитать отпускные выплаты, при условии, отсутствия исключаемых по разным причинам, дней. В этом случае расчётный период принимается за 12 месяцев. Выяснив, за какой отрезок времени придётся считать, переходим к вычислению СЗД. Других данных для расчёта отпускных в такой идеальной ситуации не понадобится.

Например, работник А. в январе 2019 использовал часть полагающегося ему ежегодного отпуска, десять дней. На протяжении расчётного периода, 2018 года, оклад А. составлял 30 000 рублей. Подсчитываем:

СО = 30 000 / 29,3 х 10. Получаем 10 238,91 рубля.

2. Расчётный период отработан частично

Сложнее пользоваться правилами расчёта отпускных, когда сотруднику не удалось полностью отработать расчётный период. Ему всё равно полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Но рассчитывать оплату понадобится с использованием усложнённой формулы:

СДЗ = ГЗ / (ПМ х 29,3 + Д / ДН х 29,3).

В ней появилось помимо полных месяцев соотношение между:

отработанными днями в месяцах, которые посчитали неполными;
количеством дней, которые следовало отработать по норме.

Для наглядности проведём расчёты для работника Б., который собирается в мае 2019-го взять ежегодный отпуск. На протяжении расчётного периода он однажды побывал на больничном. Эти девять дней пришлись на ноябрь 2018 года. При ГЗ, равно 400 000 рублей, получим такое уравнение:

СДЗ = 400 000 / (11 х 29,3 + 21 / 30 х 29,3)

Получается, что СДЗ работника Б. равняется 1 166, 83 рубля. Теперь нужно высчитать СО:

1 166,83 х 28 = 32 671, 24 рубля.

Расчёт отпускных в нестандартных ситуациях

Сложнее разобраться, как рассчитывают отпускную выплату в нетипичных случаях. У каждого работника есть право воспользоваться отпуском, включая сезонников и занятых по краткосрочным соглашениям. Им оплачивают ежегодно предоставляемый отдых в соответствии с общим порядком. Но начисление выплаты за отпуск имеет некоторые нюансы для каждого конкретного случая. Поэтому лучше рассмотреть, как это делается, на примерах.

3. В месяце расчётного периода у сотрудника нет доходов, но есть учитываемые праздничные/новогодние дни

Проведём выполнение расчёта отпускных на примере работника В.

В рамках полагающегося ему дополнительного отпуска В. решил использовать 14 дней в июле 2019 года. Расчётный период берётся с 1 августа 2018-го по 30 июня 2019-го. Считая, сколько должны оплатить отпускнику В., приходится учитывать, что он уже побывал в отпуске в январе 2019 года. Поэтому в этом месяце ввиду очередного отпуска никаких начислений у В. нет. Однако нужно учитывать восемь праздничных дней по случаю Нового года. На протяжении этого времени В. не работал. Но и в январский отпуск они не вошли. Значит, их следует учесть в количестве календарных дней, которое будет фигурировать в расчётах по дополнительному отпуску.

Проведя подсчёты, получаем 329,86 дня. Для простоты примем, что ГЗ составил 329 860 рублей.

Тогда В. может рассчитывать на отпускные в размере, который получается в результате решения уравнения:

329 860 / 329,86 х 14 = 14 000 рублей.

4. Сотрудница берёт отпуск сразу после декрета

Разберёмся в порядке расчёта отпуска, заявление на предоставление которого, написала сотрудница Г. Она только вышла на работу, а перед этим занималась уходом за ребёнком, пока ему не исполнилось полтора года.

По общему правилу, когда сотрудник уходит в отпуск, пользуются, чтобы посчитать работнику сумму выплат, расчётным периодом, равным 12 месяцам до его начала. Но в случае с Г., которая взяла свой ежегодный отдых после декрета, сумма начисляется иначе. Ведь в расчётном периоде начислений не было, ибо Г. не работала. Поэтому по п. 6 Положения, принятого правительственным постановлением № 922, выплата для Г. считается по зарплате за расчётный период, предшествующий уходу в декрет.

Соответствующее разъяснение было дано в 2015 году в письме Минтруда за номером 14-1/В-972.

Определение размера отпускных при повышении заработной платы

Есть некоторые отличия в том, как суммы отпускных начисляются, в случае увеличения оклада. Важная особенность указана в п. 16 Положения, принятого правительственным постановлением № 922. На повышении выплат, полагающихся при предоставлении сотруднику, чей оклад повысили, ежегодного отдыха, сказывается, когда это произошло:

в отпуске;
до его начала, но не в рамках расчётного периода;
в расчётном периоде.

Используемый для расчёта выплат механизм, включает коэффициент повышения (примем его за 1,20).

Как это работает, разберём на примере работника Д., которому повысили оклад, ранее равнявшийся 25 000 рублей.

Если это произошло во время пребывания на отдыхе, то повышение коснётся только дней, оставшихся до его окончания.

Величина СДЗ составит: 25 000 / 29,3 = 853,24 рубля. За оставшиеся десять дней начисление составит: 853,24 х 10 х 1,2 = 10 238,88 рубля. Что больше, чем было ранее, на 1 706, 48 рубля.

5. Зарплату повысили после расчётного периода, но до начала отпуска

Разберёмся, как рассчитывается сумма отпускных, если повышение оклада работника Д. пришлось на число, наступившее по окончании использовавшегося расчётного периода. Но в отпуск он ещё не ушёл.

Чтобы вычислить, сколько полагается перечислить, нужно знать:

СДЗ;
коэффициент повышения;
продолжительность предстоящего отдыха.

Проводим расчёты: 853,24 х 1,2 х 28. В результате имеем начисленные отпускные сотруднику Д. в размере 28 668,86 руб.

6. Увеличение зарплаты в расчётный период

Посмотрим, как рассчитать отпускные работнику Д., заработная плата которого повысилась за полгода до отпуска. Для исчисления суммы отпускных понадобится учесть:

заработок сотрудника за месяцы до повышения;
после него.

Складываем для получения ГЗ: 25 000 х 6 + 30 000 х 6. Получаем ГЗ, равный 330 000 рублей. Теперь остаётся определить СДЗ и умножить на продолжительность отпуска. Считаем:

330 000 / 12 / 29,3 х 28 = 26 279,86 рубля

Простота проведения расчётов не должна вводить в заблуждение. Ведь в них не учтены периоды, исключаемые из расчётного, и суммы, которые не посчитают оплатой труда.

Источник: TrudoPrav.ru