Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Вводная часть

Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.

Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).

Форма бланка строгой отчетности

Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).

Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721.

Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. «Бланки строгой отчетности, самостоятельно разработанные налогоплательщиком, в регистрации не нуждаются»). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.

Где можно распечатывать БСО

Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы.
nbsp;качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. «ФНС: автоматизированные системы для формирования бланков строгой отчетности регистрировать в налоговой инспекции не нужно»).

Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. «Бланки строгой отчетности, изготовленные на компьютере и распечатанные на принтере, использовать нельзя»).

Документы для учета бланков строгой отчетности

Если бланки изготовлены в типографии

Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.

В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. «Минфин разъяснил, как вести учет бланков строгой отчетности»).

Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).

Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.

При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.

Если бланки изготовлены своими силами

В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.

Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).

Получив сведения из системы, налоговики сличат количество БСО, зафиксированное системой, с количеством корешков или копий. После чего проверят, совпадает ли сумма по корешкам с суммой, указанной по дебету счета 50 (подробнее об этом читайте в статье «Как инспекторы должны проверять наличную выручку»).

Бухгалтерский и налоговый учет БСО

Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.

Бланки, предназначенные для собственного использования

В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.

Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.

Бланки, предназначенные для перепродажи

Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».

Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:

ДЕБЕТ 62    КРЕДИТ 91 – выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91    КРЕДИТ 68 – НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91    КРЕДИТ 41 – закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО

Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.

* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Источник: www.Buhonline.ru

С 2019 года в государственных (муниципальных) учреждениях изменились правила бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, ценных подарков и сувенирной продукции. Данные коррективы связаны с отражением указанных материальных ценностей по другим кодам КОСГУ и, соответственно, по другим счетам бухгалтерского учета. Вместе с тем некоторые положения Инструкции № 157н идут вразрез с новыми правилами, что вызывает вопросы у бухгалтеров. Ответы на некоторые из них дадим в статье с учетом разъяснений Минфина.

Согласно Порядку № 209н расходы, осуществляемые в связи с приобретением (изготовлением) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также приобретением (изготовлением) бланков строгой отчетности (БСО), относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ.

Принимая во внимание указанные положения, а также нормы ФСБУ «Концептуальные основы» и Инструкции № 157н, отметим, что данные материальные ценности являются активами и подлежат отражению на балансе на соответствующих аналитических счетах бухгалтерского учета синтетического счета 010500000 «Материальные запасы».

Аналитические счета по учету материальных запасов формируются путем указания в счете:

аналитического кода в 22 — 23м разрядах счета;
подстатьи КОСГУ в 24 — 26м разрядах номера счета.

Как правило, указанные материальные ценности являются иным движимым имуществом и в силу п. 114 Инструкции № 157н относятся к прочим материальным запасам.

Таким образом, ценные подарки (сувениры), приобретенные для вручения (дарения) их в рамках протокольных и торжественных мероприятий, а также БСО подлежат отражению на счете 010536349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Вместе с тем согласно Инструкции № 157н указанные материальные ценности также подлежат учету:

на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Данный счет предназначен для учета находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности). Перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Забалансовый учет бланков осуществляется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: «один бланк — один рубль» (в случаях, установленных учреждением в учетной политике, — по стоимости приобретения бланков) (п. 337);

на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Счет используется для учета одноименных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения). Награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: «один объект — один рубль». Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).

Необходимо отметить, что до 2019 года расходы на приобретение (изготовление) БСО отражались по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а подарки и сувенирная продукция, не предназначенная для продажи, — по подстатье 296 «Прочие расходы» КОСГУ. Соответственно, данные материальные ценности не учитывались в составе материальных запасов, и вопросов по их забалансовому учету не было.

С началом действия новых правил у бухгалтеров возникают следующие вопросы:

нужно ли вести двойной учет указанных материальных ценностей (одновременно на счете 010536349 и соответствующем забалансовом счете);
как учитывать БСО на счете 010536349, если согласно п. 99 Инструкции № 157н бланки строгой отчетности не относятся к материальным запасам?

Для ответа на данные вопросы воспользуемся разъяснениями, приведенными в Письме Минфина РФ от 14.03.2019 № 020610/16864.

При поступлении подарочной и сувенирной продукции, предназначенной для вручения (дарения), а также БСО на склад указанные материальные ценности принимаются к балансовому учету и отражаются на счете 010536349. В дальнейшем их учет осуществляется в зависимости от вида материальных ценностей следующим образом.

Подарки, сувениры. С момента выдачи со склада ценных подарков (сувениров) работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, они отражаются на забалансовом счете 07 до момента их вручения.

Также на указанном счете отражаются материальные ценности, если они приобретаются лицом, ответственным за вручение подарков (на основании документов, подтверждающих их приобретение, приложенных к авансовому отчету). В этом случае подарки и сувениры не передаются на склад — они находятся у ответственного лица до момента их вручения.

При одновременном представлении лицом, ответственным за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков (сувениров), информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 040120272) по факту документального подтверждения их вручения.

По мнению автора, при списании подарков и сувениров, при вручении их на различных мероприятиях (например, победителям соревнований) бюджетные и автономные учреждения могут применять счет 0109 хх 272, а при вручении работникам — счет 040120272. Порядок применения того или иного счета в отношении конкретных ситуаций целесообразно прописать в учетной политике.

Вместе с тем в указанном письме Минфина не содержится разъяснений, в какой момент следует отражать списание подарков и сувениров с балансового учета: при передаче на склад или при вручении (одновременно со списанием с забалансового учета).

По мнению автора, во избежание двойного учета учреждения вправе предусмотреть в учетной политике списание ценных подарков и сувениров со счета 010536349:

при передаче со склада ответственному лицу для вручения (на основании требования-накладной (ф. 0504204));
при представлении ответственным лицом документов о приобретении материальных ценностей, приложенных к авансовому отчету (без передачи на склад);
при представлении ответственным лицом документов о приобретении и вручении материальных ценностей (без передачи на склад, без отражения на забалансовом счете 07).

В первых двух случаях учет подарков и сувениров с момента списания с балансового учета и до момента их ручения осуществляется на забалансовом счете 07, в последнем случае забалансовый учет не осуществляется.

В учетной политике учреждения также необходимо установить порядок списания врученных подарков (сувениров) при проведении различных мероприятий, в том числе перечень документов, подтверждающих их вручение. Этими документами могут быть:

протокол о проведении мероприятия с приложением списка участников (списка или ведомости работников), которым были вручены подарки (сувениры);
акт о списании подарков (сувениров) с приложением списка лиц, которым были вручены подарки, фото- или видеоотчета, в некоторых случаях — договора дарения.

При приобретении и вручении подарков (сувениров) необходимо учитывать нормы гражданского законодательства. В силу п. 1 ст. 574 ГК РФ передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи либо вручения правоустанавливающих документов. Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно, когда стоимость дара не превышает 3000руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000руб., договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Таким образом, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3000руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.

В бюджетном учреждении спорта на основании коллективного договора и распоряжения руководителя по случаю юбилея работницы ей был куплен подарок стоимостью 5000руб. Оплата произведена за счет приносящей доход деятельности по договору с коммерческой организацией (магазином), в котором предусмотрена предоплата 100%.

В учетной политике учреждения установлено списывать подарки, предназначенные для вручения работникам, с балансового учета — при передаче со склада ответственному лицу для дальнейшего вручения на основании требования-накладной, с забалансового учета — при вручении на основании акта о списании и договора дарения.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи:

Автономное учреждение спорта в рамках выполнения госзадания проводит спортивно-массовое мероприятие согласно плану мероприятий. На основании программы мероприятий и сметы затрат через подотчетное лицо (работника учреждения) приобретены памятные сувениры в количестве 100 шт. на сумму 25000руб. Стоимость одного сувенира — 250руб. Все сувениры были подарены участникам соревнований.

Подотчетное лицо, через которое осуществлялось приобретение сувениров, является ответственным лицом по передаче сувениров участникам соревнований. После завершения мероприятия данный работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих приобретение сувениров, и документов на их списание.

В учетной политике учреждения установлено, что списание подарков (сувениров), стоимость которых не превышает 500руб., и их вручение (дарение) физическим лицам на спортивно-массовых мероприятиях (когда нет возможности иметь сведения об этих лицах) осуществляются на основании акта о списании материальных ценностей с приложением к нему фотоотчета.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи:

Бланки строгой отчетности. При выдаче со склада в рамках хозяйственной деятельности учреждения материально ответственному лицу БСО (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности) их учет осуществляется на забалансовом счете 03 до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания.

В учетной политике учреждение вправе предусмотреть производить списание БСО со счета 010536349 аналогично рассмотренному выше порядку, а именно:

при передаче со склада ответственному лицу (на основании требования-накладной (ф. 0504204));
при представлении ответственным лицом документов о приобретении БСО, приложенных к авансовому отчету (без передачи на склад);
при представлении ответственным лицом документов о приобретении БСО и их использовании (оформлении (передачи по назначению) либо списании (без передачи на склад, без отражения на забалансовом счете 07)).

В Письме Минфина РФ № 020610/16864 сообщается, что при подготовке очередных изменений в Инструкции № 157н порядок отраения в бухгалтерском учете указанных материальных ценностей будет уточнен. Надеемся, что разногласия, которые сейчас имеются в п. 99 инструкции, будут устранены.

Источник: Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение»

Источник: www.klerk.ru

Бланки строгой отчетности

На основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее – Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.

Статья 4.7 Закона о ККТ содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.

Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.

Для отдельных категорий организаций и ИП вступление в силу указанных изменений отложено до июля 2018 года.

Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее – Постановление № 359).

Учет документов строгой отчетности

Порядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359. Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.

В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:

назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
хранить не менее пяти лет;
уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.

Учет БСО (проводки)

Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.

Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.

Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.

Источник: glavkniga.ru

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.

Подробнее о других важных положениях Постановления № 359 читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
оформить акт приемки бланков;
внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

О заполнении книги вы можете узнать из статьи «Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности?».

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)». БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?

Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?

Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).

Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.

Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:

Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».

Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности

Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.

Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.

Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).

Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.

Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

Подробнее об акте см. «Акт о списании бланков строгой отчетности – образец».

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.

Подробнее о других видах инвентаризации, предусмотренных законодательством РФ, читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Итоги

БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25,26,44 — в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.

Источник: nalog-nalog.ru