Отчет о командировке пример

Каждый опытный бухгалтер в своей практике сталкивался с документальным оформлением служебной командировки. С 2016 года обязательное оформление служебных удостоверений и командировочных заданий законодатели отменили. Однако данное нововведение не обрадовало бухгалтеров, поскольку обязанность по составлению отчёта о командировке с сотрудников никто не снимал.

Служебное задание: нужно ли оно?

В последнее время задача корректного оформления отчёта о командировке осложнена тем, что обязательные несколько лет назад командировочное удостоверение и служебное задание отменены законодательством (Постановление № 1595). Если фирма пожелает использовать данные виды документов в рамках внутреннего пользования, она вправе это сделать. Следовательно, бухгалтер должен либо отстоять перед руководством работу с документами по новым тенденциям, либо оставить прежний документооборот, закрепив использование первичной документации во внутренних актах компании.

Правила заполнения документов на командировку

Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:

• приказ руководителя;
• служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.

Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.

Служебная записка: образец написания

Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.

Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.

Служебное задание: какой бланк теперь использовать

При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования. Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.

В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:

• название фирмы;
• данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
• сроки командировки, общее количество дней;
• цель командировки;
• задания, включая сроки исполнения;
• место назначения;
• дата и номер служебного задания;
• отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
• подписи (сотрудник и работодатель).

Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.

Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.

Как правило, СЗ составляет начальник отдела, а сотрудник лишь ставит свою подпись после ознакомления с документом.

В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.

Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор — это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.

Написание финансового отчёта о командировке

Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью.

Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749).

В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель — заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.

Как написать отчёт о проделанной работе в свободной форме

Организация может не использовать унифицированные формы отчёта о командировке, поскольку вся необходимая информация уже есть в самом служебном задании. Фирма может разработать собственный документ для удобства использования в рамках отдельно взятой организации.

Фирма может использовать простой отчёт, состоящий из нескольких пунктов:

• данные о работнике;
• отдел, в котором сотрудник числится;
• сроки командировки и количество дней, проведённых в ней;
• цели и задачи, которые должны быть подробно и наиболее полно раскрыты;
• данные о контрагентах или партнёрах;
• результаты переговоров;
• дата составления и подпись сотрудника.

Организация может по своему желанию добавлять новые пункты либо убирать имеющиеся, в зависимости от своей специфики.

Бывают ситуации, что цель поездки по каким-то причинам не была достигнута. В таком случае нужно написать о неудачной командировке, но лучше будет, если у работника есть уважительная причина. Сотрудник пишет о том, что командировочное задание им не выполнено и составляет докладную записку на имя руководителя. Директор, в свою очередь, принимает решение исходя из сложившейся ситуации:

• направление работника в новую командировку;
• отмена новых поездок, в связи с их нецелесообразностью;
• меры дисциплинарного характера в случае вины сотрудника.

После завершения работы с отчётом о командировке сотрудник составляет авансовый отчёт. К нему прилагаются все документы, которые подтверждают траты во время поездки.

В настоящее время служебное задание и отчёт о командировке необязательны к использованию на предприятии, но при необходимости их можно составлять. Для больших организаций, где совершается много служебных поездок и в этом задействованы десятки работников, такие документы будут помощниками для бухгалтерии. Краткие письменные отчёты о командировке способствуют правильному ведению бухгалтерского учёта. В маленьких фирмах, напротив, лишние бумаги ни к чему и от них можно смело отказаться.

идея-малого-бизнеса.рф

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2019г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15  пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.

Это следует отметить в локальном акте.

Преимущества составления отчета о командировке:

• при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
• при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.

Как составить отчет о командировке?

Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.

При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Требования к документу

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):

Форма Т10а

Служебное задание выполняет следующие функции:

• четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
• работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

• наименование организации (полное или сокращенное);


• номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
• фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
• отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
• должность;
• место назначения: город и организация;
• срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
• кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
• основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
• цель командировки и сопутствующие задачи;
• подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

• отчет о проделанной работе;
• подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

Отчет о командировке (образец) представлен ниже:

Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.

Пример такой формы:

отчет в произвольной форме

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

• сотрудника, оформлявшего командировку;
• начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
• руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

• заявление на командировку (для определенных групп граждан);
• приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
• служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.

На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.

Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.

В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.

kadriruem.ru

Бланк задания в командировку

После внесения корректировок в законодательные нормы предприятия вправе продолжать применять командировочное задание. Какой бланк использовать? Типовая форма Т-10а утверждена Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Это небольшой документ на одном листе. Организация может разработать собственный бланк, включив в него все необходимые реквизиты. Бланк отчета о командировке, образец в конце статьи, включен в ф. Т-10а.

Как заполнить служебное задание

Когда организация решила использовать унифицированный бланк ф. Т-10а, какие данные следует отразить в этом документе и каким способом? Заполнить форму разрешается как «на бумаге», так и электронно. Предварительно кадровик (или иное ответственное лицо работодателя) должен составить приказ об отправлении специалиста в поездку по делам предприятия. Затем заполняется сама форма Т-10а.

Какие данные внести в разделы задания на командировку:

• Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.
• Графы с 1 по 10 с данными о командировке – в этом разделе таблицы приводятся общие сведения о предстоящей сотруднику поездке. Какую информацию вносить? Обязательно указывается то структурное подразделение предприятия, в котором трудится физлицо. Отдельно приводится его должность или же профессия. Далее заполняется, куда территориально направляется командируемый и в какую организацию. После чего вносятся даты планируемой командировки: дата отъезда обозначает начало, дата приезда – окончания. К примеру, менеджер компании улетает в г. Москву 22.05.18 г. в 22.30, а прилетает 29.05.18 г. в 01.30. В этом случае командировка длится 8 дн., дни отлета и прилета включаются в полном объеме. По стр. 7-8 заполняется общий период поездки, по стр. 9 указывается, какая компания оплачивает расходы, а по стр. 10 – документальное основание для командировки. Это может быть служебная записка или письмо, а также иная форма.
• Графа 11 с данными о задании – по этой строке формулируется цель поездки. Заполнить этот раздел может непосредственный руководитель сотрудника, если компания крупная, или директор фирмы, если бизнес относится к СМП. После того, как данные внесены в стр. 11, заполнение задания приостанавливается до дня возвращения командированного лица в организацию.
• Графа 12 с данными о выполнении – отчет по командировке, пример написания будет далее, составляется сотрудником уже по возвращении на место занятости. В этой части служебки кратко прописывается, что было сделано за время поездки.
• Заверение формы – подписывает документ несколько ответственных лиц. Прежде всего, это сам работник, пребывавший в командировке. Кроме того, это руководитель структурного подразделения компании (при наличии), и наконец, руководитель всего предприятия. Одновременно директор выносит заключение путем подведения итогов поездки.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

Чтобы вам было легче разобраться, как правильно внести данные в записку, ознакомьтесь с образцом уже заполненного документа. Как видно, ничего сложного здесь нет и сведения можно указывать в произвольном виде, с учетом специфики деятельности компании и сроков поездки. А кто обязан заполнять форму и в каком количестве экземпляров?

Ответственным лицом обычно выступает начальник отдела или структурного подразделения, или же кадровик. Если фирма небольшая, эти функции может исполнять и непосредственный руководитель. Служебная записка составляется в единственном экземпляре и хранится совместно с другими документами по командировкам. Заверяет форму только директор организации, проставление печати не является обязательным.

Обратите внимание! Если в поездку командируется сразу несколько человек, составление служебной записки требуется для каждого из них в отдельности. Однако приказ разрешено заполнять сразу на группу лиц.

Как отчитаться за командировку

В соответствии с нормами стат. 168 ТК предприятие-работодатель должно возместить командированному лицу все понесенные за время командировки издержки. Это суточные, затраты на проезд и проживание, а также иные виды трат при их возникновении. Чтобы получить деньги от работодателя без задержек, сотрудник обязан предоставить по своему возвращению финансовый отчет о командировке, образец можно найти в интернете. Или можно составить авансовый отчет.

В отчете указывается, сколько денег было получено от работодателя на поездку, какие долги числятся за предприятием или сотрудником, а также сколько средств было потрачено за время поездки. Для предоставления в бухгалтерию установлен 3-дневный срок отчета по командировочным расходам (п. 26 Постановления № 749). Дополнительно для обоснования фактически понесенных издержек командированное лицо обязано приложить все документы на проезд, жилье и т.д. На суточные прилагать документы не требуется.

Отчет по командировке – образец написания 2018

Собственно говоря, отдельной формы отчета после командировки на законодательном уровне не существует. Когда речь идет о подобном документе, форма отчета о командировке может быть разработана предприятием самостоятельно. Или же допускается использование уже рассмотренного бланка ф. Т-10а, где предусмотрены соответствующие строки для внесения данных сотрудником.

Какую информацию отразить в отчете? Поскольку этот документ заполняется по итогам проведенных в поездке мероприятий, командированное лицо должно отчитаться по факту, что было сделано и какие выгоды получила компания. К примеру, при направлении для переговоров с партнерами следует указать, с какими именно предприятиями взаимодействовал от лица организации работник. Если переговоры были продуктивными и привели к подписанию договоров, обязательно перечисляется, какие сделки и с кем заключены и т.д. Далее посмотрим, как написать отчет о командировке – пример выложен с учетом типовых ситуаций.

Отчет о выполнении командировочного задания – пример произвольной формы

Начальнику отдела сбыта ООО «Вертол-Сити»

Михееву Владимиру Александровичу

От менеджера по сбыту

Иванова Игоря Васильевича

Отчет по служебной командировке

В период с 21.05.18 г. по 24.05.18 г. я находился в служебной командировке в г. Санкт-Петербурге с целью посещения вставки электротехнического оборудования и обновления деловых контактов.

За время поездки я от лица ООО «Вертол-Сити» провел переговоры со следующими поставщиками оборудования:

1. ООО «Энерготехника» г. Москва.
2. ООО «ВИЛО-РУС» г. Москва.
3. ООО «Завод по производству электрооборудования» г. Киров.
4. ООО «Насосэнергомаш» г. Краснодар.
5. ООО «Промышленная компания» г. Санкт-Петербург.
6. ООО «Веста» г. Санкт-Петербург.

В целях заключения договоров поставки с указанными организациями в наш адрес в ближайшее время будут направлены коммерческие предложения. Помимо этого, и для расширения клиентской базы покупателей, я распространил действующие прайсы ООО «Вертол-Сити», что должно привести к росту покупательской активности.

Менеджер ____________________/Иванов И.В./

(Скачать бланк) Служебное задание на командировку

(Скачать образец заполнения) Служебное задание на командировку

Вывод – в этой статье мы разобрались, как написать отчет о командировке – образец выложен выше. Как видно из формы, этот бланк по сути является составной части широко распространенной ф. Т-10а. Информация вносится в документ частями: в первой – до командировки о предстоящем поручении; во второй – после возвращения в организацию о проделанных мероприятиях. Если предприятие использует не типовой бланк, а собственный, допускается как составление общей формы (на задание и отчет), так и отдельных документов. Разработанные формы отчетов следует утвердить в графике документооборота организации.

raszp.ru

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

• заключения договоров;
• участия в различных тренингах и семинарах;
• проведения переговоров;
• приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
• участия в обучающих мероприятиях;
• обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.

Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании внутренних нормативно-правовых актов организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.

Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

• чеки;
• квитанции;
• оригиналы оплаченных счетов с печатью;
• билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?

До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его оформлении закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

Рекомендуется зафиксировать в локальных актах:

• период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
• лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
• сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:

• родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
• лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

• расход денежных средств по дням;
• место командировочной работы;
• использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.

В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

• работник, оформлявший командировку;
• руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
• руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

В обязательном порядке нужно оформить:

• заявление на командировку, если гражданин попадает в перечень лиц, обладающих правом отказаться от путешествия;
• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание.

По итогу командировки составляется отчет о выполнении поставленных задач. Он дополняется авансовым отчетом, к которому нужно приложить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

nam-pokursu.ru

Как написать отчет о командировке

Определение понятия «командировка» содержится в ст. 166 ТК РФ. Командировкой считается поездка по поручению нанимателя на определенный период за пределы постоянного места труда.

Направление в поездку, так же как и возврат из нее должны быть правильно оформлены. При планировании сотруднику выдается служебное задание, составляется приказ о направлении в командировку. Результаты же своей поездки сотрудник должен отразить в отчете. Необходимость в отчетности возникает прежде всего из-за невозможности контроля работника за пределами компании, а также для контроля израсходованных денежных средств.

Отчет содержит краткую информацию об итогах достижения поставленных в служебном задании целей. Описывается, что было сделано, каких результатов получилось достичь в результате поездки.

Унифицированная форма отчета Т-10а “Служебное задание” содержит:

• данные о работнике, направляемом в служебную поездку;
• даты поездки;
• место назначения;
• организация-плательщик;
• основание направления (номер приказа);
• цель;
• краткий отчет.

Обязателен ли отчет о командировке

Кроме того, отчет о командировке возможно написать в свободной форме. Также компания может разработать свой бланк, при этом необходимо прописать в ЛНА компании обязанность сотрудника заполнять форму по возвращении из командировки.

В такой бланк рекомендуется включить следующие графы:

• ФИО, должность работника;
• место и даты поездки;
• поставленные цели и задачи;
• проведенные встречи;
• результаты проведенных встреч;
• даты составления и подпись командировочного. 

► Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Кто подписывает

Стандартная форма краткого отчета о выполнении задания в командировке содержит три подписи.

Первая — подпись руководителя отдела, который направляет работника в поездку.

Вторая — самого работника. Ей он подтверждает свое согласие на командировку и факт ознакомления с ее условиями. Работодателю стоит помнить, что он не может направлять в командировку беременных женщин и подростков до 18 лет. Кроме того от служебной поездки могут отказаться:

• матери или отцы одиночки с детьми до 5 лет;
• родители детей до 3 лет;
• родителе детей-инвалидов;
• лица, ухаживающие за больными родственниками (при наличии соответствующего медицинского заключения).

Третья подпись — руководителя предприятия. Для малых компаний, где все решения принимает непосредственно директор, допускается наличие только двух подписей: директора и работника.

Сопроводительные документы

Для документального оформления и сопровождения служебной поездки оформляется достаточно большой пакет документов. Часть из них формируется еще на этапе подготовки, другая по возвращении.

При планировании командировки работодатель:

• берет согласие на поездку с тех категорий персонала, которые по закону могут отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ);
• подготавливает приказ;
• оформляет служебное задание.

► Может ли компания признать корпоратив командировкой

По возвращении работник, помимо составления отчета о поездке, собирает пакет сопроводительных документов:

• квитанции и чеки об оплате гостиниц;
• проездные билеты;
• билеты на посещение мероприятий, если они были целью визита;
• авансовый отчет.

Авансовый отчет по командировке вместе с отчетом о поездке предоставляется работодателю в 3-х дневный срок. Положение об этом должно быть закреплено в ЛНА компании.

Главная новость Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте Тема номера «Кадровик-2019» проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат Также читайте о том, в чем можно отказать беременной сотруднице и какие гарантии предоставить, как по-новому платить аванс и оформлять путевой лист, и как взыскать ущерб с экс-сотрудника.

Как составить авансовый отчет по командировке

Необходимость заполнения авансового отчета по командировке связана с тем, что расходы по поездке ложатся на плечи компании (ст. 168 ТК РФ). И сотрудник по возвращении отчитывается за произведенные траты.

Работодатель должен компенсировать сотруднику:

• проездные билеты или сумму потраченную на ГСМ;
• аренду квартиры или гостиницы;
• иные расходы связанные с проживанием (суточные).

Авансовый отчет по командировке заполняется по унифицированной форме № АО-1. 

Стандартно заполняется шапка документа с названием компании, ФИО и подразделения сотрудника. Номер документу присваивается работниками бухгалтерии. В табличную часть сотрудник вносит лишь суммы аванса и фактически понесенные затраты. На втором листе приводится расшифровка всех затрат, с указанием номеров квитанций и их дат. Остальные графы отчет заполняются сотрудниками бухгалтерии самостоятельно.

► Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Отчет необходимо сдавать в бухгалтерию предприятия, предварительно подписав его у руководителя. Согласование требуется для того, чтобы избежать приписок со стороны сотрудников, ведь бухгалтер не знает всей специфики работы того или иного специалиста и может пропустить излишние расходы.

Сроки предоставления

Так как обязанность заполнять и предоставлять отчет о служебной поездке законодательно отсутствует с 2015 года, то и регламентированных сроков его сдачи не существует. Этот вопрос должен быть оговорен в ЛНА компании вместе с вопросом об обязательности такого отчета на конкретном предприятии.

Однако, это касается лишь части отчета о проделанной работе, но никак не касается авансового отчета о командировке. Его срок сдачи строго регламентирован и составляет 3 дня. Поэтому, на наш взгляд, целесообразно прописать в ЛНА для отчета о проделанной работе такой же срок.

www.pro-personal.ru

Заполнение отчета о командировке

Отчет о командировке является документом, который подтверждает наличие работника на вверенном ему объекте для временного исполнения своих обязанностей. Каждое предприятие самостоятельно определяет вводить ли такие обязательства в своей организации или нет, однако если такие положения изначально закреплены в уставе фирмы или иных локальных нормативных актах, исполнение требований руководства по предоставлению отчетности обязательно.

Отчет о командировке, если его оформление устанавливается локальным нормативным актом организации, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

1. Реквизиты отчета – регистрационный номер, дата и место составления документа.
2. Длительность командировки, который является периодом командировки. Именно за это время составляется отчет.
3. Основания для назначения работнику командировки исходя из нужд предприятия.
4. Причины отправления в командировку конкретного лица.
5. Цели поездки и поставленные работнику задачи, которые требуют исполнения во время командировки.
6. Результаты командировки, которые получилось или не получилось достичь. При отсутствии достижения поставленных целей указываются причины провала, а также особенности осуществления труда во время поездки.

При отсутствии достаточности места на бланке, к нему подшивается дополнительный лист или листы формата А4, на которых работник в максимально подробном изложении описывает итоги командировки – положительные и отрицательные динамики, дополнительные процедуры, которые потребовались или могут потребоваться в будущем для решения поставленных задач и прочее.

Отчеты могут быть нескольких видов, поэтому, есть ли необходимость в приложении каждого из них, нужно уточнять у руководства.

Работнику может потребоваться приложить:

1. Отчет о служебной командировке по выполнению поставленных целей и задач, особенностях их исполнения на ином месте осуществления трудовой деятельности и т.д.
2. Авансовый отчет, который характеризуется тратами, которые требовались и были необходимы работнику в течение того времени, пока они находились в командировке.
3. Иные документы, которые могут относиться к отчетности.

При этом устанавливается, что работодатель может воспользоваться бланками отчетов, которые были разработаны на государственном уровне, либо разработать весь документооборот самостоятельно.

Форма

Руководство организации самостоятельно может определять необходимость составления документации и отчетности о командировках в соответствии со ст. 8 и ст. 22 ТК РФ, при этом такие полномочия позволяют создавать собственные локальные формы предоставления таких документов в бухгалтерию или руководителю структурного подразделения.

В случае, если руководство не желает разрабатывать собственные образцы отчетности, однако обязывает сотрудников вести отчетность и предоставлять ее по завершению командировки, законодательство предоставляет возможность использовать разработанные Госкомстатом бланки в формах Т-10 и Т-10а.

При этом составление авансового отчета является обязательным, так как руководству организации необходимо определить понесенные расходы на содержание командированного работника, а также вести бухгалтерский отчет в полном соответствии с нормами трудового и налогового права.

Авансовый отчет предоставляется по форме №АО-1, которая была разработана аналогичным образом служащими Госкомстата.

Разделы

При заполнении документов учитываются его разделы. Несмотря на то, что работодатель может самостоятельно устанавливать формы составления отчетов, они должны содержать определенные данные, необходимые для проверки соответствия бухгалтерией предприятия.

Обычно к составлению отчетов выдвигаются следующие требования:

• полностью и максимально подробно должна быть описана цель поездки и выданные руководителем задания, весь процесс их выполнения и полученные результаты;
• цели и задачи описывает работодатель или любое иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, также это может сделать работник, исходя из ранее полученного задания;
• обстоятельства решения задач и выполнения целей должны быть описаны работником, который отправлялся в командировку.

Составление отчетов оформляется согласно принятым в организации правилам и нормам с указанием необходимых реквизитов и данных.

К необходимым реквизитам относятся:

• юридическое наименование организации;
• номер документа;
• дата его составления;
• персональные данные сотрудника, который был отправлен в командировку, а также занимаемая им должность;
• информация о структурном подразделении, которое направило работника в поездку;
• место прибытия гражданина, в которое он отправлялся исполнять свои профессиональные обязанности;
• сроки поездки;
• основания для организации командировки;
• кем и как производится финансирование лица, которое было отправлено в командировку;
• цели и задачи работника, которые тот должен выполнить в установленный командировкой срок;
• подписи руководства.

Часть разделов заполняются руководителем или иными лицами, которые уполномочены осуществлять такую деятельность, а часть — самим работником.

Правила заполнения

Заполнение отчета требует соблюдения установленных на предприятии правил ведения отчетности и документооборота, так как несоответствие принятым стандартам может негативно сказаться при проведении какой-либо проверки со стороны налоговых органов.

При полном выполнении поставленных задач, работник делает соответствующую пометку в специально отведенном для этого поле. Если цели по каким-либо причинам не были выполнены, то в данном поле указывается информация о неисполнении возложенных обязательств.

Основания и причины невыполнения работы предоставляется работодателю в виде докладной записки с полными пояснениями работника. В случае вины работника, работодатель имеет право возложить на ответственное лицо дисциплинарное или материальное взыскание, равное понесенным убыткам.

Документы для отчета

Для предоставления полного отчета о поездке по необходимости предприятия, работник должен предоставить установленный пакет документов, исходя из которого работодатель или бухгалтерия сделает соответствующие выводы о рентабельности осуществления командировок в будущем, а также сможет определить фактически понесенные расходы.

К отчету о командировке прикладываются:

• приказ о направлении работника в служебную командировку, издаваемый руководством непосредственно перед поездкой;
• авансовый отчет, который составляется в связи с расходами работника во время командировки;
• командировочное удостоверение – документ, устанавливающий право работника исполнять свои обязанности в удаленном от предприятия месте;
• служебное задание – цели и задачи, поставленные перед сотрудником организации на время поездки.

Проверкой документов занимаются налоговые органы, поэтому при их подаче важна правильность заполнения, а также полное соответствие установленных положений действительности.

В случае с составлением авансового отчета для бухгалтерии, работник должен предоставить все чеки, квитанции и иные платежные документы, подтверждающие осуществление растрат по необходимости.

К таким документам могут относиться:

• квитанции об оплате номера в гостинице или договор аренды жилого помещения на определенный срок;
• билеты или иные проездные документы, которые устанавливают реальную стоимость проезда гражданина до города, а также в его черте;
• чеки на покупку различных изделий и продуктов питания и т.д.

Предоставление документов по всем тратам позволит работнику обезопасить себя от каких-либо претензий со стороны бухгалтерии.

Сроки предоставления отчета

По общему правилу вернувшийся из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить отчет о проделанной работе, однако точные сроки устанавливаются локальными нормативными актами предприятия. Максимальный срок подачи документов не должен превышать одного месяца после возвращения сотрудника, если на предприятии введена необходимость в предоставлении отчетности.

Согласно ст. 191 ГК РФ, исчисление срока начинается на следующий день после наступления события, то есть в случае с командировкой – после возвращения лица на постоянное место работы и его выхода на нее. Также в случае необходимости составления отчета в короткий срок, выходные и праздничные дни не учитываются.

Согласование отчета

Согласование отчета производится в случае, если такие положения устанавливаются локальными нормативными актами предприятия, аналогично с необходимостью составления отчета вообще. Работодатель может обязать сотрудников согласовывать документы с их непосредственным руководителем, однако некоторые фирмы этого просто не делают.

Начальник подразделения должен утвердить отчет или ознакомиться с ним, поставив свою подпись в соответствующем месте. В некоторых случаях, например, при получении опыта или повышении квалификации, отчет о проделанной работе вовсе не требуется, достаточно лишь приказа о направлении сотрудника в соответствующую командировку.

Образец отчета

Отчет о проделанной работе в командировке может составляться различными способами в зависимости от локальных актов организации или не составляться вообще.

Виды отчетов о командировке:

1. Отчет о командировке в свободной форме, утвержденный предприятием.
2. Отчет о командировке по форме №Т-10а.
3. Авансовый отчет о понесенных расходах.

Отчетность при командировках помогает избежать трудностей с налоговой службой, так как документы соответствуют количеству произведенных предприятием трат. Небольшие организации могут не требовать составления отчетности, однако им рекомендуется это делать вне зависимости от отсутствия законодательных обязательств.

Скачать

Скачать образец Отчета о командировке в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Формы Т-10а в формате .xls вы можете
по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Формы АО-1 в формате .xls вы можете
по этой ссылке

trudinspection.ru