Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.
Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.
- Общая информация
- Можно ли завести новую, если потерял старую?
- Когда выдается дубликат?
- Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
- Заполнение новой трудовой
- Что делать, если старая трудовая закончилась?
- Можно ли избавиться от трудовой?
- Полезное видео
- Заключение
Общая информация
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
Можно ли завести новую, если потерял старую?
Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?
Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.
Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.
Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):
Когда выдается дубликат?
Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.
При утере
Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.
Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):
При порче
Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.
Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.
При массовой утрате работодателем
Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.
Как поменять трудовую, если она закончилась?
Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.
Другие случаи
Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.
Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.
Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.
Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.
В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.
Кому писать заявление?
Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.
Как правильно написать?
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.
Скачать заявление на новую трудовую книжку (образец).
Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.
Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Приказ о выдаче дубликата
Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.
Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.
Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.
Срок выдачи
Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.
Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.
Заполнение новой трудовой
Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.
Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Как оформляется?
Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?
Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.
Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.
По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.
Какие записи необходимо сделать?
В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.
Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки (образец):
Какая вноситься запись выдаче дубликата?
Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».
Образец трудовой книжки (дубликата):
Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.
Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.
Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.
Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.
Можно ли избавиться от трудовой?
У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.
Полезное видео
Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.
Заключение
Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.
Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.
naim.guru
Работники не так уж часто, но все же обращаются к работодателям за оформлением дубликата трудовой книжки. Причины бывают разные: трудовая утрачена, стала непригодной для дальнейшего использования… Но не всегда дубликат оформляется по просьбе работника. В некоторых случаях работодатель сам должен инициировать выдачу дубликата. О том, в каких конкретно случаях работодатель обязан оформить дубликат, может ли отказать работнику в его оформлении, как правильно внести записи и на основании каких документов, расскажем в статье.
Нормативное регулирование
Основными нормативными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются:
— Трудовой кодекс;
— Правила ведения и хранения трудовых книжек¹;
— Инструкция по заполнению трудовых книжек².
———————————
¹ Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
² Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Кроме этого, нередко применяется Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.
Выдача дубликата по заявлению работника
Утрата трудовой книжки работником
Это первая ситуация, когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки работнику. Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.
К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.
Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.
Согласно п. п. 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.
Действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек, в отличие от ранее регламентировавших вопросы ведения трудовых книжек нормативных правовых актов (Постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (п. 5) и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (п. 1.3)), не наделяют работодателя правом требовать у работника представления каких-либо документов в доказательство того факта, что работа является последней.
Поскольку вышеуказанные нормативные акты СССР были отменены в 2004 г., работник, утративший трудовую книжку, может обратиться с заявлением о выдаче дубликата как по последнему месту работы, так и к новому работодателю. Причем законодательством не предусмотрены ограничения при выдаче бывшему работнику дубликата по периоду, прошедшему со дня увольнения.
Примечание. Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Поэтому ранее состоявшееся решение суда было отменено, а ИППУ СО РАН обязали выдать дубликат трудовой книжки (Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
Общие правила внесения записей в дубликат трудовой книжки рассмотрим ниже.
Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению
Трудовая книжка в процессе использования может прийти в негодность — обгореть, порваться или испачкаться и т.п. Тогда работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата — согласно п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат.
В оформлении дубликата по данной причине есть одна особенность. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат, серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.
Отметим, что, если из-за обгорания, обрыва страниц и т.д. некоторые записи утрачены или их невозможно прочитать, нужно потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.
Наличие записи, которая впоследствии признана недействительной
В соответствии с абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки, при этом сведения должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата. А сведения о работе вносятся в порядке, установленном для заполнения дубликата трудовой книжки.
Обратите внимание! Работодатель по письменному заявлению лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления), должен выдать им дубликат трудовой книжки без записи об увольнении, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Некоторые работодатели в случае признания записи об увольнении или переводе незаконной просто признают ее недействительной, игнорируя требование работника о выдаче дубликата. Однако такое поведение работодателя может привести к судебным разбирательствам. Например, Е. был уволен из ООО «VIP-Авто» с должности заведующего рекламационным складом отдела закупок запасных частей в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В трудовой книжке об этом сделана запись. На основании Определения Советского районного суда г. Самара ООО «VIP-Авто» 23.03.2012 в трудовой книжке Е. сделана запись N 13, в соответствии с которой запись N 12 об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Получив на руки трудовую книжку, Е. неоднократно обращался к бывшему работодателю с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения записи, признанной недействительной, однако тот ответил отказом, сославшись на то, что запись N 13 сделана в соответствии с Определением суда.
Суд пришел к выводу о незаконности отказа в выдаче дубликата трудовой книжки, так как требование истца выдать ему дубликат без записи, признанной недействительной, является законным, обоснованным и подлежащим удовлетворению в силу п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Апелляционное определение Самарского областного суда от 19.11.2012 по делу N 33-10574).
Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки
Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».
Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания «Дубликат» должны приводиться следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
— дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
— образование (только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
— профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).
Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.
Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).
На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:
— об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
К сведению. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Где взять сведения о стаже работника?
Работник должен представить документы, подтверждающие предыдущие периоды работы. Это могут быть справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы, профсоюзный билет, расчетная книжка и другие документы. Кроме этого, предыдущие периоды работы могут подтверждаться письменными трудовыми договорами, послужными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы.
Примечание. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю при оформлении дубликата трудовой книжки.
На основании п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.
Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5)³ и пр.
———————————
³ Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (в ред. от 28.01.2013).
В любом случае представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Пример заполнения дубликата приведем ниже. После заполнения дубликата необходимо внести сведения о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Напомним, что форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 .
| N записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общий трудовой стаж | |||||
| составил 7 лет 27 дней. | |||||
| 1 | 10 | 10 | 2004 | Принята в общество с | Справка ООО |
| ограниченной | «Промстрой» от | ||||
| ответственностью | 30.05.2013 | ||||
| «Промстрой» продавцом. | |||||
| 2 | 23 | 04 | 2007 | Трудовой договор | Справка ООО |
| расторгнут по | «Промстрой» от | ||||
| инициативе работника, | 30.05.2013 | ||||
| пункт 3 части первой | |||||
| статьи 77 Трудового | |||||
| кодекса Российской | |||||
| Федерации. | |||||
| 3 | 24 | 04 | 2007 | Принята в открытое | Копия приказа ОАО |
| акционерное общество | «Звезда» от | ||||
| «Звезда» продавцом- | 24.04.2007 N 23-к | ||||
| консультантом. | |||||
| 5 | 10 | 07 | 2009 | Переведена на должность | Копия приказа ОАО |
| старшего продавца. | «Звезда» от | ||||
| 10.07.2009 N 14 | |||||
| 6 | 05 | 11 | 2011 | Трудовой договор | Копия приказа ОАО |
| расторгнут по | «Звезда» от | ||||
| соглашению сторон, | 10.07.2011 | ||||
| пункт 1 части первой | N 101-к | ||||
| статьи 77 Трудового | |||||
| кодекса Российской | |||||
| Федерации. | |||||
| Общество с ограниченной | |||||
| ответственностью | |||||
| «Ветер» (ООО «Ветер») | |||||
| 7 | 06 | 11 | 2011 | Принята на должность | Приказ от |
| менеджера по продажам. | 06.11.2011 N 36-п | ||||
Если работодатель потерял книжки
Причиной утраты трудовых книжек может стать не только работник, но и работодатель. Он может их потерять при переезде из одного помещения в другое или утратить ввиду непредвиденного обстоятельства — кражи, наводнения, пожара. Что делать в таком случае? Нужно оформить дубликаты всех утраченных трудовых книжек. Однако есть определенные сложности — в частности, они могут возникнуть с установлением стажа предыдущей работы.
Если у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), трудовой стаж этих работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для создания такой комиссии работодателю необходимо обратиться с заявлением в органы исполнительной власти субъекта РФ с указанием причин массовой утраты. Форма заявления произвольная, однако в некоторых субъектах разработаны к таким заявлениям требования, которые можно увидеть на едином портале госуслуг, а в некоторых субъектах приняты нормативные акты о работе таких комиссий¹. Например, в одной из областей при заполнении заявления не допускается использование сокращений слов и аббревиатур.
———————————
¹ Распоряжение Правительства Нижегородской области от 28.03.2002 N 163-р «О создании областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (ред. от 24.12.2012).
На заявлении должны стоять личная подпись и дата. Оно может выглядеть так.
Общество с ограниченной ответственностью «Кнопка»
603012, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75
e-mail: knopka-nn@yandex.ru
тел. (831) 266-66-66, факс (831) 266-66-96
Исх. N 42 от 15.05.2013
Начальнику департамента социальной защиты населения, труда и занятости Нижегородской области
Заявление
о создании комиссии по установлению трудового стажа работников связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации
Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению трудового стажа работников ООО «Кнопка» в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации — пожара, произошедшего 07.05.2013 в офисе, расположенном по адресу: 603012, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75.
Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам ООО «Кнопка»:
1. Карандашову Ивану Ивановичу, 1977 года рождения.
2. Ручкину Петру Петровичу, 1972 года рождения.
3. Скрепкиной Анне Николаевне, 1979 года рождения.
Прошу включить в состав комиссии:
1. Лоткову Ольгу Геннадьевну — инспектора ОК ООО «Кнопка».
2. Линейкину Анну Игоревну — бухгалтера по начислению заработной платы ООО «Кнопка».
Приложение: справка ОФПС Пожарной части N 029 от 08.05.2013 N 1245-5.
Директор Зажимов /П.Н. Зажимов/
Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций установлен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. В частности, комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
К сведению. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт, — направить запросы в организации, учреждения, архивы.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника. На основании такого акта оформляется и выдается дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 книжки указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
В каком порядке вносятся записи?
После записи об общем трудовом стаже его необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, предоставленными работником, или актом комиссии, в следующем порядке:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата приема на работу;
— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.
После записи о приеме на работу в конкретную организацию делают запись об увольнении из нее:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);
— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
alianskadrovic.ru
Когда выдается дубликат?
Дубликат трудовой книжки требуется работнику, по тем или иным причинам утратившему оригинал.
Причины здесь могут быть самые разные:
- книжка утеряна по вине самого работника;
- утрачена по вине работодателя или в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение, массовые беспорядки и т. д.);
- она пришла в негодность и не может быть использована дальше;
- в книжку внесены записи об увольнении или переводе, признанные недействительными;
- признаны недействительными записи о привлечении работника к уголовной ответственности.
Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.
Кто его выдает?
Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Личная карточка форма Т-2
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
Если сотрудник еще не уволился
Однако из этого порядка есть одно исключение.
В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.
Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.
Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.
Как выписать?
Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней.
Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.
Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.
Исключениями являются следующие случаи:
- если трудовая утрачена работодателем;
- если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
- если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.
В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал.
Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов:
- При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
- В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
- Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Пример оформления дубликата трудовой книжки:
Что делать при массовой утрате?
В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.
Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.
После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.
В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.
Заключение
Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.
Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:
Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.
Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.
Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.
Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
101million.com
Чем отличается дубликат трудовой книжки от копии?
Дубликат трудовой книжки подтверждает трудовую деятельность гражданина и его стаж наравне с оригиналом. В этом его главное отличие от копии. Копия трудовой книжки не имеет статуса официального документа и без наличия оригинальной книжки не действует. Копия трудовой книжки будет косвенным подтверждающим документом.
Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки при утере, порче и т. д.?
Причин для оформления дубликатаможет быть несколько:
|
| Скачать заявление |
- Произошла потеря трудовой книжки. В этом варианте трудящийся должен безотлагательно уведомить нанимателя по последнему месту работы письменным заявлением. Не позже чем через 15 дней с момента поступления такого заявления наниматель оформляет трудящемуся дубликат трудовой книжки при утере (а также вкладыша к ней).
- Трудовая книжка испорчена (вариантов множество: сильно помялась, записи плохо читаемы, залита жидкостью, повреждена иным образом). Порядок оформления дубликата в данной ситуации аналогичен предыдущему случаю.
- Произошла массовая потеря трудовых книжек из-за наступления чрезвычайных ситуаций. При наступлении таких условий исполнительным органом края, республики, области и т. д. организовывается специальная комиссия по установлению стажа и трудовой деятельности граждан. Такая комиссия может быть создана из числа работодателей, органов профсоюзных организаций, работников и иных заинтересованных лиц. Комиссией составляется акт, на основании которого впоследствии будет создан дубликат трудовой книжки.
Важно: Стаж и рабочая деятельность трудящегося восстанавливаются комиссией на основании представленных работником документов, справок и т. д. (в том числе и профсоюзного билета). Если таких документов нет или их недостаточно, то акт может быть составлен на основании свидетельских показаний коллег, которые совместно трудились с работником. Таких свидетелей должно быть не менее 2. Предусмотрен также судебный порядок доказательства рабочей деятельности.
nsovetnik.ru
«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 12
ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.
Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях:
— трудовая книжка утеряна работником;
— трудовая книжка утеряна работодателем;
— имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной;
— трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования.
Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно. В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Общие правила выдачи дубликата
При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:
— об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица. Перечень последних содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению», поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.
Сведения, содержащиеся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5, утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.
В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР о возможности использования таких данных для установления трудового стажа.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника <1>. Для подтверждения стажа работы работник представляет надлежащим образом оформленные или заверенные справки, копии приказов, трудовых договоров, справки из ПФР и иные документы от предыдущих работодателей.
———————————
<1> Такие же требования к записи общего стажа предъявляет и п. 7.2 Инструкции.
Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 «Сведения о работе» в следующем виде: «Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Образец приведен на с. 56.
Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. К сожалению, иногда данного срока не хватает, ведь процесс сбора документов может растянуться на более длительный срок.
Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
То есть титульный лист оформляется по состоянию на момент выдачи дубликата. Например, при первом трудоустройстве в трудовой книжке в графе «Образование» было написано «среднее профессиональное». Через определенное время работник получил высшее образование и потерял трудовую книжку. При заполнении дубликата следует не писать «среднее профессиональное образование», а сделать запись о высшем образовании (при условии предъявления диплома).
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат» в силу абз. 4 п. 1.2 Инструкции.
После того как дубликат заполнен, необходимо внести сведения о том, что он выдан, в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой приведена в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работник
В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Обычно такое заявление делается в письменной форме, причем желательно, чтобы работник указал предыдущие места работы и хотя бы приблизительные периоды работы в них, для исполнения работодателем норм о необходимости оказания содействия работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним — предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя. Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ООО «Катод»│
│ Леванскому М. П.│
│ от торгового представителя│
│ Комова Сергея Ивановича│
│ Заявление │
│ │
│ В связи с утратой трудовой книжки прошу выдать мне дубликат.│
│Дополнительно сообщаю о местах работы, предшествующих трудоустройству│
│в ООО «Катод»: │
│ — ООО «Диод» — с 03.2008 по 10.11.2009; │
│ — ОАО «Анод» — с 04.2007 по 03.2008; │
│ — ИП Колобанов П. Р. — с 07.2004 по 02.2007. │
│ │
│ 27.11.2009 Комов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель
Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты. Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.
Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т. п.). Если у него имеются другие документы, например выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Поскольку комиссия создается органами власти, необходимо к ним письменно обратиться, например, в такой форме.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Калита» │
│ │
│Исх. N 97 Начальнику │
│от 16.11.2009 департамента труда и социального│
│ развития Вологодской области │
│ │
│ Заявление о предоставлении государственной услуги │
│ «Создание и организация работы комиссии по установлению │
│ трудового стажа работников в связи с массовой утратой │
│ работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций» │
│ │
│ Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению│
│трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек│
│в результате чрезвычайной ситуации — пожара в ООО «Калита», расположенном│
│по адресу: 160001, г. Вологда, ул. Благовещенская, д. 9. │
│ Справку Управления противопожарной службы Вологодской области│
│от 04.11.2009 N 214-52у, подтверждающую произошедшую чрезвычайную│
│ситуацию, прилагаю. │
│ Дата произошедшего пожара — 03.11.2009. │
│ Количество утраченных трудовых книжек — 7. │
│ Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам│
│ООО «Калита»: │
│ 1. Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения. │
│ 2. Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения. │
│ 3. Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения. │
│ 4. ………………………………… │
│ Прошу включить в состав комиссии: │
│ 1. Кулемину Ирину Станиславовну, менеджера по персоналу ООО «Калита».│
│ 2. Зырянова Игоря Ивановича, заместителя директора ООО «Калита». │
│ Юридический адрес, местонахождение: 160001, г. Вологда,│
│ул. Благовещенская, д. 9 │
│ Адрес электронной почты: kalita@yandex. ru │
│ Тел.: (8172) 64-13-81 │
│ │
│Директор Поляков /П. Н. Поляков/│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
После исследования всех представленных документов по указанным работникам комиссия составляет акт.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ АКТ N 4 комиссии │
│ об установлении трудового стажа работников в ООО «Калита» │
│ в связи с массовой утратой трудовых книжек │
│ │
│г. Вологда 7 декабря 2009 г.│
│ │
│ Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального│
│развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании│
│комиссии об установлении трудового стажа работников ООО «Калита»│
│от 24.11.2009 │
│ │
│ ПОСТАНОВЛЯЕТ: │
│ │
│ 1. Установить общий трудовой стаж по состоянию на 07.12.2009│
│работникам ООО «Калита»: │
│ — Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения, — общий трудовой стаж│
│7 лет 4 месяца 12 дней; │
│ — Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения, — общий трудовой стаж│
│15 лет 8 месяцев 2 дня; │
│ — Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения, — общий трудовой│
│стаж 11 лет 10 месяцев 22 дня; │
│ — и т. д. │
│ 2. В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить│
│дубликаты трудовых книжек указанным работникам. При оформлении указать│
│общий трудовой стаж работников до поступления в ООО «Калита».│
│ Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится│
│в департаменте труда и социального развития области, второй у│
│работодателя — ООО «Калита». │
│ │
│Председатель комиссии: Перекопов /А. В. Перекопов/│
│Члены комиссии: Селезнева /Р. Т. Селезнева/│
│ Кулемина /И. С. Кулемина/ │
│ Зырянов /И. И. Зырянов/ │
│Секретарь комиссии: Крылова /О. Б. Крылова/ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.
Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись,
признанная недействительной
Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п. 1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел «Сведения о работе» внести запись «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», — с указанием его серии и номера.
Для этого с работника необходимо взять письменное заявление.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ОАО «Светлояр»│
│ Кузнецову А. В.│
│ от Комарова Андрея Васильевича│
│ │
│ В связи с признанием недействительной записи об увольнении в│
│трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда│
│г. Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат│
│трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.│
│Копия решения суда прилагается. │
│ │
│ Комаров, 24.11.2009 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо. Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки. Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки.
Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу.
Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна
для использования
Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т. д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.
Итак, в графе 3 «Сведения о работе» производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник. Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата приема на работу;
— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.
После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);
— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 г.). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.
В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на работу, |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общий трудовой стаж составляет 7 |
|||||
|
лет 3 месяца 22 дня. |
|||||
|
12 |
10 |
2002 |
Принята в Общество с |
||
|
ограниченной ответственность |
|||||
|
«КарТек» (ООО «КарТек») |
|||||
|
диспетчером. |
|||||
|
23 |
11 |
2006 |
Уволена по собственному желанию, |
Справка от |
|
|
пункт 3 части первой статьи 77 |
07.10.2009 б/н |
||||
|
Трудового кодекса Российской |
|||||
|
Федерации. |
|||||
|
24 |
11 |
2006 |
Принята в Открытое акционерное |
Копия приказа от |
|
|
общество «Мир Дверей» |
24.11.2006 N 93-к |
||||
|
консультантом. |
|||||
|
05 |
07 |
2007 |
Трудовой договор расторгнут по |
Копия приказа от |
|
|
соглашению сторон, пункт 1 части |
05.07.2007 N 67-к |
||||
|
первой статьи 77 Трудового |
|||||
|
кодекса Российской Федерации. |
|||||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью «Ривьера» |
|||||
|
(ООО «Ривьера») |
|||||
|
1 |
10 |
07 |
2007 |
Принята на должность |
Приказ от |
|
менеджера по продажам фурнитуры. |
10.07.2007 N 26-к |
||||
|
2 |
09 |
11 |
2009 |
Трудовой договор расторгнут в |
Приказ от |
|
связи с переводом по просьбе |
09.11.2009 N 67-к |
||||
|
работника на работу в Общество с |
|||||
|
ограниченной ответсвенностью |
|||||
|
«Кислород», пункт 5 части первой |
|||||
|
статьи 77 Трудового кодекса |
|||||
|
Российской Федерации. |
|||||
|
Менеджер по персоналу Кошкина |
|||||
|
Ознакомлена. Зайцева |
|||||
|
МП |
|||||
В. П.Ющин
Эксперт журнала
«Отдел кадров коммерческой организации»
Подписано в печать
26.11.2009
hr-portal.ru