Как правильно написать докладную

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.


• Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

• Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

• полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
• дата составления документа;
• название документа;
• инициалы адресата;
• непосредственно сам текст;
• подпись составителя.

Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:

• полное наименование предприятия;
• место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
• в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
• заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
• текст;
• инициалы составителя и занимаемая должность;
• подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
• номер телефона руководства.

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью.
ли у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.

Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно. В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.

Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

1. Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
2. После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».


3. Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
4. Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
5. Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельности

Генеральному директору ООО «ВЕРШИНА»
Петрову Леониду Яковлевичу
Главного бухгалтера организации
Нестеренко Нины Дмитриевны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата 08.11.2016
Подпись расшифровка.

Кроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.

Например: О прошении перевода учащегося

Довожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину. 6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.

В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.

Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «ГРАЧ»
Ю. И. Иванову
Докладная записка
04.05.2016 №11
Об оскорблении на рабочем месте
Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.
Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г. А.

101biznesplan.ru

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

delat-delo.ru

Что представляет собой докладная записка на сотрудника

Докладная записка о хамском поведении работника — это уведомительный документ, целью которого является проинформировать начальство о ненадлежащем поведении одного из сотрудников, которое не укладывается в дозволенные рамки корпоративной этики или законодательства.

А также существует докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Этот документ сообщает о том, что работник не выполняет те требования, которые изложены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка.

Ещё есть докладная записка об отсутствии на рабочем месте. Она информирует начальство о том, что сотрудник прогуливал или опаздывал на работу. Прогулом считается отсутствие более 4 часов подряд или в течение всего дня или смены. Всё, что меньше этого времени — опоздание.

Записка фиксирует факт ненадлежащего поведения. Как правило, в документе числится просьба применить к сотруднику соответствующие меры. Если её не подать, к ответственности такого человека привлечь будет затруднительно.

Как правильно написать: формы, образцы, примеры

Текст докладной записки может быть свободным. Единой формы нет. Необходимо изложить ситуацию, описав как можно больше подробностей. Главное, чтобы в ней содержались все необходимые факты нарушения и атрибуты делового документооборота. Оформление делается по стандарту ГОСТ 6.30–2003: лист бумаги формата А4, все полагающиеся реквизиты.

Хамское поведение, оскорбление работников и клиентов

В докладной записке о хамстве того или иного работника должны в обязательном порядке значиться следующие параметры:

• наименование адресата с указанием конкретной должности, подразделения и ФИО;
• дата и исходящий номер бумаги (документ может быть зарегистрирован как внутренняя почта организации);
• текст записки;
• дата составления;
• подпись заявителя и её расшифровка с указанием должности и подразделения.

Невыполнение должностных обязанностей

В докладной записке о невыполнении должностных обязанностей присутствуют такие составляющие:

• наименование адресата;
• название документа (по центру);
• дата, когда была составлена бумага, и номер;
• текст записки, отражающий перечень обязанностей, которые работник не исполняет должным образом, и последствия, наступившие в результате;
• предложения относительно меры ответственности, которая будет применена к сотруднику;
• подпись и должность заявителя.

Прогул и опоздание

В докладной записке о прогуле или опоздании указываются:

• название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе);
• ФИО руководителя и его должность;
• заголовок;
• текст, содержащий факт и временной промежуток отсутствия на рабочем месте;
• предложение о мере дисциплинарного взыскания;
• должность подающего, его подпись и расшифровка.

Чем грозят сотруднику докладные записки

Докладная записка относится к внутренней корреспонденции. Это не приговор и не гарантия применения наказаний, а лишь выявление нарушений. Руководство рассматривает обращение и делает вывод, насколько обосновано применить санкции. Сотруднику обязательно дадут шанс оправдаться. Им пишется объяснительная записка. Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, он издаёт приказ о дисциплинарном взыскании. По закону это может быть замечание, выговор и увольнение.

ipshnik.com

Цели и применение докладной записки

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета  в таком документе от составителя не требуется.

Как написать докладную записку

[us_single_image image=”4987″ size=”medium” align=”right” animate=”fade” animate_delay=”” onclick=”lightbox”]Если вы не уверены в том, как писать докладную правильно – вы можете использовать готовый бланк и заполнить ее по образцу. Но в некоторых случаях такой возможности нет, и документ приходится оформлять самостоятельно. В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

1. Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации.
3. Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
4. Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
5. В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.

Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников. Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.

Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.

Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины. Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.

Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени. Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

infportal.ru

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем  организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом  05.10.2018 или словесно-цифровым  5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа  должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ  Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Источник: Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

organizatsiyatruda.ru

Правила оформления докладной записки

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Посмотреть бланк товарной накладной ТОРГ 12, правила составления.
Показатели оборачиваемости оборотных средств, как их найти.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

1. Должность, занимаемая адресатом.
2. Ф.И.О. адресата.
3. Реквизиты организации адресата.
4. Должность, занимаемая составителем.
5. Ф.И.О. составителя.
6. Организация и должность составителя.
7. Грамотное изложение сложившейся проблемы.
8. Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
9. Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
10. Число составления докладной.
11. Подпись составителя с расшифровкой.

Как написать докладную записку, примеры

Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________

Анализ точки безубыточности предприятия.
Что представляют собой накладные расходы?
Оборачиваемость кредиторской задолженности – что это за показатель: https://buhguru.com/buhgalteria/koehfficient-oborachivaemosti-kredito.html

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись

Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.

Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Кто может составить докладную записку?

В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.

Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.

Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.

В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.

В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.

Нужно помнить о том, что неправильно составленная записка теряет свою юридическую силу и не может быть представлена в виде доказательства при решении сложившейся проблемы.

Образец формы докладной записки:

buhguru.com