Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.
Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.
Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.
Что говорит закон?
Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.
Нормативная база
Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:
- Трудовой кодекс (глава 24);
- Постановление №729;
- Постановление №749;
- Постановление № 771;
- Постановление №812;
- Постановление №922;
- Постановление №1595;
- Налоговый кодекс.
Ознакомиться с документами можно тут:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595
Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729
Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).
Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.
В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:
- замечания;
- выговора;
- увольнения.
Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.
В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.
Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:
- женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
- опекуны несовершеннолетних детей;
- работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
- работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
- работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
- работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.
Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:
- инвалидов;
- беременных женщин;
- сотрудников моложе 18 лет;
- сотрудников, с которыми заключен ученический договор.
Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.
Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:
- распоряжения о направлении сотрудника в командировку;
- командировочных удостоверений;
- служебного задания;
- отчета о проделанной работе;
- авансового отчета;
- журналов учета, куда заносятся данные об отправившихся в поездку и прибывших сотрудниках.
Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.
Изменения в 2019 году
Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.
Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.
По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:
- командировочные удостоверения;
- служебное задание;
- отчет о поездке;
- журналы учета.
Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.
Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.
Документы для оформления командировки в 2019 году
Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.
Как оформить командировку сотруднику в 2019 году в соответствии с новыми правилами?
Общий порядок
В соответствии с Российским законодательством, в 2019 году в список обязательных для командировки документов входят:
- приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
- путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
- служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
- авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.
Какие нужны перед поездкой и в процессе?
Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.
Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.
Бланк формы Т-9а
Бланк формы Т-9
Приказ произвольной формы:
Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.
Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.
Таблица командировочных расходов:
| Расходы для командировки по России | Расходы для командировки за границей |
Основные расходы:
|
Основные расходы:
|
|
Дополнительные расходы: согласовываются с работодателем. |
Дополнительные расходы (обязательные), связанные с оформлением и оплатой:
|
Учет работников
Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.
Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:
- в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
- в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).
Маршрутный лист
В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:
- дату выезда (начало командировки);
- дату приезда (окончание командировки);
- название организации, выдавшей маршрутный лист;
- номер документа;
- ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
- должность сотрудника;
- марка и государственный номер транспортного средства;
- цель командировки;
- маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).
Служебная записка
Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.
Отчетные бумаги, составляемые после возвращения
Авансовый отчет
По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.
В авансовом отчете следует указать:
- размер выданного аванса;
- номер документа;
- дату выдачи аванса;
- кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
- размер потраченных средств;
- остаток денежных средств (при наличии);
- список документов, подтверждающих расходы.
Учет работников
Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.
Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.
Служебная записка
По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.
Примеры составления служебной записки:
Использовался личный транспорт
В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.
В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.
Использовался транспорт по доверенности
В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.
Сроки составления и предоставления
Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.
Некоторые нюансы
Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?
В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.
Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа?
Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.
Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.
Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.
Особенности документального сопровождения местных командировок
В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2019 году считается действительной при оформлении:
- приказа;
- авансового отчета;
- служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.
Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя?
Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.
Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).
Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.
Источник: kadriruem.ru
ЛВ.САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Служебное задание
Приказ о направлении в командировку
Командировочное удостоверение
При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение.
формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах». Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты».
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов — их учет
Служебное задание
Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит «номер документа»; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Пример оформления служебного задания.
После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) — краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приказ о направлении в командировку
Срок хранения приказов о командировании — 5 лет
Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).
Пример оформления командировочного удостоверения.
Источник: hr-portal.ru
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.
В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.
В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.
Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения
Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:
- сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
- предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.
В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.
Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.
Форма Т-10
Источник: ppt.ru