Возврат в кассу подотчетных сумм

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

Ф.И.О. лица;
регистрационный номер документа;
сумма наличных денег;
срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

Подведем итог сказанного:

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Источник: www.klerk.ru

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Источник: nalog-nalog.ru

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;

при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Источник: NalogObzor.info

Что такое подотчётные суммы

Работодатели выдают сотрудникам деньги на обеспечение нужд организации: закупку канцелярии, оплату поставщикам, покупку бензина для автопарка. Такие выплаты называются подотчётными. Об их использовании нужно отчитаться в установленный срок, а неизрасходованный остаток — вернуть.

Порядок выдачи денег под отчёт регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Их выдают одним из двух способов:

наличными из кассы организации;
переводом на корпоративную карту или личный счёт сотрудника (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Отсюда появляется вопрос: если можно выдать сотруднику деньги безналом, то можно ли вернуть подотчётные средства на счёт организации? Разберёмся.

Когда подотчётные средства нужно вернуть

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);
три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

Выбрать банк

Можно ли вернуть подотчётную сумму на расчётный счёт организации

Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации. Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.

Скачать файл можно здесь.

Как оформить перевод с возвратом подотчётных средств

Сотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.

В большинстве случаев безналичное внесение денежных средств — бесплатно. Что касается наличных, их взнос в каждом банке тарифицируется по своему. Размер комиссии вы можете уточнить в тарифе банка. Список тарифов можно посмотреть у нас на сайте.

Реквизиты для перевода

У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

полное наименование организации;
ИНН/КПП;
номер расчётного счёта;
наименование банка;
БИК;
корреспондентский счёт.

Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.

Назначение платежа

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск увеличить за счёт этого перевода доходы и переплатить налог.

Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Что делать с комиссией за перевод

Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Это нужно предусмотреть в локальных актах:

если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты. А решив возместить, не сможете учесть их в расходах;
если расход предусмотрен, то его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Посмотрите ваши комиссии на тарифе на списке банков, если уходит много средств на возвраты — возможно вам стоит открыть отдельный счёт для возвратов.

Как оформить возврат подотчётных сумм в бухучёте

Все хозяйственные операции нужно оформить бухгалтерскими проводками. Для возврата денег на расчётный счёт применяйте следующие записи.

Операция	Дебет	Кредит
Неиспользованные подотчётные средства перечислены на расчётный счёт организации	51	71
Возмещение комиссии за перевод	73	51
Признание возмещения комиссии в расходах организации	91	73

Последнюю проводку можно оформить в учёте только при условии, что в локальном акте прописана обязанность работодателя возместить комиссию.

Источник: Podelu.ru