Журнал проверок образец

Для чего нужен журнал

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета проверок юридического лица .docСкачать образец журнала учета проверок юридического лица .doc

Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции.
рнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Кто ответственен за ведение журнала

Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.

Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.

Что будет если не вести журнал

Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).

Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале

В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.

С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.
Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).

Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.

Источник: assistentus.ru

Что это такое

Журнал учета проверок юр. лица или ИП – специальный документ, позволяющий фиксировать и анализировать информацию о проведенных плановых или внеплановых проверках, проводимых государственными службами.

Журнал необходим для хранения всех сведений о нарушениях и для принятия мер по предотвращению этих нарушений.

Сроки и необходимость проверок устанавливается законодательством. В связи с этим журнал позволяет защитить интересы предпринимателя, если какой-либо госорган оказывает излишнее внимание предприятию.

Ответственный за ведение журнала назначается руководителем организации.

Это может быть:

генеральный директор;
секретарь;
юрист;
другой специалист компании, наделенный данными полномочиями.

Информацию в журнал вносят также проверяющие органы и контролирующие ведомства. Ответственность за сохранность документа несет не только уполномоченное лицо, но и руководитель предприятия или ИП.

Однако такое решение может негативно сказаться на дальнейшем функционировании предприятия. В частности, доказать излишнее внимание конкретного проверяющего будет сложнее без документальных доказательств.

Если компания все же ведет журнал учета, то контролирующие органы не могут отказать во внесении соответствующей записи о проверке. В случае отказа руководитель предприятия должен обратиться к начальству проверяющих, а затем – в суд, если не удалось достичь компромисса.

Виды проверок

Проверки юридического лица проводятся государственными органами на основании законодательства РФ.

Существует два вида проверок:

Плановая

Цель – удостовериться в соблюдении предприятием или ИП законодательных норм и требований, установленных федеральными и муниципальными нормативно-правовыми актами, в том числе провести проверку соответствия предоставляемых сведений фактическим данным.Проверка проводится на основании распоряжения Генпрокуратуры РФ в установленные сроки, указанные на официальном сайте.

Основаниями для проверки являются:

регистрация юр. лица или ИП;
окончание действительности предыдущей проверки;
начало предпринимательской деятельности.

Внеплановая

Цель – удостовериться в соблюдении федеральных и муниципальных законов, в выполнении особых предписаний, включая проведение мероприятий по безопасности, инструктажей, ликвидации последствий аварии или чрезвычайной ситуации и т.д.Проверка не имеет конкретных сроков и проводится по мере необходимости. Госорганы обязаны уведомить юр. лицо о предстоящем визите не менее, чем за сутки до проверки.

Основаниями для проверки являются:

окончание срока на исправления недочетов по предыдущей проверке, в том числе ликвидации последствий аварии;
поступление в госорганы информации о возможной угрозе жизни и здоровью персонала или потребителей, а также о вреде окружающей среды;
другие случаи, предусмотренные законодательством.

Срок проведение проверки в обоих случаях не может превышать 20 рабочих дней.

Правила заполнения

Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:

правки в документе не допустимы;
ошибки и неточности также не желательны;
информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
журнал ведется в единственном экземпляре;
форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
листы нумеруются и прошиваются;
на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.

Алгоритм заполнения журнала учета:

Заполнить титульный лист с указанием:
- даты начала ведения;
- наименования организации или ИП;
- юридический адрес;
- номер свидетельства о регистрации.
Указать должностные лица:
- ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение документа;
- ФИО и должность руководителя компании с подписью.
Заполнять основную часть с указанием:
- даты начала и окончания мероприятий по проверке;
- наименование контролирующего органа и документы, на основании которых проводится проверка;
- сведения о виде и целях мероприятий;
- номер акта об окончании и результатах проверки;
- основные нарушения;
- ФИО и должность лица, проводившего проверочные мероприятия.

Несмотря на то, что ведение журнала учета – не обязательная процедура, многие организации вводят такой документ в работу для обеспечения безопасности и контроля проводимых проверок.

Журнал имеет унифицированную форму и определенный порядок заполнения. Только при соблюдении этих условий документ будет иметь юридическую силу.

Источник: juristampro.ru

Типовая форма «Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» утверждена приказом Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Скачать типовую форму журнала учета проверок .doc (38 Кб)

Внимание! Согласно п.8 ст.16 Федерального Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

В журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о:

Также указываются фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводящих проверку, его или их подписи.

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Статья 19. Ответственность органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, их должностных лиц при проведении проверки

1. Орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля, их должностные лица в случае ненадлежащего исполнения соответственно функций, служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) при проведении проверки несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля осуществляют контроль за исполнением должностными лицами соответствующих органов служебных обязанностей, ведут учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводят соответствующие служебные расследования и принимают в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

3. О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации должностных лиц, в течение десяти дней со дня принятия таких мер орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля обязаны сообщить в письменной форме юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю, права и (или) законные интересы которых нарушены.

Статья 21. Права юридического лица, индивидуального предпринимателя при проведении проверки

Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, его уполномоченный представитель при проведении проверки имеют право:

1) непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

2) получать от органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, их должностных лиц информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено настоящим Федеральным законом;

2.1) знакомиться с документами и (или) информацией, полученными органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация;

2.2) представлять документы и (или) информацию, запрашиваемые в рамках межведомственного информационного взаимодействия, в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля по собственной инициативе;

3) знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;

4) обжаловать действия (бездействие) должностных лиц органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, индивидуального предпринимателя при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей либо уполномоченного по защите прав предпринимателей в субъекте Российской Федерации к участию в проверке.

По вопросу применения Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в г. Ростове-на-Дону вы можете обратиться по телефону «горячей линии» 8-804-333-32-31.

344008, г. Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, 53, тел./факс: (863) 262-35-15, 240-38-13, 308-19-11.

Источник: old.donland.ru

Для чего в организации нужен журнал учета проверок

Журналом проверок ИП или общества с ограниченной ответственностью называется документ, который ведут предприниматель или организация, чтобы фиксировать все проверки их деятельности государственными органами. Законодательство не обязывает субъектов предпринимательства работать над этим документом. То есть, если записей о визитах проверяющих не будет, никаких штрафов и взысканий тоже не будет. Но в действительности такой несложный по форме документ может серьёзно выручить компанию и являет собой нечто большее, чем стандартная бюрократическая отчётность.

Журнал сохраняет тип, содержание, даты, длительность и итоги каждой проведённой проверки.

Примеры превышения полномочий контролирующими органами во время разнообразных проверок, к сожалению, не редкость. Запись в журнале поможет сохранить сведения о них, отследить их частоту, периодичность, длительность и, разумеется, результаты. Визиты надзорных органов могут запланированными и незапланированными. Вторая разновидность очень нервирует предпринимателей, но главное — вызывает желание оспорить её законность. Нередко за такими посещениями скрывается намерение недобросовестных проверяющих получить взятку. Конечно, проводить нежелательных гостей с помощью одного только документа не получится, зато в перспективе можно довольно просто оспорить законность их действий в суде или написать жалобу бизнес-омбудсмену.

Обзор законодательства

Журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей или юридического лица разрешается создавать только по одной форме, утверждённой приказом Министерства экономического развития от 30 апреля 2009 года №141. Данный нормативный акт представляет образец титульного листа и форму для описания мероприятий надзорных органов. Документ по факту является таблицей, где последовательно излагаются:

сроки проверок;
суммарное время пребывания проверяющих (в часах);
название надзорного органа, учреждения;
реквизиты приказа о проведении мероприятия;
цель, задачи, предмет проверки;
указание на характер — плановая или внеплановая;
номер и дата акта, составленного по итогам работы контролирующего органа, а также его краткого содержание;
реквизиты предписания об устранении нарушений с кратким содержанием (если предписание имело место);
имена и должности проверяющих;
имена и должности независимых экспертов (если привлекались);
подпись должностного лица, проводившего проверку.

Каким-либо образом менять или редактировать журнал нельзя. Из содержания очевидно, что большую часть информации для записи должен предоставить надзорный орган — Налоговая служба, Роспотребнадзор и другие. Что делать, если проверяющие отказываются заполнять документ и визировать его подписями? Жаловаться их начальству, потому что права отказываться предоставить информацию о своём визите и его итогах у них нет. Отказ — прямое нарушение закона.

Образец документа

Журнал будет представлять собой подшивку из листов формата А4, где каждому визиту контролирующих органов отводится отдельная страница. Все страницы нужно нумеровать. На титульном листе пишут наименование организации или ИП, дату начала ведения, адрес и ответственных лиц. В этом качестве могут выступить руководители, их заместители или секретари. Сведения о мероприятиях вносятся в соответствии с графами таблицы.

Следует придерживаться краткого и лаконичного изложения. Запись не имеет целью отразить все итоги проверки, только зафиксировать её факт, обозначить ответственных лиц и реквизиты всех сопровождающих документов. Этот документ более важен для стороны, принимающей проверку, чем для контролирующего учреждения. Бланки для ИП и ООО не отличаются друг от друга.

Образец журнала учета проверок представлен на изображении к материалу, а также доступен для скачивания по ссылкам ниже.

Скачать: Журнал учёта проверок (пустой бланк)

Скачать: Журнал учёта проверок (образец заполнения)

Заключение

Журнал проверок ИП или ООО помогает фиксировать информацию обо всех визитах надзорных органов с плановыми и внеплановыми проверками. Эта отчётность ведётся по унифицированной форме: таблица с основной информацией по мероприятию. Журнал важен не только для формального учёта, но и для защиты прав субъектов предпринимательской деятельности. С помощью таких записей можно оспорить законность решений должностных лиц и чиновников.

Источник: biztolk.ru